СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ СОБСТВЕННОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ OUTLOOK 2002

 

Изучаемые темы:

 

1.      Общие сведения о системе управления собственной информацией Outlook 2002.

2.      Работа с компонентами Outlook 2002.

Тема № 1

ОБЩИЕ   СВЕДЕНИЯ   О   СИСТЕМЕ   УПРАВЛЕНИЯ

СОБСТВЕННОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ OUTLOOK 2002

 

Вопросы: 1. Возможности и интерфейс программы Outlook 2002.

                   2. Компоненты Outlook 2002.

 

1. Возможности и интерфейс программы Outlook 2002

 

Outlook 2002 – это система управления личной информацией, с которой ежедневно приходится иметь дело человеку.

Outlook 2002 позволяет следующее:

ü      вести календарь, список контактов и список задач;

ü      отмечать в дневнике события, происходящие на протяжении дня (например, телефонные звонки);

ü      отправлять и получать электронную почту;

ü      планировать встречи;

ü      создавать заметки в свободной форме.

Все это требует хранения и обработки данных различных типов, а также отображения их различными способами. Тип обрабатываемой Outlook 2002 информации (расписания, списки заданий, контактов и т.п.) в большей степени зависит от конкретного пользователя. Поэтому одним из главных преимуществ Outlook 2002 является его гибкость, т.е. возможность его настройки таким образом, чтобы он удовлетворял личным требованиям каждого пользователя.

Как и в большинстве приложений MS Office XP главное окно Outlook (рис. 1) содержит в верхней части заголовок окна с кнопками управления, строку меню и панель инструментов. В левой части окна располагается панель Outlook, которая предназначена для выбора встроенных в Outlook средств, таких как папки: Календарь, Контакты, Задачи и др. Справа от панели Outlook расположено окно просмотра информации. Так, если в панели Outlook выбрать папку Входящие, то в окне просмотра информации будет выведен список электронных сообщений, содержащихся в этой папке. Аналогично, если щелкнуть на пиктограмме Календарь, в окне просмотра информации будет отображен Календарь. Переключение между средствами производится с помощью пиктограмм, расположенных на панели Outlook или с помощью подменю Перейти меню Вид.

При переключении между компонентами Outlook строка меню и панель инструментов также изменяются в зависимости от выбранного компонента. Вы можете заменить стандартное представление каждого компонента Outlook на более удобное для Вас. Переключаться между различными представлениями можно либо с помощью раскрывающегося списка Текущее представление на панели инструментов, либо с помощью подменю Текущее представление из меню Вид. Список доступных представлений зависит от выбранного в данный момент компонента.

Вы можете также в каждом компоненте Outlook в дополнение к встроенным представлениям создавать собственные. Самый простой способ сделать это – взять за основу одно из стандартных представлений (выбрать команду Определить представление из подменю Текущее представление меню Вид. После этого откроется диалоговое окно, в котором необходимо ввести имя нового представления, выбрать, где его можно использовать (во всех папках или только в текущей), и определить, доступно ли оно остальным пользователям (в сетевом окружении с общими папками). После ввода имени и сохранения это представление добавляется в список представлений данной папки. При определении представления Вы можете задать следующие его параметры: отображаемые поля; способ группировки элементов; порядок сортировки; фильтр отображения (условие, которому должны соответствовать вводимые элементы); формат столбцов и строк (шрифт, цвет и т.д.).

 

2. Компоненты Outlook 2002

 

В состав Outlook 2002 входят следующие компоненты: электронная почта, календарь, контакты, задачи, дневник, заметки.

С помощью электронной почты можно посылать и принимать сообщения и файлы по сети Internet или локальной сети. Прибывающие сообщения помещаются в папку Входящие (рис. 2). Они представляются в виде таблицы, в которой указывается автор сообщения, его тема, дата и время получения, а также информация о том, есть ли прилагающиеся файлы и было ли сообщение прочтено.

Сообщения открываются с помощью двойного щелчка. При этом в отдельном окне выводится полный текст сообщения. После его прочтения можно продолжить работу несколькими способами: просто закрыть окно сообщения, ответить на сообщение, переслать его кому-нибудь еще, отпечатать его, извлечь прилагаемые файлы.

