1С:ПРЕДПРИЯТИЕ

 

Изучаемые темы:

 

1.      Программа Бухгалтерия в системе 1С:Предприятие.

2.      Программа Торговля+Склад в системе 1С:Предприятие.

3.      Программа Зарплата+Кадры в системе 1С:Предприятие.

Тема № 1

ПРОГРАММА БУХГАЛТЕРИЯ В СИСТЕМЕ 1С:ПРЕДПРИЯТИЕ

 

Вопросы: 1. Начальные сведения о системе 1С:Предприятие.

                 2. Общие сведения о программе 1С:Бухгалтерия.

                 3. Константы

                 4. Справочники.

                 5. План счетов.

                 6. Журналы.

                 7. Отчеты.

                 8. Типовые операции.

                 9. Оформление документов.

                 10. Начало ведения учета.

                 11. Учет бухгалтерских операций.

                 12. Получение итоговой информации.

 

1. Начальные сведения о системе 1С:Предприятие

 

1С:Предприятие является системой программ для автоматизации различных областей экономической деятельности. В конкретный программный продукт, входящий в систему программ 1С:Предприятие, включаются те функции и возможности, которые отвечают назначению этого продукта.

Все составляющие системы программ 1С:Предприятие можно разделить на Технологическую платформу и Конфигурации. Технологическая платформа представляет собой набор различных механизмов, используемых для автоматизации экономической деятельности и не зависящих от конкретного законодательства и методологии учета. Конфигурации являются собственно прикладными решениями. Каждая конфигурация ориентирована на автоматизацию определенной сферы экономической деятельности и, разумеется, отвечает принятому законодательству.

Технологическая платформа, кроме механизмов, используемых во всех продуктах 1С:Предприятия, включает три основные функциональные компоненты.

1. Компонента Бухгалтерский учет предназначена для ведения учета на основе бухгалтерских операций. Она обеспечивает ведение планов счетов, ввод проводок, получение бухгалтерских итогов. Компонента используется для автоматизации бухгалтерского учета в соответствии с любым законодательством и методологией учета.

2 Компонента Расчет предназначена для выполнения сложных периодических расчетов. Она может использоваться для расчета заработной платы любой сложности, расчетов по ценным бумагам и других видов расчетов.

3. Компонента Оперативный учет предназначена для учета наличия и движения средств в самых различных разрезах в реальном времени. Она используется для учета запасов товарно-материальных ценностей, взаиморасчетов с контрагентами и т.д. Компонента позволяет отражать в учете операции хозяйственной жизни предприятия непосредственно в момент их совершения.

В комплект поставки программных продуктов системы программ 1С:Предприятие включаются Типовые конфигурации. Они представляют собой универсальные прикладные решения для автоматизации конкретной области экономики.

Конфигурации, использующие возможности одной функциональной компоненты, предназначены для автоматизации отдельных сфер деятельности предприятий, например, бухгалтерского учета, торгового учета или расчета заработной платы. Конфигурации, использующие возможности нескольких компонент, обеспечивают комплексную автоматизацию различных направлений учета в единой информационной базе.

Особенностью системы программ 1С:Предприятие является возможность изменения конфигурации самим пользователем или организациями, специализирующимися на внедрении и поддержке программных продуктов фирмы "1С". Эта возможность позволяет обеспечить максимальное соответствие автоматизированной системы особенностям учета в конкретной организации.

Кроме типовых конфигураций, поставляемых в комплекте с программой, существуют дополнительные конфигурации, поставляемые фирмой "1С" отдельно, а также конфигурации, разработанные другими фирмами, и конфигурации, разрабатываемые непосредственно для конкретных организаций.

Фирма "1С" производит и отдельно распространяет конфигурации:

¨      Бухгалтерия для бюджетных организаций.

¨      Производство+Услуги+Бухгалтерия.

¨      Финансовое планирование.

¨      Воинская часть.

Конфигурация Бухгалтерия для бюджетных организаций предназначена для автоматизации бухгалтерского учета организаций, финансируемых из средств федерального, регионального (субъектов Российской Федерации) или местного бюджетов, а также средств государственных или территориальных внебюджетных фондов по смете доходов и расходов и ведущих учет по "Плану счетов бухгалтерского учета исполнения смет расходов учреждений".

