СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ
ACCESS 2002
Изучаемые темы:
1.
Основные
сведения о системе управления базами данных Access 2002.
2.
Поиск
данных и манипулирование ими.
Тема № 1
ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ О СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ
БАЗАМИ ДАННЫХ ACCESS 2002
Вопросы: 1. Начальные сведения о
системе управления базами данных
Access 2002.
2. Создание базы данных.
3. Модификация структуры таблицы.
4. Ввод, редактирование, удаление записей и просмотр
данных.
1. Начальные сведения о cистеме управления базми данных
Access 2002
В общем случае база данных - это инструмент для
хранения и организации информации. Примерами баз данных являются: записная
книжка, справочники, словари.
База данных
включает в себя набор файлов данных, доступ к которым организован через систему
управления базами данных (СУБД).
В настоящее
время системы управления базами данных позволяют значительно автоматизировать
процессы управления и удовлетворять до 90-95% потребностей управленческого
аппарата. На основании хранящейся информации они позволяют автоматически
формировать любые стандартные документы, обеспечивают ввод, поиск, сортировку
данных, составление отчетов, позволяют обращаться к данным и с нестандартными
вопросами для получения каких-либо справок, обобщений, имеют возможность для
специфической обработки и наглядного представления данных. В настоящее время
широко используются различные системы управления базами данных, такие как dBASE, FoxPro, Paradox,
Clipper и др. В этом курсе мы рассмотрим систему управления
базами данных Access 2002, работающую под Windows.
Пакет Microsoft Access 2002 используется для поиска и обработки
всевозможных данных, а также для подготовки отчетных документов. Простота и
удобство, дружественный интерфейс привели к широкой популярности Access
среди различных групп пользователей.
Данные в Access
2002 хранятся в виде таблиц. Каждая строка такой таблицы представляет собой запись и содержит один блок данных.
Каждая запись должна иметь свой уникальный номер. Access позволяет
автоматически присваивать индивидуальный номер очередному блоку данных. Колонки
в таблице называются полями. Любое
поле имеет свое уникальное имя.
Главное окно
Access 2002 (рис. 1) в верхней строке содержит имя программы - Microsoft Access.
Ниже на экране имеется строка меню с элементами: Файл, Правка, Вид, Вставка, Сервис, Окно,
Справка.
Под строкой меню
расположена панель инструментов. В ней содержатся пиктограммы для вызова
команд. Назначение каждой пиктограммы можно узнать, поместив на нее указатель
мыши. В результате появляется краткое примечание, поясняющее функцию данной
пиктограммы. Панели инструментов можно произвольно включать или выключать и
позиционировать на экране.
В нижней части экрана расположена строка состояния, которая содержит информацию о ходе работы Access. Здесь Вы можете прочитать о различных элементах меню, шагах, необходимых для дальнейшей работы и т.д.
Вызов справочной
системы осуществляется нажатием клавиши F1. При этом на экране автоматически
отображается текст справки, соответствующий текущей рабочей ситуации.
Интегрированная
справочная система Access 2002 оснащена
также Помощником. Помощник описывает возможные действия
при решении какой-либо проблемы. Вызов Помощника
осуществляется клавишей F1 или посредствам команды Показать
помощника из меню Справка или
же путем выбора пиктограммы со знаком ? на панели инструментов. Вызов
данной команды приводит к отображению на экране диалогового окна со списком
допустимых тем и советов. Благодаря Помощнику
существует возможность решить задачу, стоящую перед Вами в данный момент.
2. Создание базы данных
Прежде чем
выполнять какие-либо действия по обработке данных, необходимо создать новую или
открыть существующую базу данных.
Для создания
базы данных сразу же после запуска Access 2002 в диалоговом окне Microsoft Access выберите кнопку Новая база данных. В следующем
диалоговом окне выберите папку и имя файла, под которым создаваемая база данных
будет храниться, после чего нажмите на кнопку Создать. В диалоговом окне с именем создаваемой базы данных
выберите способ создания таблицы: Создание таблицы в режиме конструктора,
Создание таблицы с помощью мастера, Создание таблицы путем ввода
данных и дважды щелкните мышью на выбранном способе. Либо нажмите на кнопку
Создать панели инструментов и в следующем диалоговом окне выберите
способ создания: Режим таблицы, Конструктор, Мастер таблиц
и нажмите на кнопку ОК. Теперь Вы можете непосредственно приступить к
созданию базы данных.
Для создания
новой базы данных с помощью шаблона при открытом главном окне Access
из меню Файл следует нажать на
кнопку Общие шаблоны…. В открывшемся
окне Шаблоны имеются две вкладки: Общие и Базы данных (рис. 2). Первая вкладка содержит
пиктограммы баз данных, а вторая - пиктограммы стандартных шаблонов, одним из
которых Вы можете воспользоваться при создании базы данных. При выборе
пиктограммы Новая база данных и
нажатии кнопки ОК откроется
диалоговое окно Файл новой базы данных,
в котором необходимо ввести имя файла и определить на каком диске и в какой
папке он будет храниться. Нажатие кнопки Создать
приводит к появлению диалогового окна, в котором можно выбрать один из способов
создания базы данных, описанных выше. Access автоматически добавляет расширение
имени файла .mdb для всех файлов,
содержащих базу данных.