Календарь используется для ввода информации о встречах, событиях и собраниях. Календарь можно просматривать в традиционном представлении День/Неделя/Месяц или в виде списков встреч, событий или категорий событий и собраний. В режиме День/Неделя/Месяц возможен просмотр одного дня (рис. 3), всей недели (рабочей недели) или всего месяца.

Список контактов используется для записи имен, номеров телефонов и адресов, а также электронных адресов, номеров факсов и пейджеров, адресов страниц WWW и большого количества другой контактной информации. Если же стандартных полей данных недостаточно, можно определить собственные поля.

По умолчанию в папке Контакты используется представление Адресные карточки, по виду похожее на личную телефонную книгу. В этом представлении (рис. 4) справа расположен столбец закладок, с помощью которых можно быстро перемещаться по большому списку контактов.

С помощью списка задач можно записывать, сортировать, менять приоритеты и вести учет различных задач. Можно также назначать задания другим людям и следить за их выполнением. Список задач позволяет просмотреть, какие задачи просрочены, а какие находятся в стадии выполнения. Список задач можно просматривать как отдельно в папке Задачи, так и в стандартном представлении папки Календарь с расписанием текущего дня.

Стандартное представление папки Задачи (рис. 5) включает отметку о выполнении, тему задачи и срок завершения. Можно заменить это представление более подробным.

Дневник (рис. 6) предназначен для записи происходящих событий, таких как телефонные звонки. Можно включить автоматическую запись отдельных событий, например, использование программ Microsoft Office и открытие документов или отправку и получение электронной почты от некоторых лиц из телефонной книги.

Записи дневника могут содержать текст, и даже файлы любого типа. Как и в других компонентах Outlook, существуют различные представления дневника.

Outlook позволяет также делать электронные заметки, на которых можно записывать в свободной форме разрозненные отрывки информации, которую трудно классифицировать по категориям (например, такую, как показано на рис. 7).

 

Контрольные вопросы

 

1.      Перечислите возможности Outlook 2002.

2.      Какие элементы включает в себя главное окно Outlook 2002?

3.      Какие средства встроены в панель Outlook 2002?

4.      Способы переключения между различными представлениями Outlook 2002?

5.      Как создать собственное представление в компонентах Outlook 2002?

6.      Какие компоненты входят в состав Outlook 2002?

7.      Каково назначение и возможности каждого из компонент Outlook 2002?

8.      Где и как представлены прибывающие сообщения по электронной почте Outlook 2002?

9.      В каком виде можно просматривать Календарь Outlook 2002?

10. Что могут содержать записи Дневника Outlook 2002?

Тема № 2

РАБОТА С КОМПОНЕНТАМИ OUTLOOK 2002

 

Вопросы: 1. Работа с почтовыми службами.

                  2. Работа с календарем.

                  3. Контакты, задачи и поручения.

                  4. Дневник и заметки.

 

1. Работа с почтовыми службми

 

При использовании Microsoft Mail сообщения, предназначенные для членов одной группы, доставляются через почтовое отделение, расположенное на одном из компьютеров, входящих в рабочую группу. Один из членов рабочей группы является администратором этого почтового отделения. Администратор создает почтовые ящики, в которых хранятся сообщения. Чтобы член рабочей группы мог принимать и посылать сообщения, у него должен быть, по крайней мере, один почтовый ящик.

Для подготовки сообщения необходимо перейти в папку Входящие, щелкнув по ее ярлыку на панели Outlook, нажать кнопку Создать на панели инструментов или же выбрать команду Сообщение в подменю Создать меню Файл. В результате появится диалоговое окно (рис. 8), представляющее собой форму нового сообщения.

В этом окне в поле Кому следует набрать адрес получателя или же, щелкнув по одноименной кнопке в появившемся диалоговом окне Выбор имен выбрать нужный адрес. После чего нажать кнопку Кому-› и кнопку ОК для возврата в форму сообщения.

Если сообщение посылается в несколько адресов, то в списке адресов выделяются нужные адреса щелчком мыши при нажатой клавише Ctrl, после чего нажимается кнопка Кому-›, чтобы скопировать их в список Получатели сообщения и кнопка ОК для возврата в форму сообщения.