Конфигурация Бухгалтерия для бюджетных организаций разработана в соответствии с требованиями и положениями действующих нормативных документов и инструкций Министерства финансов Российской Федерации по ведению бухгалтерского учета в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете.

Конфигурация реализует наиболее стандартную методологию учета для бюджетных учреждений в соответствии с текущим законодательством Российской Федерации.

Конфигурация Производство+Услуги+Бухгалтерия является типовым решением для автоматизации небольших предприятий, основным видом деятельности которых является производство продукции, выполнение работ или оказание услуг, а также торговля покупными товарами в качестве сопутствующей деятельности.

Конфигурация предназначена для ведения оперативного управленческого учета по всем операциям, связанным с производственной деятельностью предприятия, а также бухгалтерского учета по всем разделам учета.

Конфигурация Финансовое планирование - это удобный инструмент для работы руководителей, финансовых директоров, менеджеров небольших предприятий, который позволяет:

§        планировать деятельность предприятия на месяц, квартал, год вперед;

§        осуществлять хозяйственную деятельность в соответствии с планом;

§        контролировать исполнение намеченного плана;

§        оценивать достигнутые результаты, делая выводы на будущее.

Различные версии продуктов системы программ 1С:Предприятия могут использоваться в организациях с различными объемами информации, различным количеством пользователей автоматизированной системы и различной интенсивностью работы пользователей.

Однопользовательские версии программ обеспечивают работу с информационной базой только одного пользователя (в один момент времени). Однопользовательские версии используются в основном на небольших предприятиях.

Сетевые версии позволяют работать с одной информационной базой одновременно нескольким пользователям. Сетевые версии используются тогда, когда необходимо, чтобы с автоматизированной системой работали одновременно несколько сотрудников. Существуют версии, допускающие работу ограниченного числа пользователей, и без ограничения числа пользователей.

Базовые версии программ системы 1С:Предприятия рассчитаны на работу одного пользователя и, в отличие от других версий, не включают средства для изменения конфигурации. Они используются для ведения достаточно простого учета, не требующего настройки на особенности конкретной организации.

Для тех организаций, в которых необходимо поддерживать единую автоматизированную систему в нескольких территориально удаленных точках (подразделениях, филиалах, складах и т.д.), существует дополнительная компонента 1С:Предприятия Управление распределенными информационными базами. Ввод данных в информационных базах распределенной системы ведется независимо. Компонента обеспечивает полную или выборочную синхронизацию данных всех информационных баз, входящих в распределенную систему. Компонента поставляется отдельно и устанавливается только на одной (центральной) информационной базе.

Система 1С:Предприятие может работать в двух основных режимах: Конфигуратора и Пользователя.

Режим Конфигуратора позволяет разработчику настраивать компоненты системы автоматизации и запоминать их в специальной базе данных.

Конфигуратор системы 1С:Предприятие содержит средства администрирования, предназначенные для решения задач интеграции и разделения доступа при работе в сети персональных компьютеров.

Существует возможность создания списка пользователей, которым разрешена работа с системой 1С:Предприятие. Для работы с системой пользователь должен указать имя из этого списка.

С целью интеграции и разделения доступа пользователей к информации при работе с системой 1С:Предприятие в сети персональных компьютеров, конфигуратор системы позволяет установить для каждого пользователя права на работу с информацией, обрабатываемой системой. Права могут быть заданы в достаточно широких пределах — от возможности только просмотра некоторых видов документов до полного набора прав по вводу, просмотру, корректировке и удалению любых видов данных.

Для каждого пользователя может быть создан индивидуальный пользовательский интерфейс. Такой интерфейс включает расширенное системное меню и панели инструментов, настроенные на работу пользователя с той информацией, доступ к которой разрешен его набором прав.

Режим Пользователя предназначен для непосредственного использования созданной настройки в работе с целью ввода, обработки, хранения и выдачи сводной информации о деятельности предприятия.

 

2. Общие сведения о программе 1С:Бухгалтерия

 

Для загрузки программы выберите в главном меню операционной системы команду Пуск ► Программы ► 1С Предприятие 7.7 ► 1С Предприятие. В результате появится диалоговое окно Запуск 1С: Предприятия (рис. 1).

В разделе Информационные Базы диалогового окна Запуск 1С: Предприятия выберите вариант 1С:Бухгалтерия. Типовая конфигурация. Появится главное окно программы 1С:Предприятие – Бухгалтерский учет (рис. 2).