Для открытия
существующей базы данных сразу же после запуска Access в появившемся диалоговом
окне выберите нужный Вам файл и нажмите на кнопку Открыть. Если файл не отображается в окне Открытие файла, то нажмите на кнопку Другие файлы. В результате откроется диалоговое окно Открытие
файла базы данных (рис. 3) со списком всех баз данных, расположенных в
активном каталоге. При необходимости вначале следует выбрать диск и папку, где
находится mdb-файл, а затем дважды
нажать мышью имя файла базы данных, который требуется открыть.
Основным
структурным компонентом базы данных является таблица. Таблица содержит три
основные колонки: Имя поля, Тип
данных, Описание.
При создании
таблицы на первом этапе необходимо определить, в каком режиме Вы будете ее
создавать. Для создания таблицы используются режимы Конструктор или Мастер таблиц.
При выборе
режима Мастер таблиц появляется
диалоговое окно Создание таблиц (рис.
4). В нем из списка Образцы таблиц можно выбрать нужные Вам для работы
таблицы, из списка Образцы полей
можно выбрать готовые поля данных, которые затем будут помещены в таблицу.
Выделение и помещение в таблицу нужных полей осуществляется нажатием кнопок > и >>. Кнопки < и << позволяют удалить поля, уже
назначенные для новой таблицы.
При выборе режима
Конструктор Вы активизируете режим
разработки структуры таблицы. Окно конструктора таблиц (рис. 5) делится на две
основные части. В верхней части Вы указываете имя, тип и описание каждого поля,
а в нижней - свойства этих полей. В Access 2002 имена полей могут иметь длину до 64 символов. Помимо латинских букв имя поля может включать в себя
кириллицу и некоторые спец. символы - подчеркивания, пробелы и т.д. (за
исключением точек, восклицательных знаков
и угловых скобок). Количество полей и их имена задаются при формировании
структуры файла данных. При создании очередной записи Вы можете заполнять поля
в произвольном порядке. Некоторые поля Вы можете оставить незаполненными.
Кроме имени
любое поле характеризуется своим типом. Тип поля определяет характер данных,
которые могут заноситься в данное поле.
В Access 2002 используются поля следующих типов: Текстовый, Поле МЕМО,
Числовой, Дата/время, Денежный, Счетчик, Логический, Поле объекта OLE, Гиперссылка.
Поле типа Текстовый представляет собой строку,
состоящую из букв, цифр, спец. символов (%, &, #, =) и любых других
печатных символов. Ширина текстового поля ограничена 255 позициями.
Поле типа МЕМО содержит текст переменной длины и
обычно слишком длинный, чтобы храниться в текстовом поле. Поле МЕМО может содержать
до 65 535 символов.
Поля типа Числовой содержат произвольные числовые
значения (целые или десятичные). Числовые поля лучше использовать, если Вы
хотите выполнять операции вычисления над значениями полей.
Поля типа Дата/время содержат значения даты и
времени в диапазоне от 100 до 9999 года.
В полях типа Денежный можно хранить числа с
точностью до 15 разрядов слева от
десятичной точки и 4 разрядов справа
от точки.
Поле Счетчик содержит число, которое
автоматически увеличивается на единицу, когда в таблицу добавляется новая
запись.
Поля типа Логический позволяют сохранить
логические значения Да или Нет.
Поля объектов OLE содержат объекты, помещенные в Вашу таблицу
из других приложений Windows, которые поддерживают OLE. Размер поля может быть
свыше 1 Гб, ограничение только свободным дисковым пространством.
В полях типа Гиперссылка
могут храниться адреса Web-страниц, расположенных в Internet,
intranet или на локальном компьютере. После щелчка на таком
поле Access автоматически запускает броузер и выводит нужную страницу.
Для того чтобы перейти к столбцу Тип данных нажмите клавишу Tab. По
умолчанию Access 2002 присваивает
полю текстовый тип данных. Стрелка в поле сообщает Вам, что Вы можете выделить
нужный тип данных из списка. Щелкните на стрелке, указывающей вниз, чтобы
открыть список типов данных полей.
В нижней части
окна, как было отмечено, отображаются свойства каждого поля. Важнейшим из них
является Размер поля, посредством
которого можно ограничить, например, количество вводимых в поле символов.
Сигналом того,
что Access готова принять информацию о первом поле, будет маленький треугольник
в левом углу первой строки и мигающий курсор в первом столбце первой строки.
Для перехода из колонки в колонку в таблице можно использовать мышь, клавиши
Enter, Tab или клавиши управления
курсором. После того как Вы закончили описывать первое поле Вашей таблицы,
нажмите клавишу Tab, и курсор автоматически переместится вниз в первый столбец
второй строки. Теперь Вы можете описать второе поле и т.д.