Адреса получателей копии сообщения в поле Копия… вставляются аналогично.

В поле Тема вводится краткое описание предмета сообщения.

Ниже поля Тема в большом текстовом поле вводится текст сообщения.

При необходимости к сообщению можно присоединить файл. Для этого следует нажать кнопку Добавить файл на панели инструментов формы сообщения или в меню Вставка выбрать команду Файл…. После чего в появившемся диалоговом окне выделить нужный файл, а в группе Вставка выбрать один из трех типов вставки (Вставка, текст, вложение) и нажать кнопку ОК.

Теперь сообщение можно отправить. Для этого следует просто нажать кнопку Отправить на панели инструментов формы сообщения. Чтобы проверить, что сообщение ушло, следует перейти в папку Отправленные. Присутствие сообщения в списке этой папки подтверждает его отправку.

Все сообщения, присланные на Ваш адрес, появляются в папке Входящие. Обычно Outlook проверяет приход новой почты через равные промежутки времени. По умолчанию сообщения в папке Входящие выводятся в представлении Сообщения с автопросмотром – для каждого непрочитанного сообщения выводятся заголовок и первые три строки, а для уже прочитанного сообщения только заголовок. Дважды щелкнув левой кнопкой мыши по значку или первым трем строкам сообщения, Вы получите полный текст сообщения, включая внедренную в него графику.

 

2. Работа с календарем

 

Папка Календарь наиболее часто употребляется в представлении День/неделя/месяц. Вид представления папки Календарь в режиме День показан на рис. 3. В этом представлении папка Календарь содержит три панели:

список встреч, которая показывает текущий день по часам и отображает назначенные на текущий день встречи, события и собрания;

календарик – отображает дни текущего следующего месяца (текущий день выделен);

панель задач – отображает текущие задачи.

Чтобы создать новую встречу необходимо нажать кнопку Создать встречу на панели инструментов или выбрать команду Новая встреча из меню Действия или же нажать комбинацию клавиш Ctrl+N. В результате появится диалоговое окно Встреча (рис. 9), в котором имеются готовые для заполнения информационные поля, собственную строку меню и панель инструментов, а также две вкладки: Встреча – для планирования встреч и событий и Доступность участников – для планирования собраний.

Для планирования встреч и событий на вкладке Встреча в поле Тема следует ввести краткое описание мероприятия, а в поле Место - описание места, где планируется проведение встречи. Outlook автоматически создает список наименований, вводившихся в поле Место. При заполнении элементов можно использовать раскрывающийся список предыдущих мест проведения встреч.

Дата и время начала и окончания каждой встречи в Outlook являются обязательными параметрами. Нажав на стрелке, справа от поля, в появившемся календарике можно выбрать нужный день.

Outlook автоматически устанавливает дату конца встречи равной дате начала встречи, поскольку встречи почти всегда оканчиваются в течение одного дня. При необходимости дату конца встречи можно изменить.

В поле времени допускается ввод любых значений с точностью до минуты. При заполнении полей времени можно использовать раскрывающиеся списки.

Установка флажка Целый день превращает форму Встреча в форму Событие. В этой форме полей времени начала и времени окончания нет.

Если встреча совпадает по времени с какой-либо другой встречей, Outlook выдает предупреждающее сообщение в поле В это время.

Большое поле в нижней части диалогового окна Встреча предназначено для ввода любой дополнительной информации. Это поле может содержать текст с описанием мероприятия и любые дополнительные сведения. Размер записей в этом поле не ограничен. С помощью меню Вставка в этом поле можно присоединять файлы и внедрять объекты.

Чтобы назначить категории для встречи следует нажать на кнопку Категории… в нижней части диалогового окна Встреча. В результате будет раскрыто диалоговое окно Категории, которое отображает список существующих категорий. Установив флажки около тех категорий, которые нужно назначить для встречи, нажмите на кнопку ОК для возврата в диалоговое окно Встреча.

Для сохранения заполненной формы следует нажать кнопку Сохранить и закрыть на панели инструментов или же выбрать команду Сохранить в меню Файл. Элемент будет сохранен в папке Календарь.

Некоторые встречи и события происходят регулярно раз в день, неделю, месяц, год. Для таких событий можно создать повторяющийся элемент, указав правила повторения.