Верхняя строка окна называется заголовком окна. В ней выдается название программы, а также имя активного окна, открытого в программе.

Под строкой заголовка окна расположено меню программы. Меню служит для выполнения команд, необходимых для работы с программой. Команды объединены в группы, названия групп и составляют строку меню программы. Выбор мышью какого-либо из пунктов меню открывает список команд, входящих в это меню.

При работе в каком-либо из режимов в строке меню появляется пункт Действия. Выбор этого пункта открывает список всех действий, которые можно выполнить в текущем режиме работы.

Под строкой меню программы располагаются панели инструментов. Они служат для быстрого вызова часто используемых команд. Панели можно "прижать" к любой стороне главного окна программы или свободно разместить в любом месте экрана.

Нижняя строка окна называется "строкой состояния". Эта строка используется для выдачи различной информации в процессе работы с программой.

Пространство между строкой меню и строкой состояния называется рабочим столом.

1С:Бухгалтерия является универсальной системой для автоматизации ведения бухгалтерского учета. Она может поддерживать различные системы учета, различные методологии учета, использоваться на предприятиях различных типов деятельности.

В системе "1С:Бухгалтерия" основные особенности ведения учета задаются (настраиваются) в конфигурации системы. К ним относятся основные свойства плана счетов, виды аналитического учета, состав и структура используемых справочников, документов, отчетов и т.д.

Типовая конфигурация предназначена для автоматизации бухгалтерского учета в хозрасчетных организациях Российской Федерации.

Основными объектами типовой конфигурации 1С:Бухгалтерии 7.7. являются: константы, план счетов, справочники, документы, журналы, бухгалтерские операции, журналы операций и проводок, отчеты.

Константы – постоянные (условно-постоянные) величины. Константы хранят информацию, которая не изменяется или изменяется достаточно редко: название организации, ее почтовый адрес и т.д.

План счетов – это список счетов бухгалтерского учета, на которых группируются сведения об имуществе и обязательствах организации. План счетов определяет структуру бухгалтерского учета организации.

План счетов можно открыть, выбрав команду План счетов меню Операции.

Нормативная и справочная информация, которая используется при работе с программой, хранится в справочниках. Для доступа к справочникам используются команды меню Справочники.

Ввод в справочники информации, как правило, производится пользователем в процессе работы с программой. Вместе с тем, некоторые справочники поставляются уже заполненные необходимой информацией. Например, справочник Налоги и отчисления уже содержит перечень основных налогов и ставки этих налогов.

Справочники могут вызываться автоматически или нажатием клавиши (F4) при вводе и редактировании документов, при вводе элементов справочников, при задании параметров отчетов, в других случаях, когда требуется указать какое-либо значение путем его выбора из существующего справочника.

Большинство справочников позволяют в процессе выбора ввести в справочник новый элемент.

Информация о совершаемых организацией хозяйственных операциях вводится при помощи документов.

Для ввода новых документов используются команды меню Документы.

Для работы с документами: ввода новых документов, просмотра и редактирования введенных ранее документов, пометки документов на удаление - используются журналы документов. Для доступа к журналам служит меню Журналы.

Каждый журнал позволяет работать с документами, относящимися к одному из разделов учета: учет основных средств, учет материалов, банк, касса, и так далее.

Документы, которые регистрируют хозяйственные операции общие для разных разделов учета, например Услуги сторонних организаций, помещаются в журнал Документы общего назначения.

Документы, которые нельзя однозначно отнести к какому-либо разделу учета, помещаются в журнал Прочие. Этот журнал можно открыть, выбрав команду Журналы документов меню Операции.

Кроме того, в программе существует журнал документов Общий, который позволяет работать со всеми документами, независимо от их принадлежности к конкретным разделам учета.

Для отражения данных о хозяйственной деятельности организации в бухгалтерском учете используются бухгалтерские операции. Каждая операция содержит одну или несколько проводок.

Бухгалтерские операции можно вводить вручную или автоматически.

При вводе вручную пользователь самостоятельно вводит все проводки операции.

Многие документы могут автоматически формировать бухгалтерские операции на основе введенной в эти документы информации.

Журнал операций служит для просмотра списка введенных бухгалтерских операций. Каждая операция отображается в журнале одной строчкой, содержащей наиболее важную информацию об операции: дату, вид документа, содержание, сумму операции и т. д. В журнале операций существует возможность просмотра проводок текущей операции.