При создании
таблиц Access 2002 предлагает создать первичный ключ. Ключом называется поле (или группа полей), содержащее данные,
однозначно идентифицирующие каждую запись в таблице. Ключ - это уникальный номер записи. Поле с таким статусом помогает
Access упорядочивать данные в таблице, быстрее их находить и связывать таблицы
друг с другом. Объявление первичного ключа препятствует вводу в таблицу
повторяющихся блоков данных. Чтобы определить в качестве ключа иное поле,
следует выбрать соответствующее поле, а затем - пиктограмму Ключевое поле на панели инструментов или запустить команду Ключевое поле из меню Правка.
Поле можно сделать ключевым только в режиме разработки структуры таблицы. Во
время ввода данных в поле, определенное в качестве первичного ключа, Access автоматически следит за тем, чтобы
вводились только уникальные значения. Поэтому содержимое поля с первичным
ключом обеспечивает однозначную идентификацию записи. Следует отметить, что
Memo-поля и поля объектов OLE не могут быть первичными ключами.
После того как
Вы оформили все поля необходимо их сохранить. Для этого выберите команду Сохранить или Сохранить как… или Экспорт… в меню Файл. При выборе команды Сохранить
как… или Экспорт… появляется диалоговое окно, в котором Вы можете выбрать
новое имя таблицы или новое имя файла и папку, где будет храниться Ваша база
данных.
3. Модификация структуры таблицы
Основные
действия по модификации структуры таблицы следующие:
1. Для изменения
имени поля нужно переместить курсор в строку, в которой находится это имя,
удалить его и ввести с клавиатуры новое.
2. Для изменения
типа данных поля следует щелкнуть в ячейке на пересечении столбца Тип данных и строки, соответствующей
данному полю. После этого откроется окно со списком типов данных, из которого
нужно выбрать желаемый тип.
3. Для изменения
размера поля щелкните в строке ввода Размер
поля в нижней части экрана. Затем удалите текущий размер поля и введите с
клавиатуры новый.
4. Для введения
нового поля щелкните на строке, над которой Вы хотите вставить новое поле.
Затем выберите из меню Вставка команду
Строки. В завершении опишите новое
поле (укажите его имя, тип данных и т.д.) как это обычно делается.
5. Для удаления
поля щелкните в строке, содержащей информацию о нем. Затем в меню Правка выберите команду Удалить строки.
6. Сохранить
изменения, внесенные в структуру таблицы можно выбрав команду Сохранить из меню Файл.
При модификации
структуры таблицы Вы можете изменить свойства созданных Вами полей. Для
изменения свойств полей используются следующие опции (рис. 5):
1. Опция Размер поля показывает Access, сколько
символов (букв, цифр, знаков препинания и им подобных) можно ввести в поле.
Текстовое поле, как уже отмечалось, может содержать до 255 символов. По умолчанию Access 2002 устанавливает его длину
равную 50.
2. Опция Формат поля позволяет контролировать
процесс ввода и вывода данных. Например, можно использовать ее для
преобразования букв из строчных в прописные или для проверки количества цифр
после десятичной точки и др.
3. Опция Маска ввода позволяет определить для
ввода только ограниченную часть поля и, если все значения имеют одинаковый
формат, то ввести в него форматирование символов.
4. Опция Подпись позволяет определить заголовок
в верхней части столбца таблицы для текущего поля. Если Вы не сделаете этого,
Access просто использует в качестве заголовка столбца имя поля.
5. Опция Значение по умолчанию указывает
выбранное Вами значение, которое Access автоматически будет вводить в поле до
тех пор, пока Вы не замените его каким-то другим.
6. Опция Условие на значение указывает Access, какие данные допустимы для данного
поля, а какие нет.
7. Опция Сообщение об ошибке - это сообщение,
которое появляется на экране, если Вы пытаетесь ввести значение, запрещенное
опцией Условие на значение.
8. Опция Обязательное поле. Если установить
значение этого атрибута Да для
данного поля, то Access не разрешит
Вам сохранять запись, пока не будут введены данные в это поле.
9. Опция Пустые строки применима к текстовым полям. Если установить ее значение
равным Да, то можно ввести две
кавычки для указания того, что поле не используется в текущей записи.
10. Опция Индексированное поле служит для
быстрого поиска записей по содержимому данного поля.
11. Опция Сжатие Юникод. В Юникод каждый символ представляется
двумя байтами, а не одним, как в традиционных кодировках. В результате для
хранения данных полей типа «Текстовый», «Поле MEMO» и «Гиперссылка» требуется
больше места, чем в предыдущих версиях Access. Поэтому когда свойство Сжатие
Юникод поля имеет значение Да, все символы, первый байт которых
равен 0, будут сжиматься при сохранении и восстанавливаться при выборке. При
создании полей типа «Текстовый», «поле MEMO» и «Гиперссылка» это значение
свойства устанавливается по умолчанию.
12. Опция Режим IME позволяет вводить в
приложения текст на азиатских языках.
13. Опция Режим предложений IME позволяет установить ввод текста по фразе,
множественный, разговорный.
При модификации
структуры следует помнить, что если в Вашей таблице уже имеются записи, то
изменение поля, особенно его размера или типа данных, может привести к потере
данных. Поэтому перед изменением нужно скопировать файл базы данных в другую
папку (т.е. сделать резервную копию), а затем вносить изменения.