Для создания новой повторяющейся встречи или события необходимо нажать на кнопку Повторение… на панели инструментов или выбрать команду Повторение… в меню Действия. В результате появится диалоговое окно Повторение встречи (рис. 10).

В этом окне группа Время встречи используется для ввода времени начала и окончания встречи. Длительность встречи Outlook вычислит автоматически.

Группа Повторять позволяет выбрать переключатель периодичности повторения.

В группе Пределы повторения задается время начала и окончания повторения встречи или количество копий элемента. По умолчанию Outlook устанавливает начало повторений на текущий день. Если невозможно заранее узнать дату окончания повторений, то установите нет конечной даты.

По окончании ввода информации в диалоговое окно Повторение встречи нажмите кнопку ОК. В результате появляется диалоговое окно Повторяющаяся встреча, в котором для завершения создания повторяющейся встречи или события введите краткое описание встречи в поле Тема, затем в поле Место введите или выберите место встречи, назначьте соответствующие категории и, если необходимо, установите флажок Частное. Остается только нажать на кнопку Сохранить и закрыть.

Средства Календаря позволяют планировать и назначать обычные и повторяющиеся собрания, используя электронную почту.

Процедура организации собрания начинается с составления списков предполагаемых участников и ресурсов (помещение для проведения собрания, звуковое и видео оборудование и т.п.). Для этого:

1.      Раскройте папку Календарь.

2.      Выберите команду Создать приглашение на собрание в меню Действия. Появится диалоговое окно Собрание (рис. 11).

3.      В этом окне нажмите кнопку Кому…, что приведет к открытию диалогового окна Выбор участников и ресурсов.

4.      В левой части окна выделите в списке предполагаемого участника или ресурс и нажмите одну из трех кнопок: Обязательный->, Необязательный->, Ресурсы->. Если предполагаемый участник или ресурс не найден в списке, то можно осуществить их поиск с помощью команды Найти….

5.      Повторите операции п.4 для всех участников и ресурсов.

6.      После заполнения списков участников и ресурсов нажмите кнопку ОК, что приведет к возврату в окно Собрание.

После того как выбраны предполагаемые участники и намечено время собрания, можно приступать к подготовке приглашений, которые будут отправлены по электронной почте. Для подготовки приглашения:

1.      В поле Тема диалогового окна Собрание вводится краткое описание собрания.

2.      Если помещение, где планируется проводить собрание, не указано в качестве резервируемого ресурса, то следует указать соответствующий адрес в поле Место.

3.      Поля Начало и Конец автоматически заполняются ранее определенными значениями. Эти значения можно изменять.

4.      Если планируется проводить собрание целый день, то можно установить флажок Целый день. При этом в поле Состояние по умолчанию устанавливается значение Свободен.

5.      Если следует выдавать оповещение перед собранием, то установите соответствующий флажок Оповещение. По умолчанию напоминание прозвучит за 15 минут до собрания. Для изменения этого интервала следует использовать раскрывающийся список.

6.      Ниже расположено текстовое окно, куда можно ввести замечания и комментарии по поводу собрания.

7.      Если желательно разослать дополнительные материалы, то можно включить соответствующий файл и в приглашение путем выбора команды Файл… из меню Вставка или нажатием кнопки Добавить файл на панели инструментов. После чего следует выбрать нужный файл и нажать кнопку ОК.

8.      Можно присвоить собранию категорию или набор категорий. Для этого следует нажать кнопку Категории и в появившемся диалоговом окне установить флажки у необходимых категорий и нажать кнопку ОК.

9.      Нажатие кнопки Отправить на панели инструментов приводит к рассылке приглашений.

Для организации повторяющегося собрания:

1.      Выберите в меню Действия папки Календарь команду Создать приглашение на собрание.

2.      Составьте списки участников и ресурсов.

3.      Определите время проведения собрания, его описание и место проведения.

4.      Ведите другие нужные данные и выберите команду Повторение… из меню Действия. На экране появится диалоговое окно Повторение встречи.

5.      Установите параметры шаблона повторения и пределов повторения, после чего нажмите кнопку ОК, а затем кнопку Отправить.