Журнал проводок является средством просмотра проводок введенных бухгалтерских операций. В журнале проводок отражаются проводки, относящиеся к разным бухгалтерским операциям.

Для получения итоговой информации в различных разрезах в типовой конфигурации используются отчеты. Для доступа к отчетам типовой конфигурации служат команды меню Отчеты.

Отчеты делятся на 3 вида:

§        стандартные;

§        специализированные;

§        регламентированные.

Стандартные отчеты предназначены для получения обобщенной и детализированной информации по любым разделам бухгалтерского учета. При помощи стандартных отчетов можно получать синтетическую и аналитическую информацию об остатках и оборотах по любым счетам и субсчетам из плана счетов в суммовом и количественном измерителе. Стандартными отчетами в типовой конфигурации являются: оборотно-сальдовая ведомость, шахматка, карточка счета, карточка субконто и другие.

К специализированным отчетам в типовой конфигурации относятся: кассовая книга, книги продаж и покупок, отчет о курсах валют и т. д. Специализированные отчеты ориентированы на конкретный раздел бухгалтерского учета.

Регламентированными отчетами в 1С:Бухгалтерии 7.7 называются отчеты, предназначенные для передачи в налоговую инспекцию, внебюджетные социальные фонды, органы статистики. Регламентированными отчетами являются баланс и приложения к нему, расчеты налогов, расчетные ведомости в фонды.

Набор регламентированных отчетов ежеквартально обновляется фирмой "1С" и распространяется среди зарегистрированных пользователей программы.

 

3. Константы

 

Диалоговое окно Список констант (рис. 3), вызываемое из меню Операции командой Константы содержит все константы, определенные и используемые в программе.

Подробную информацию об используемых в программе 1С:Бухгалтерия констант можно извлечь из папки Константы диалогового окна Описание (меню Помощь подменю Общее описание папка Бухгалтерский учет, редакция 4.5).

Для каждой константы в диалоговом окне Список констант определяются три параметра:

ü      код константы, позволяющий ссылаться на нее из других мест программы;

ü      наименование константы, являющееся комментарием к константе;

ü      значение константы фиксированного типа (строка, число, дата и т.д.).

Вы можете редактировать значение каждой константы непосредственно в списке.

Для констант с установленным признаком Периодический поддерживается история изменений значения константы. При работе со списком пользователь может отредактировать значение константы с автоматическим обновлением истории изменений, просмотреть истории изменений констант или перейти к описанию константы.

Панель инструментов диалогового окна Список констант содержит три кнопки, позволяющие для выбранной константы:

§        вывести историю изменений;

§        сохранить измененные данные на диск;

§        перейти к контекстному описанию константы.

При щелчке правой кнопкой мыши на константе появляется контекстное меню, которое позволяет ввести значение константы в Буфер обмена, добавить значение из буфера к значению константы или вычесть значение из буфера из значения константы.

Чтобы отредактировать значение константы дважды щелкните левой кнопкой мыши на значении константы или выделите значение и нажмите клавишу Enter. Затем введите с клавиатуры необходимые изменения. После редактирования сохраните изменения, нажав клавишу Enter или кнопку Записать на панели кнопок. Для отмены изменений нажмите клавишу Esc.

Чтобы просмотреть историю изменений константы нажмите кнопку История на панели кнопок или щелкните правой кнопкой мыши на константе и из контекстного меню выберите команду История значения.

Чтобы перейти к описанию константы нажмите кнопку Описание на панели кнопок.

 

4. Справочники

 

Справочник позволяет вводить, хранить и получать информацию, связанную с учетом на предприятии, структурируя ее в виде дерева. Справочник представляется списком древовидной структуры, в узлах которого хранится информация о различных объектах. Информация хранится в виде записей, все узлы дерева хранят записи одной структуры, содержащей различные величины. Набор этих величин для каждого справочника произволен за исключением двух строковых величин: кода объекта и значения объекта. Код объекта является уникальным для данного справочника и позволяет ссылаться на этот объект из других мест программы. Значение объекта - произвольная строка, введенная пользователем (обычно это название объекта). Для каждого объекта хранится история изменений значения этого объекта. Список доступных пользователю справочников определяется на этапе настройки конфигурации задачи и впоследствии не изменяется, однако пользователь может редактировать существующие справочники, добавляя и убирая из них информацию.