4. Ввод, редактирование, удаление записей и
просмотр данных
Прежде чем
ввести, изменить или удалить записи необходимо сначала перейти в так называемый
режим правки. Для этого следует открыть окно базы данных, выбрать пиктограмму
таблицы и дважды нажать мышью имя таблицы.
Каждая запись в
таблице располагается в отдельной строке. В конце таблицы Access
размещает пустую запись. Для создания новой записи следует нажать мышью пустую
строку и приступить к вводу данных. В полях типа Счетчик ввод осуществляться не может, так как номер в них
автоматически заполняется Access. Access 2002 автоматически сохраняет изменения,
произведенные в записи, как только Вы покинете ее пределы.
В левой части
каждой записи находится область маркировки записей. Здесь присутствуют
различные пиктограммы, обозначающие состояние записи. Треугольником маркируется
текущая запись. Как только в этой записи будут произведены изменения, которые
еще не были сохранены, Access отображает вместо
треугольника пиктограмму с изображением карандаша. Для сохранения выделений
достаточно выбрать пиктограмму с изображением карандаша.
Для
редактирования данных в Access могут использоваться традиционные для среды Windows комбинации клавиш и мышь.
Особенностью является комбинация клавиш Shift+F2,
нажатие которых открывает увеличенное окно ввода, особенно удобное для работы с
большими текстами.
Команды меню Правка позволяют обработать одну или
несколько выделенных записей. Для выбора записи следует нажать мышью
соответствующую строку в области маркировки записей. Несколько записей можно
выбрать, используя прием буксировки. Команда Удалить из меню Правка
безвозвратно удаляет записи. С помощью команды Вырезать из меню Правка
можно удалить записи и скопировать их в буфер промежуточного хранения.
Для перемещения
по таблице можно пользоваться клавишами управления курсором ¬, , ®, ¯, Home, End, PgUp, PgDn.
Клавиши Enter или Tab служат для перемещения на
столбец вправо, комбинация клавиш Shift+Tab - для перемещения на
столбец влево, Ctrl+ Home – для
перемещения в левый верхний угол таблицы, Ctrl+End – для перемещения в правый нижний угол. Используя строку
перемещения в нижней части экрана можно осуществлять переход к первой,
предыдущей, следующей или последней записи, щелкая мышью на соответствующих
стрелках.
При
редактировании записей используются следующие клавиши:
F2 - для редактирования данных
поля;
End - для перехода влево на одно
слово;
Ctrl+Ins - для копирования данных из
буфера промежуточного хранения в текущую ячейку;
¬ - для перехода влево на одну
позицию;
® - для перехода вправо на одну позицию;
Ctrl+® - для перехода на одно
слово вправо;
Ctrl+¬ - для перехода на одно
слово влево;
Alt+Backspace - для отмены результата
последнего изменения.
Для удобства
пользования Вы можете изменить вид таблицы. Так, например, можно изменить
ширину столбца, воспользовавшись одним из двух способов. Первый способ
заключается в том, чтобы с помощью мыши потянуть вертикальную линию правого
края столбца. Для этого переместите курсор мыши вверх в строку серого цвета (заголовок поля), в которой находятся
названия столбцов. При этом курсор поменяет свою форму. В зависимости от того,
где будет находиться курсор, он может принять форму стрелки, направленной вниз,
что означает выбор текущего столбца, и двунаправленной стрелки - изменение
ширины столбца. При использовании второго способа, два раза щелкните левой
кнопкой мыши когда курсор примет форму двунаправленной стрелки, тогда размер
столбца выровняется по записи, имеющей максимальный размер.
Если Вы хотите
выбрать несколько столбцов одновременно, то выберите один из них и, удерживая
нажатой клавишу Shift, нажмите клавишу ® или
¬. Или, удерживая нажатой клавишу Shift,
последовательно щелкайте кнопкой мыши в заголовках столбцов. Теперь Вы можете
изменить размеры нескольких столбцов одновременно. Для этого выберите столбцы,
размеры которых нужно изменить, а затем откройте меню Формат и выберите команду Ширина
столбца…. При этом откроется диалоговое окно. Установленное раннее значение
ширины выбранного столбца появится в строке ввода этого окна. Единицей
измерения ширины столбца являются символы, количество которых и определяет
ширину столбца. Можно изменить значения ширины выбранных столбцов двумя
способами. Если вам известно точно новое значение этой величены, то введите его
с клавиатуры в строке ввода вместо старого значения или же щелкните на кнопке По ширине данных и Access сама выберет новое значение, достаточное для того,
чтобы хватило места для заголовка столбца.
Изменить высоту строки можно почти так же, как и ширину столбца. У левого края таблицы есть вертикальная серая область – область маркировки записи. Если Вы переместите в нее курсор мыши, он примет форму стрелки, направленной вправо, что указывает на изменение высоты строк таблицы. (Необходимо отметить, что есть существенное различие в изменении строк и столбцов. Столбцы таблицы могут иметь различные размеры и в этом случае каждый раз можно менять размер одного столбца. А все строки должны иметь одинаковую высоту. Поэтому нет смысла выбирать несколько строк для изменения размеров, как это было со столбцами).