Приглашение на собрание поступает в папку Входящие приглашаемого участника.

 

3. Контакты, задачи и поручения

 

Контакты в Outlook это общее название деловых и личных корреспондентов пользователя.

Для создания контакта выполните следующее:

1. В окне Outlook раскройте папку Контакты.

2. Нажмите на панели инструментов кнопку Создать сообщение контакту или выберите команду Создать контакт из меню Действия или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+N – появится диалоговое окно Контакт, которое содержит пять вкладок (рис. 12):

Общие – для ввода основной информации о контакте;

Подробности – для ввода дополнительной информации;

Действия – для просмотра информации о взаимодействии с контактом;

Сертификаты – для отправки контакту шифрованного сообщения;

Все поля – для доступа к любому полю контакта.

3. В поле Полное имя вкладки Общие введите полное имя корреспондента, состоящее из трех частей – имени, отчества и фамилии. При этом при перемещении в другое текстовое поле, Outlook в поле Хранить как отобразит имя, для сохранения и индексации информации о контакте.

4. В поле Должность введите должность корреспондента, а в поле Организация – название организации, которую он представляет. После сохранения контакта можно создавать новые контакты с этой организацией, не вводя при этом повторяющуюся информацию, а выбрав команду Создать контакт в той же организации из меню Действия для вывода формы с уже известными сведениями об организации.

5. В поле Адрес можно по очереди ввести три типа адресов для каждого контакта, выбирая в раскрывающемся списке: Рабочий (по умолчанию), Домашний или Другой. Вводить все адреса необязательно. Можно назначить любой из адресов как почтовый, отобразив нужный адрес и установив флажок Считать почтовым адресом.

6. В поле Телефон можно записать 19 типов телефонных номеров для каждого контакта: Помощника, Рабочий, Рабочий 2, Факс рабочий, Ответ на звонок, Автомоб., Организации, Домашний, Домашний 2, Факс дом., Сеть ISDN, Сотовый, Другой, Факс дополн., Пейджер, Основной, Радио, Телекс, TTY/TTD. Изначально в форме контакта показаны текстовые поля для четырех номеров: Рабочий, Домашний, Факс рабочий и Сотовый. Можно ввести каждый из этих номеров, затем открыть любой из списков, выбрать другой тип и ввести другой номер, и так для всех 19 типов.

7. Для каждого контакта можно, раскрыв список, ввести три электронных адреса: Эл.Почта, Эл.Почта 2, Эл.Почта 3.

8. В поле Примечание (большое текстовое поле внизу диалогового окна Контакт) можно ввести любую нестандартную информацию для памяти.

9. Для каждого контакта можно назначить одну или несколько категорий. Для чего следует нажать кнопку Категории…, установить в открывшемся списке флажки нужных категорий и нажать кнопку ОК для возврата в диалоговое окно Контакт.

10. Установите флажок Частное при желании скрыть информацию о контакте от других пользователей.

11. Если имеющиеся сведения о контакте не исчерпываются полями вкладки Общие, то раскройте в диалоговом окне Контакт вкладку Подробности и воспользуйтесь ее полями.

12. В группе Все поля контакта можно увидеть и изменить запись в любом поле контакте.

13. После нажатия кнопки Сохранить и закрыть на панели инструментов диалогового окна Контакт Outlook сохранит введенную информацию вместе с остальными сведениями.

Информацию папки Контакты можно вывести в одном из семи стандартных представлений, выбранном в списке Текущее представление на панели инструментов окна Outlook:

§        Адресные карточки – представление по умолчанию. Карточки с именем, почтовым адресом, рабочим и домашним телефонами.

§        Подробные адресные карточки – карточки с именем и должностью, рабочим, домашним и электронным адресами, телефонами и факсом, категориями и примечаниями.

§        Список телефонов – представление табличного типа с именем, названием организации, именем из поля Хранить как, рабочим, домашним и сотовым телефонами, факсом, с категориями и сведениями о разрешении автоматической записи в Дневнике.

§        По категориям – представление табличного типа. Записи, сгруппированные по категориям, содержат имена, название организации, именем из поля Хранить как, номера рабочего, домашнего и сотового телефона и факса.