В программе 1С:Бухгалтерия используются следующие справочники: Номенклатура, Материалы, Типы цен, Места хранения МПЗ, Внеоборотные активы, Контрагенты, Виды договоров, Валюты, Банки, Сотрудники, Виды начислений (выплат), Подразделения, Банковские счета, Виды продукции (работ, услуг), Статьи затрат на производство, Статьи общехозяйственных затрат, Статьи общепроизводственных затрат, Статьи издержек обращения, Единицы измерений, Налоги, Прочие и др.

Справочники вызываются соответствующими командами меню Справочники. Для каждого справочника открывается отдельное окно. Информация в справочнике упорядочена в виде таблицы. Строки таблицы называются записями. Перемещение по записям производится с помощью мыши или клавиш управления курсором.

Внешне справочник представляет собой список элементов текущего уровня. При открытии справочника текущий уровень устанавливается на корень дерева. Самым левым элементом каждой строки выводится иконка, определяющая одно из трех состояний данного объекта:

§        объект является группой на текущем уровне;

§        объект является группой, определяющей текущий уровень (на экране отображается содержимое этой группы);

§        объект не является группой (не содержит подобъектов).

При выполнении над справочником различных задач (выбора, редактирования и т. д.) пользователю могут быть доступны различные наборы полей записей из справочника. Доступность полей определяется на этапе настройки конфигурации задачи, однако код и значение объектов доступны пользователю всегда.

Пользователь может работать со справочником, используя:

§        меню Действия;

§        панель инструментов;

§        контекстное меню, появляющееся при щелчке правой кнопкой мыши на строке справочника. Результат действия при выборе из контекстного меню может зависеть от выбранной строки;

§        клавиатурные эквиваленты действий.

В демонстрационной версии программы справочники частично заполнены.

Заполнение справочников информацией производится с клавиатуры. Сначала заполняют простые одноуровневые справочники, такие как Места хранения МПЗ, Ставки НДС, Ставки налога с продаж, Единицы измерений, Статьи издержек обращения, Статьи затрат на производство, Статьи общехозяйственных затрат, Виды продукции (работ, услуг). Затем переходят к справочникам Материалы, Банки, Контрагенты, Сотрудники, Номенклатура. Информацию в справочниках можно дополнять в любой момент.

Дадим краткую характеристику некоторых из справочников.

В справочнике Ставки НДС (рис. 4), вызываемом одноименной командой подменю Налоги меню Справочники, хранится значение налога на добавленную стоимость.

В справочнике Ставки налога с продаж (рис. 5), вызываемом одноименной командой подменю Налоги меню Справочники, хранятся ставки налога с продаж, применяемые на данном предприятии.

В справочнике Единицы измерений (рис. 6), вызываемом одноименной командой меню Справочники, хранятся единицы измерения, которые используются при учете товара, материалов, продукции и т.д.

В справочник Статьи затрат на производство (рис. 7), вызываемый одноименной командой меню Справочники, заносятся значения объектов аналитического учета, использующихся для учета затрат на производство, оказания услуг, выполнения работ на счетах 20 (основное производство), 25 (общепроизводственные расходы), 26 (общехозяйственные расходы), 28 (брак в производстве).

Справочник Статьи издержек обращения (рис. 8), вызываемый одноименной командой меню Справочники, предназначен для ведения списка видов издержек обращения в организации, осуществляющей торговую деятельность.

Справочник Варианты расчетов налогов (рис. 9), вызываемый одноименной командой подменю Налоги меню Справочники, используется для учета на счетах Реализация продукции, Расчеты с покупателями и заказчиками, на вспомогательном счете Покупная стоимость реализованных товаров. Каждый вариант реализации описывается в справочнике набором значений реквизитов, таких как Ставка НДС, Ставка НП.

Справочник Виды продукции (работ, услуг) (рис. 10), вызываемый одноименной командой меню Справочники, применяется в программе для организации налогового учета и используется для ведения аналитического учета на счетах 20, 28, 40, 90.1 (выручка), 90.2 (себестоимость продаж).

Информация из справочника Подразделения (рис. 11), вызываемого одноименной командой меню Справочники, используется при оформлении кадровых приказов и ведении аналитического учета на счетах Общехозяйственные расходы и Общепроизводственные расходы.