В заключение
вопроса подчеркнем, что редактирование в Access 2002, также, как и в других приложениях Windows, происходит по схеме
"сначала выдели, потом сделай". Если Вы хотите скопировать, удалить
или изменить что-либо, сначала выделите это, а затем выполните, выбрав
необходимую команду в меню, нажав кнопку на панели инструментов или комбинацию
клавиш.
Для реляционных
систем управления базами данных, таких как Access, данные разных категорий
хранятся в разных таблицах, между которыми могут быть установлены связи. Это
позволяет исключить избыточность информации.
В Access
2002 можно установить два вида связи между таблицами: одна – с одной, одна - со многими. На
практике наиболее часто встречается связь таблиц одна – со многими. При таком
типе связи каждой записи главной таблицы могут быть поставлены в соответствие
одна или несколько записей так называемой подчиненной таблицы.
Для установления
связи между таблицами - они должны иметь общее поле. При этом это поле
необязательно должно иметь одинаковое имя, но обязательно должно содержать
одинаковые данные. Обычно общее поле расположено в начале таблицы. Аccess 2002 работает быстрее, если общее поле
индексировано.
Для установления
связи между таблицами вначале загрузите эти таблицы, а затем откройте меню Сервис и выберете в нем команду Схема данных. В диалоговом окне Добавление таблицы во вкладке Таблицы, выберите таблицы, которые Вы
собираетесь связать, с помощью кнопки Добавить
и закройте окно кнопкой Закрыть. В
списке полей первой таблицы выберите общее поле и с помощью мыши переместите
его в другие таблицы. При этом появится диалоговое окно установления связей.
Щелкните на кнопке Создать в верхнем
правом углу диалогового окна. После этого закройте окно Схема данных. Когда Access спросит, желаете ли Вы
сохранить изменения в схеме данных, ответьте Да. Access укажет на связь с помощью черной горизонтальной
линии, соединяющей поля.
Для удаления
связи, щелкните мышью на черной линии, соединяющей поля, и нажмите клавишу Del на клавиатуре.
Контрольные
вопросы
1.
Что
такое база данных? Приведите примеры баз данных.
2.
Что
означает понятие запись для базы данных?
3.
Что
такое поле в базе данных?
4.
Какие
элементы включает в себя главное окно СУБД Access 2002?
5.
Как
получить справку в Access 2002?
6.
Как
создать новую базу данных?
7.
Как
открыть существующую базу данных?
8.
Как
создать таблицу?
9.
Сколько
различных типов полей имеется в Access 2002? Перечислите эти типы.
10.
Что
представляет собой поле типа Текстовый?
11.
Что
может содержать в себе поле типа Memo (Числовой, Дата/время, Денежный, Счетчик,
Логический, OLE, Гиперссылка)?
12.
Какой
тип присваивает Access 2002 каждому новому полю по умолчанию?
13.
Что
такое ключ в базе данных и для чего он служит?
14.
В
каком режиме работы с таблицей можно создавать ключевые поля?
15.
Как
определить текущее поле таблицы полем первичного ключа?
16.
Какие
изменения можно вносить в готовую структуру таблицы?
17.
Как
вставить (удалить) поле?
18.
Какими
опциями можно воспользоваться для изменения свойств полей?
19.
Как
ввести (изменить, удалить) запись в таблицу?
20.
Какие
клавиши используются для редактирования записей?
21.
Как
изменить ширину столбца (высоту строки)?
22.
Могут
ли строки в одной таблице иметь различные размеры?
23.
Как
установить (удалить) связь между таблицами?
Тема № 2
ПОИСК ДАННЫХ И
МАНИПУЛИРОВАНИЕ ИМИ
Вопросы: 1. Поиск данных.
2. Запросы.
3. Формы.
4. Вывод
данных на печать.
1. Поиск данных
Если Access
должен провести поиск в определенном поле данных, то перед вызовом диалогового
окна Поиск и замена необходимо
перейти в это поле данных. Для этого нужно просто нажать мышью любую строку
соответствующего столбца таблицы. Вызов диалогового окна Поиск и замена (рис. 6)
осуществляется командой Найти… из
меню Правка, а также при помощи
кнопки поиска на панели инструментов или же нажатием комбинации клавиш Ctrl+F.
В поле Образец: следует ввести искомое
значение. В поле Совпадение Вы
можете установить значение Поля целиком.
Поиск с этим критерием осуществляется очень быстро, однако имеет наименьшие
шансы на успех. Access находит запись только в том случае, если искомое
значение полностью совпадает со значением
поля. Можно также провести поиск, выбрав значение С начала поля или С любой
частью поля из списка Совпадение.
Проведенный последним критерий поиска является самым медленным, но одновременно
и самым надежным.
С помощью флажков
Вы определяете, должен ли Access проводить поиск С учетом регистра или С
учетом формата полей. Процесс поиска запускается нажатием кнопки Найти далее. После этого Access
выделяет первый найденный текст в исходной таблице. Если необходимо найти
следующие вхождения искомого значения в таблице, следует нажимать кнопку Найти далее.
2. Запросы
Запрос в Access – это специально
подготовленный вопрос об информации в базе данных.