§        По организациям – представление табличного типа. Записи, сгруппированные по организациям, с именем и должностью, именем из поля Хранить как, названием организации, названием отдела, рабочим, домашним, автомобильным и сотовым телефонами и факсом, с категориями.

§        По местоположению – представление табличного типа. Записи, сгруппированные по странам, с именем, названием организации, именем из поля Хранить как, областью, страной, рабочим, домашним и сотовым телефонами и факсом, с категориями.

§        По отметке «К исполнению» - представление табличного типа. Записи сгруппированы по отметке сообщения к исполнению. Отображается срок принятия мер согласно отметке сообщения.

Папка Задачи используется для учета различных дел и поручений и контроля за ходом их выполнения.

Outlook позволяет назначать даты начала работы над задачей и предполагаемого ее завершения. Можно также внести задачу в список задач, чтобы помнить о ней, но не связывать с ней никаких дат.

Задача может быть разовой или повторяющейся. Повторение задачи происходит с регулярными интервалами или в зависимости от даты ее выполнения. Повторяющиеся задачи добавляются к списку задач по одной. После выполнения одной копии такой задачи в списке появляется следующая копия.

Для того чтобы создать разовую задачу выполните следующие действия:

1. В любом представлении папки Задачи нажмите кнопку Создать на панели инструментов. В результате появится диалоговое окно Задача, показанное на рис. 13.

2. На вкладке Задача одноименного диалогового окна введите название задачи в поле Тема, установите переключатель Срок:, если есть необходимость ввести даты начала и окончания задачи, и введите эти даты в соответствующие поля (при желании можно нажать кнопку со стрелкой справа от поля и выбрать необходимую дату в появившемся Календарике).

3. В поле Состояние: можно установить значения Не началась, Выполняется, Завершена, В ожидании, Отложена. Значение поля Состояние: тесно связано со значением поля % выполнения: (например, если значение поля % выполнения: не равно нулю и не равно 100%, то значение поля Состояние: будет Выполняется, а если % выполнения: будет равно 100%, то в качестве значения поля Состояние: устанавливается Завершена).

4. Оповещение для задачи устанавливается на определенную дату и время в соответствующих полях при включенном флажке Оповещение.

При создании задачи предполагается, что задача создается пользователем для самого себя, и он сам является владельцем задачи. Поэтому в поле Ответственный имя пользователя показывается без возможности коррекции.

Большое поле в нижней части диалогового окна предназначено для ввода любой дополнительной информации. Размер записей в данном поле не ограничен. Можно присоединять файлы и внедрять объекты с помощью команд меню Вставка диалогового окна Задача.

Для создания новой повторяющейся задачи:

1. В диалоговом окне Задача заполните нужные Вам поля.

2. Нажмите кнопку Повторение… или выберите команду Повторение из меню Действия. В результате будет открыто диалоговое окно Повторение задачи.

3. Выберите частоту повторения задачи. Для повторения задачи с регулярными интервалами установите параметры выбранной частоты.

4. Если задача должна начинаться и заканчиваться в конкретное время, введите дату начала и дату окончания.

6. Нажмите кнопку ОК, а затем кнопку Сохранить и закрыть.

При открытии папки Задачи в окне Outlook возможно использование одного из десяти стандартных представлений, раскрыв список Текущее представление на панели инструментов:

§        Простой список – содержит краткую информацию о каждой задаче.

§        Подробный список – содержит подробную информацию о каждой задаче.

§        Активные задачи – содержит только незавершенные задачи, включая просроченные.

§        Следующие семь дней – отображает задачи со сроком выполнения в следующие 7 дней.

§        Просроченные задачи – отображает незавершенные задачи с истекшим сроком завершения.

§        По категориям – показывает задачи, сгруппированные по категориям и отсортированные по датам завершения в каждой категории.

§        Назначение – показывает назначенные другим пользователям задачи, отсортированные по именам пользователей и по датам завершения.

§        По ответственным – отображает задачи, сгруппированные по ответственным и отсортированным по датам завершения для каждого ответственного.

§        Завершенные задачи – показывает задачи, помеченные как завершенные.

§        Временная шкала для задач – графическое представление, где задачи расположены в хронологическом порядке.