В справочнике Сотрудники (рис. 12), вызываемом одноименной командой меню Справочники, содержатся сведения о сотрудниках предприятия. Информация из справочника используется при выписке первичных документов, например, расходных кассовых ордеров, а также при ведении аналитического учета на счетах Расчеты с персоналом по оплате труда, Расчеты с подотчетными лицами, Доходы будущих периодов.

Справочник Места хранения МПЗ (рис. 13), вызываемый одноименной командой меню Справочники, используется для ведения списка складов вашего предприятия, а также контейнеров, площадок, выставочных залов.

Справочник Валюты (рис. 14), вызываемый одноименной командой меню Справочники, предназначен для ведения и хранения списка валют и истории изменения их курсов. Для каждого элемента указывается код, краткое обозначение валюты, кратность и курс.

Более подробную информацию об этих и других справочниках программы 1С:Бухгалтерия можно извлечь из папки Справочники диалогового окна Описание (меню Помощь подменю Общее описание папка Бухгалтерский учет, редакция 4.5).

Справочники разные, но правила их заполнения и работы с ними общие. Рассмотрим эти правила.

Чтобы добавить строку выберите группу, в которой будет находиться создаваемая строка, после чего выберите команду Новый меню Действия или контекстного меню или нажмите кнопку Новая строка на панели кнопок или клавишу Ins. После редактирования параметров добавленной строки нажмите Enter.

Для добавления группы выберите группу, в которой будет находиться создаваемая группа, после чего выберите команду Новая группа меню Действия или контекстного меню или нажмите кнопку Новая группа на панели кнопок или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+F9. После редактирования параметров нового объекта нажмите клавишу Enter.

Чтобы скопировать строку выберите ее в окне справочника и выберите команду Копировать меню Действия или из контекстного меню или нажмите кнопку Копировать строку на панели кнопок или нажмите клавишу F9. В справочнике будет создана новая строка, являющаяся копией выбранной за исключением кода. Код автоматически создается программой и может быть отредактирован пользователем.

Чтобы удалить строку выберите удаляемую строку в окне справочника и выберите команду Удалить меню Действия или из контекстного меню или нажмите кнопку Удалить на панели кнопок или нажмите клавишу Del. Выделенная строка будет удалена из справочника.

Чтобы изменить строку выберите ее в окне справочника и нажмите клавишу Enter в случае редактирования справочника или комбинацию клавиш Shift+Enter, если справочник был вызван для выбора из него информации.

Чтобы сохранить изменения нажмите кнопку Записать на панели кнопок.

Чтобы выбрать информацию из справочника выберите строку и нажмите кнопку Изменить (открыть) на панели кнопок или нажмите клавишу Enter.

Чтобы просмотреть историю изменений значения выберите нужную строку и выберите команду История значения меню Действия или контекстного меню или нажмите кнопку История на панели кнопок или нажмите клавишу F5.

Для поиска элемента или группы в дереве выберите в таблице элемент или группу, после чего выберите команду Найти в дереве меню Действия или нажмите кнопку Найти в дереве на панели кнопок.

Чтобы перенести элемент или группу выберите в таблице элемент или группу, которую требуется перенести, а в дереве выберите группу, куда требуется перенести элемент или группу, после чего выберите команду Перенести в другую группу в меню Действия или нажмите кнопку Перенести в группу на панели кнопок или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+F5.

Для получения описания справочника нажмите кнопку Описание на панели кнопок.

Для перемещения по дереву можно использовать как клавиатуру, так и мышь. При использовании клавиатуры перемещение по текущему уровню дерева осуществляется клавишами ↑ и ↓, для перехода между уровнями используются комбинации клавиш Ctrl+↑ и Ctrl+↓. При использовании мыши для перехода к строке нужно щелкнуть на ней левой кнопкой мыши, для перехода между уровнями дерева - дважды щелкнуть на иконке выбранной группы или выбрать команду Следующий уровень/Предыдущий уровень из контекстного меню.

Справочник может быть отсортирован по любой колонке. Для выбора порядка сортировки необходимо выбрать команду Сортировка меню Действия или контекстного меню и затем выбрать нужную команду из подменю.