При помощи запросов Вы можете:
ввести поиск или выбор данных;
производить вычисления;
вставлять, удалять, изменять и комбинировать данные в таблицах.
Составляя запрос, Вы можете указать в нем интересующие Вас таблицы, поля; записи или необходимые преобразования данных.
Вы можете использовать запросы для выполнения следующих операций:
вставка новых записей;
удаление записей;
изменение значений;
создание новых полей.
В Access используются следующие типы запросов:
QBE - запросы (запросы по образцу в соответствии с которыми Access должен представить Вам результаты, удовлетворяющие выбранному Вами шаблону);
SQL - запросы (структурированный язык запросов, с помощью которого можно создать сколь угодно сложные по структуре критериев и вычислений запросы). SQL - запросы представляют собой последовательности инструкций.
DML – запросы (язык управления данными, запросы на изменение). Это запросы, в которых выполняются копирование или изменение данных. Существуют следующие типы запросов на изменение: запросы на добавление записей, на удаление записей, на создание таблицы и на обновление. Такие запросы помечаются символом восклицательного знака (!) рядом с их именем в окне базы данных. В запросах на добавление записей и на создание таблицы выполняется копирование существующих данных; запросы на удаление и на обновление приводят к изменению существующих данных.
В ходе выполнения запроса выбора Access создает специальную результирующую таблицу, в которую включены выбранные из основных таблиц блоки данных, удовлетворяющих критериям запроса.
Результирующая таблица - это динамический набор данных, т.е. при каждом выполнении запроса она строится вновь на основе "свежих" табличных данных. При уничтожении запроса результирующая таблица ликвидируется.
Запросы
обеспечивают быстрый и эффективный доступ к данным, хранящимся в таблице.
Поэтому они представляют собой важное дополнение к таблицам.
2.1. Сортировка записей таблицы
С помощью
запросов можно упорядочить записи в таблице. Для этого откройте базу данных и
выберите таблицу, которую необходимо отсортировать. После этого последовательно
щелкните мышью на вкладке Запросы в
окне базы данных и на кнопке Создать.
При этом открывается диалоговое окно Добавление
таблицы, в котором осуществляется выбор таблиц и запросов, используемых при
разработке запроса. Перейдите на вкладку Таблицы
и маркируйте имя таблиц, по которым будет создаваться запрос, после чего
нажмите на кнопки Добавить и Закрыть. Окно конструктора запроса
разделено на две части. В верхней половине находятся окна таблиц со списками
полей, в начале которых расположен символ "звездочка", которая
является символом - заменителем всех полей данных. Имя каждой таблицы
отображается в строке заголовка такого окна. В нижней части находится бланк
запроса QBE. Отбуксируйте звездочку или отдельные поля, по
которым будет производиться запрос в бланк запроса QBE. Кроме того,
отбуксируйте в бланк запроса то поле данных, по которому должна быть проведена
сортировка. Затем для этого поля выберите способ сортировки в возрастающей или
в убывающей последовательности. Выберите пиктограмму запуска в виде красного
восклицательного знака или выберите команду Запуск в меню Запрос,
и Access отобразит на экране результат запроса, в виде таблицы, данные в
которой отсортированы требуемым образом.
2.2. Запросы с критериями поиска
С помощью
запроса можно также найти записи, удовлетворяющие определенным критериям, и
отобразит их в режиме таблицы.
Для составления
запроса с критериями поиска вначале следует открыть окно базы данных, выбрать
вкладку Запрос и нажать кнопку Создать, затем выбрать тип запроса – Конструктор, после чего выбрать таблицы, по которым
будет проводиться запрос, нажимая кнопку Добавить и в завершении
нажать кнопку Закрыть. После этого Access откроет
диалоговое окно запроса (рис. 7). Теперь можно выбрать одно или несколько полей
и отбуксировать их в бланк запроса QBE. В результате запроса будут присутствовать
только те поля, которые были отбуксированы в бланк запроса. В строке Условие отбора теперь можно ввести
критерии выбора. Например, выражение "<10" в соответствующем
столбце ограничивает результат теми записями, числовое значение соответствующего
поля которых меньше 10. Access выводит ответ на запрос в форме мини - таблицы,
составленной из строк и столбцов. Можно сохранить запрос для последующего
использования. Чтобы снова запустить его, достаточно дважды нажать мышью имя
запроса в окне базы данных.
2.3. Запросы с параметрами
Используя
параметры, можно более гибко оформить запросы. Так, например, с помощью запроса
с параметрами можно отобразить на экране фамилии учащихся, имеющих отличные
оценки по определенному предмету обучения. Для этого откройте окно запроса и
добавьте в него таблицу. Создайте запрос, отбуксировав необходимые поля в бланк
запроса QBE и задав условие выбора. Затем в качестве условия введите параметр,
заключенный в квадратные скобки. При выполнении запроса Access отображает на
экране этот параметр и ожидает ввода. Ввод параметра становится составной
частью выполнения запроса. Так для нашего примера для поля определенного
предмета обучения следует ввести условие: >4. В диалоговом окне Параметры запроса, вызываемого из меню Запрос командой Параметры,
определяется тип данных для параметров. Здесь в столбец Параметры Вы должны ввести имена параметров, а в столбце Тип
данных выбрать тип данных (для нашего примера Целое) из списка. Для завершения изменения типа данных нажмите
кнопку ОК.