За исключением представления Временная шкала для задач, в котором использовано ленточное представление состояния задач в хронологическом порядке, все другие представления отображают информацию об элементах папки Задачи в виде таблиц. Например, в представлении Простой список используются 4 столбца. Первый узкий столбец содержит значок (папка с отметкой), показывающий, что данный элемент является задачей. Пустой прямоугольник означает незавершенную задачу, прямоугольник с отметкой – завершенную. (После завершения задачи следует щелкнуть по прямоугольнику – задача будет помечена как завершенная). Столбец Тема содержит имена задач. В столбце Срок находится дата завершения задачи или слово Нет, если дата не задана. Задачи отображаются разными цветами, в зависимости от состояния – текущие (по умолчанию черные), просроченные (по умолчанию красные), завершенные (по умолчанию серые с перечеркивающей линией). Строка состояния в нижней части окна отображает число задач в данном представлении.

Для редактирования задачи необходимо ее выбрать в одном из представлений и выполнить по ней двойной щелчок мыши. В появившемся диалоговом окне Задача, содержащем всю информацию о выбранной задаче, можно изменять любую текстовую информацию, щелкнув по нужному полю и отредактировав текст. Можно изменять значения списков, раскрывая эти списки и выбирая новые значения. Для изменения назначенных категорий следует нажать кнопку Категории и изменить отмеченные категории. После начала работы над задачей следует обновлять информацию о состоянии, изменяя значение поля % завершения: и обеспечивая тем самым постоянную оценку состояния задачи. После окончания изменения информации о задаче следует нажать кнопку Сохранить и закрыть на панели инструментов, после чего изменения будут сохранены.

При коллективной работе одной из главных проблем является назначение задач непосредственным исполнителям и контроль за ходом выполнения этих задач.

Для создания и отправке поручения по заранее созданной задачи необходимо:

1. Открыть соответствующую задачу.

2. Нажать кнопку Назначить задачу на панели инструментов. При этом вид диалогового окна несколько изменится (рис. 14).

3. Ввести в поле Кому имя предполагаемого исполнителя. Можно также выбрать имя исполнителя в диалоговом окне Выбрать адресата для поручения, которое появляется после нажатия кнопки Кому…. Для выбора адресата следует выделить его имя в левом списке этого окна и нажать кнопку Кому->. Если нужного адресата в списке нет, то можно выбрать другой набор адресатов, используя кнопку Найти…. После выбора нужных адресатов следует нажать кнопку ОК, после чего заполнить все оставшиеся поля диалогового окна Задача.

4. Если нужно следить за ходом работы над задачей, то установите флажок Держать обновленную копию этой задачи в списке задач.

5. Для получения отчета об окончании работы над задачей установите флажок Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи.

6. В текстовое поле, расположенное в нижней части диалогового окна Задача, можно ввести любые примечания по задаче. После чего остается нажать кнопку Отправить для отправки данного поручения.

Outlook отслеживает ход выполнения задачи и сообщает о всех изменениях поручителям, которые установили соответствующие флажки диалогового окна Задача при создании поручения.

 

4. Дневник и заметки

 

Дневник Outlook позволяет регистрировать работу с документами MS Office или совместимых приложений, отправку и прием сообщений электронной почты, телефонные разговоры. Кроме того, можно вести Дневник вручную и по другим темам. Записи сохраняются в папке Дневник, вложенной в Личные папки. При этом протоколирование работы с компьютером упрощает поиск документов.

Стандартных представлений записей в Дневнике, выбираемых в списке Текущее представление на панели инструментов окна Outlook – шесть (три представления в виде временной шкалы и три представления табличного типа).

Представления в виде временной шкалы содержат информацию о начале и конце работы с элементом и могут быть сгруппированы По типу (представление по умолчанию), По контактам, По категориям.

Представления табличного типа: Список элементов, За последние семь дней, Телефонные звонки.

На рис. 6 показано представление дневника По типу, которое появляется после открытия папки Дневник. Виды деятельности, заносимые в Дневник, можно установить на вкладке Дневник диалогового окна Параметры, вызываемого командой Параметры из меню Сервис.

Чтобы создать запись в Дневнике вручную:

1. Нажмите на панели инструментов кнопку Создать или выберите команду Создать запись в Дневнике в меню Действия или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+N. В результате будет выведено диалоговое окно Запись в дневнике (рис. 15).