2.4. Вычисляемые поля в запросах и итоговые запросы
С помощью
вычисляемых полей Вы можете дополнить свои данные информацией, не сохраняя ее
при этом в полях исходной таблицы. Создание вычисляемого поля осуществляется
путем простого ввода выражения для вычисления в пустом столбце бланка запроса
QBE с использованием имен полей заключенных в квадратные скобки.
Вы можете также
составить итоговый запрос, позволяющий сгруппировать данные с одинаковыми
значениями определенных полей и выполнить необходимые вычисления. Для этого,
прежде всего, следует создать новый запрос для таблицы. Затем при помощи
команды Групповые операции из меню Вид включить строку Групповая операция. В этой строке для
каждого из выбранных полей можно установить одну из функций, например, Группировка, Sum, Avg и др.
2.5. Запросы удаления и замены
Запрос позволяет
автоматически удалить определенные записи в таблице. Для этого составьте
запрос, который позволяет найти записи,
удовлетворяющие определенным критериям, и отобразите их в режиме таблицы. Если
присутствующие в запросе записи подлежат удалению, то преобразуйте этот запрос
в запрос удаления. Для этого выберите команду Удаление из меню Запрос.
Процесс удаления запускается выбором пиктограммы Запуск, имеющей форму
красного восклицательного знака.
В том случае,
если вместо удаления записей требуется их замена, воспользуйтесь запросом
замены, который автоматически выполняет изменение данных. Для этого сначала
создайте запрос выбора и введите критерии для выбора изменяемых записей. Если
результат запроса отвечает заданным требованиям – преобразуйте его в запрос
замены. Для этого выберите команду Обновление
из меню Запрос. При этом включается
новая строка Обновление. В эту
строку следует ввести новые выражения для заменяемых записей каждого поля. При
этом типы данных этих выражений должны совпадать с типами данных полей исходной
таблицы.
3. Формы
Если данные в
таблице изменяются редко (или в нее редко добавляются записи), то для ввода,
изменения и отображения данных следует использовать таблицу. Режим таблицы
рекомендуется использовать также тогда, когда необходимо получить полный обзор
данных и одним взглядом охватить максимум информации.
Если данные
изменяются часто или база данных постоянно пополняется новыми записями, следует
пользоваться формой.
Используя формы,
Вы можете отображать данные из таблиц любым желаемым способом. Вы можете
просматривать именно то, что Вы хотите, и именно тем способом, который Вам
нужен.
Форма может
служить гарантией сохранности данных от неквалифицированных пользователей.
Кроме того, она может послужить и ширмой, закрывающей от посторонних глаз
хранящуюся в базе данных конфиденциальную информацию.
Access-форма
может строиться на базе таблицы или запроса. При этом для одной формы можно
создать несколько форм, ориентированных на разные категории пользователей.
Вся информация
формы содержится в управляющих элементах (полях), связанных с полями базовой
таблицы. В этих элементах можно показать содержимое соответствующих полей и
внести в них изменения. Другие элементы формы служат оформительским целям и
позволяют структурировать форму и выделить группы данных (надписи, линии,
прямоугольники и т.д.).
Проще всего
создать новую форму с помощью Мастера форм. В этом случае после выбора команды Создание формы с помощью мастера, а
также источника, на базе которого будет разрабатываться форма и нажатии кнопки ОК, в следующем диалоговом окне Создание форм (рис. 8) необходимо
определить какие поля таблицы должны быть отображены в форме. Невыбранные поля
в форме не используются. Поля можно выбирать по отдельности и помещать в список
Выбранные поля нажатием кнопки >. При нажатии кнопки >> мастер помещает в этот список
все имеющиеся поля. Список определяет не только, какие поля данных будут
присутствовать в форме, но и их очередность.
Продолжите
процесс создания формы, нажав кнопку Далее,
в результате чего Мастер форм
открывает следующее окно, предназначенное для определения внешнего вида формы.
В левой части этого диалогового окна изображен соответствующий образец.
Выполните установку и снова нажмите кнопку Далее.
В следующем
диалоговом окне Мастер форм предлагает выбрать стиль оформления формы.
Выполните установку и снова нажмите кнопку Далее.
В последнем
диалоговом окне Мастер форм
предлагает определить имя формы. При этом по умолчанию предлагается имя таблицы
(или запроса), на которой основана форма. Разумеется, Вы можете ввести и другое
имя.
В заключении
нажмите кнопку Готово, после чего
Access отображает созданную форму на экране.
Перед
выполнением последующих действий необходимо сохранить форму. Для этого
используется команда Сохранить, Сохранить
как… или Экспорт… из меню Файл.
Работая с
формой, Вы можете просматривать и редактировать значения полей данных, вводить
новые записи в базовую таблицу и удалять из нее ненужные Вам записи.
Команда Создание формы в режиме конструктора
используется для проектирования формы. В этом режиме (рис. 9) Вы можете менять
взаимное расположение полей, изменять типы и размеры шрифтов, вводить новые
заголовки, рисунки, диаграммы, элементы оформления и т.д. Для работы в данном
режиме можно использовать кнопки и раскрывающиеся списки на Панели элементов. Например, с их
помощью можно выбрать нужный тип и кегль шрифта, рамки объектов и т.д.
Вы можете
добавлять, изменять и просматривать данные в таблице, для которой изготовлена
форма. Вы также можете пользоваться фильтрами для отбора записей,
удовлетворяющих заданным критериям. Для изготовления фильтра используется
кнопка Изменить фильтр на панели
инструментов. (В отличие от запросов использование фильтров не позволяет
запретить вывод отдельных полей таблицы и выполнять вычисления). Для запуска
фильтрации используется кнопка Применить
фильтр на панели инструментов.
4. Вывод данных на печать
В заключении
рассмотрим вопрос вывода данных на печать. Данные на печать в Access 2002 могут
быть выведены в виде таблицы, запроса (динамической результирующей таблицы),
формы, отчета, этикетки.
Для создания
опций печати необходимо запустить команду Параметры
страницы... из меню Файл. Используя опции окна Параметры страницы, можно изменить ориентацию листа бумаги, установить размер
листа и размеры полей, выбрать тип принтера и т.д. После того как параметры
страницы установлены, Вы можете включить режим предварительного просмотра
выводимого на печать объекта. Для вывода объекта на печать достаточно выделить
его в окне базы данных и кликнуть кнопку Печать
на панели инструментов. Используя опции окна Печать, вызываемого командой
Печать… из меню Файл, можно указать, какие страницы
необходимо распечатать и сколько копий Вы желаете получить. Запуск режима
печати обеспечивается кликом мышью на кнопке ОК.
Естественно, что
прежде чем вывести данные на печать их надо создать. Вопросы создания таблиц,
запросов и форм были рассмотрены выше. Здесь мы остановимся на вопросах
формирования отчетов и создания почтовых наклеек.
Отчетами в Access считают документы,
предназначенные для печати. В отчете Вы не можете осуществлять ввод данных или
их редактирование. Вы можете только просматривать данные и располагать их в
желаемом порядке.
По
структуре и оформлению отчет подобен форме. Однако по сравнению с формой отчет
обладает большей гибкостью в представлении данных. Он позволяет группировать
данные, что значительно улучшает структуру документа.
Для создания
отчета необходимо:
1. Выбрать вкладку
Отчеты в окне загруженной базы
данных.
2. В диалоговом
окне выбрать Создание отчета в режиме
конструктора для самостоятельного создания нового отчета или Создание отчета с помощью мастера для
автоматического создания отчета на основе выбранных полей.
3. Выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос, на основании которых будет формироваться отчет.
4. Кликнуть
кнопку ОК.
5.
В диалоговых окнах, которые в последующем появятся, выбрать поля, которые будут
представлены в отчете, а также способы их сортировки или группировки, макет
отчета (в столбец, табличный, выровненный) и его ориентацию (книжную или
альбомную), стиль оформления (выделенный, компактный, простой, строгий,
формальный, черно-белый), задать имя отчета и дальнейшие действия (просмотр отчета
или изменение структуры отчета);
6.
Нажать на кнопку Готово.
Каждый
отчет разделен на области, которые обладают вполне самостоятельными функциями
(рис. 10). Выделяют следующие типы областей отчетов:
заголовок
отчета;
верхний
колонтитул;
заголовок
группы;
область
данных;
примечание
группы;
нижний
колонтитул;
примечание
отчета.
Запуск
режима редактирования отчета осуществляется кликом кнопки Конструктор на вкладке Отчеты.
Используя мышь и инструменты редактирования, Вы можете изменять размеры
областей отчета, менять размеры полей, шрифты, вводить элементы оформления и
т.д.
Для
распечатки отчета нужно либо щелкнуть на кнопке Печать панели инструментов, либо открыть меню Файл и выбрать команду Печать… .
Контрольные
вопросы
1.
Каким
образом осуществляется поиск данных в Access?
2.
Что такое
запрос в Access?
3.
Какие
операции Вы можете выполнить в Access
при помощи запросов?
4.
Какие типы
запросов используются в Access?
5.
Что такое QBE-запрос (SQL-запрос)?
6.
Что
создается в Access
в ходе выполнения запроса?
7.
Что такое
результирующая таблица?
8.
Сохраняется
ли результирующая таблица при уничтожении запроса?
9.
Как
упорядочить записи в таблице с помощью Конструктора запроса?
10.
Как
составить запрос с критериями поиска (с параметрами)?
11.
Как
составить итоговый запрос?
12.
Как удалить
(заменить) запись в таблице при помощи запроса?
13.
В каких
случаях целесообразно использовать в базе данных таблицу, а в каких – форму?
14.
На базе
каких объектов может быть создана форма в Access?
15.
Как создать
новую форму?
16.
Что считают
отчетами в Access?
17.
Как создать
отчет в Access
2002?
18.
Можно ли в
отчете осуществлять ввод и редактирование данных?