2. В текстовое поле Тема введите краткое описание записи.

3. Раскройте список Тип и выберите нужный тип записи.

4. Дату и время в поле Начало, автоматически занесенные в форму Запись в дневнике, можно изменить с помощью раскрывающихся списков.

5. Для регистрации длительности действий заполните поле Длительность в раскрывающемся списке или вручную. (По умолчанию установлена нулевая длительность).

6. Введите текст записи в поле Примечания (большое текстовое поле внизу диалогового окна).

7. При необходимости присвойте записи категории (вручную или с помощью диалогового окна Категории, открываемого нажатием кнопки Категории…) и пометьте как Частное.

8. По окончании создания записи нажмите на панели инструментов кнопку Сохранить и закрыть для сохранения записи в Дневнике.

Заметки – удобное средство Outlook, заменяющее любые подручные средства для записи на скорую руку: доску с мелом, блокнот, клочки бумаги.

Заметку легко создать средствами Outlook и оставить перед глазами на экране, сохранить вместе с прочими заметками, экспортировать ее в другие элементы Outlook или документы MS Office XP или распечатать – все сразу или по мере надобности.

Для создания заметки нажмите на панели инструментов кнопку Создать или выберите команду Создать заметку в меню Действия или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+N. В результате появится пустая неозаглавленная заметка (рис. 16) с текущими датой и временем, в которую можно ввести текст.

Объем вводимого текста не ограничен: текст прокручивается по мере заполнения окна заметки. Размер заметки (средний – по умолчанию, мелкий или крупный) можно изменить перетаскиванием рамки окна с помощью мыши. По завершении ввода закройте заметку, она будет сохранена автоматически.

При открытии папки Заметки в окне Outlook заметки появляются в одном из выбранном Вам на панели инструментов из раскрывающегося списка Текущее представление представлении:

§        Значки – представление по умолчанию. Значки, упорядоченные по дате создания слева направо, и первые абзацы текста (в пределах 255 знаков).

§        Список заметок – табличный тип. Список заметок, упорядоченных по дате создания, с первыми тремя строками текста (в пределах 255 знаков).

§        За последние семь дней – табличный тип. Отфильтрованный предыдущий список.

§        По категориям – табличный тип. Список групп по категориям, раскрывающихся с первыми строками текста.

§        По цвету – табличный тип. Список групп по цвету, раскрывающихся с первыми строками цвета.

Параметры заметки по умолчанию можно переопределить в диалоговом окне Параметры, вызываемом командой Параметры в меню Сервис.

Заметку можно переслать, вложив в сообщение. Для этого щелкните правой кнопкой мыши по заметке в любом представлении для вывода контекстного меню и выберите в нем команду Переслать. В появившемся диалоговом окне введите адресата в поле Кому и нажмите кнопку Отправить.

 

Контрольные вопросы

 

1.      Как создать почтовое отделение (почтовые ящики членов рабочей группы)?

2.      Как создать и отправить сообщение по электронной почте средствами Outlook 2002?

3.      Что нужно сделать, для того чтобы иметь возможность отслеживать доставку сообщения адресату и его прочтение адресатом?

4.      Как просмотреть присланные по электронной почте на Ваш адрес сообщения?

5.      Как превратить форму Встреча в форму Событие? Чем эти формы отличаются друг от друга?

6.      Какими способами можно создать повторяющуюся встречу? Что нужно сделать для создания повторяющейся встречи?

7.      Как составить список участников собрания и подготовить приглашения участникам для отправки по электронной почте?

8.      Что нужно сделать для создания повторяющегося собрания?

9.      Как создать контакт средствами Outlook 2002?

10. Какие представления можно использовать для вывода информации папки Контакты?

11. Как создать разовую (повторяющуюся) задачу средствами Outlook 2002?

12. Как, каким образом могут быть представлены задачи в Outlook 2002?

13. Что нужно сделать для создания и отправке поручения по заранее созданной задаче?

14. Как могут быть представлены записи в Дневнике Outlook 2002?

15. Как вручную создать запись в Дневнике?

16. Как создать заметку средствами Outlook 2002?

17. Как переслать заметку?