 

5. План счетов

 

План счетов является основой информационной базы программы 1С:Бухгалтерия. Обычно план счетов открывается при выборе в меню Операции команды План счетов. В конкретной конфигурации могут быть предусмотрены и другие способы доступа к плану счетов (команды меню, кнопки панелей инструментов). Кроме того, окно плана счетов используется в различных режимах программы для выбора счета из списка. Например, при вводе проводок счета проводки могут вводиться с клавиатуры, а могут быть выбраны из плана счетов.

 

5.1. Вид плана счетов

 

План счетов представляет собой таблицу (рис. 15), каждая строка которой отражает определенный счет или субсчет бухгалтерского учета.

Если при конфигурировании системы было назначено несколько планов счетов, то в верхней части таблицы будут присутствовать вкладки с названиями планов счетов. Таким образом, обратившись к одной из вкладок, можно выбрать тот или иной план счетов. Название текущего плана счетов выводится в заголовке таблицы, например, Основной.

В списке счетов выводятся колонки, отражающие различные данные счета:

§        Пиктограмма - самая левая колонка плана счетов. Является служебной и отражает состояние счета (является он группой или собственно счетом, заведен он в конфигурации или в информационной базе, помечен счет на удаление или нет).

§        Код — полный код счета, включающий все коды вышестоящих счетов.

§        Наименование — наименование счета (субсчета) – строка, отражающая назначение счета.

§        Вал. — признак ведения валютного учета, используется, если в конфигурации установлено ведение валютного учета. Если по счету или субсчету ведется валютный учет, то в графе Вал. ставится "+".

§        Кол. — признак ведения количественного учета. Если по счету или субсчету ведется количественный учет, то в графе "Кол." ставится "+".

§        Заб. — признак забалансового счета. Если счет является забалансовым, то в графе Заб. ставится "+". Забалансовые счета не могут корреспондировать с балансовыми счетами. С другой стороны по забалансовым счетам не контролируется принцип двойной записи.

§        Акт. — признак активности счета. Данный признак может иметь значения: "А" — активный, "П" — пассивный, "АП" — активно-пассивный. Активность счета определяет отображение остатков по счету. Активный счет имеет всегда дебетовый остаток - если кредитовый оборот превысит дебетовый, то дебетовый остаток будет отрицательным. Пассивный счет имеет всегда кредитовый остаток - если дебетовый оборот превысит кредитовый, то кредитовый остаток будет отрицательным. Активно-пассивный счет может иметь любой остаток, то есть остаток будет дебетовым или кредитовым, но всегда положительным. По умолчанию счет считается активно-пассивный.

§        Субконто1, ... Субконто5 — виды субконто счета. Количество этих колонок определяется настроенным в конфигурации максимальным количеством субконто счетов. Значения колонок определяют ведение аналитического учета по данному счету по указанным видам субконто. Например, указание в колонке Субконто1 вида субконто Материалы определяет ведение учета по данному счету в разрезе материалов.

Кроме перечисленных колонок в плане счетов могут содержаться колонки дополнительных реквизитов счетов, определенных в конфигурации.

Вид окна плана счетов зависит от конфигурации и может иметь различный состав колонок и дополнительных элементов интерфейса. Например, в окне плана счетов может располагаться кнопка Печать, позволяющая распечатать текущий план счетов.

Кроме того, при вызове из меню и для выбора счета в различных режимах могут вызываться окна плана счетов, имеющие различный состав колонок и дополнительных элементов интерфейса.

В окне плана счетов в определенный момент времени можно просматривать список счетов, принадлежащий одному плану счетов. Как правило, на предприятии используется один план счетов. Если в системе используется более одного плана счетов, то в верхней части окна появляются вкладки с названиями планов счетов. Для выбора требуемого плана счетов достаточно выбрать одну из вкладок или в меню Действия выбрать команду Выбрать план счетов. При этом на экране появится список с объявленными ранее планами счетов, в котором можно выбрать требуемый план счетов. Кроме того, для перехода по планам счетов могут использоваться комбинации клавиш Ctrl+Shift+F и Ctrl+Shift+B.

План счетов имеет многоуровневую структуру. На верхнем уровне находятся счета, на нижних - подчиненные им субсчета. Как правило, план счетов имеет два уровня вложенности, соответствующих схеме счет-субсчет. При этом счет верхнего уровня или группа — это непосредственно сам счет, а счет нижнего уровня — это субсчет. Счет, являющийся группой, т.е. содержащий субсчета, имеет пиктограмму-состояние желтого цвета.

При просмотре плана счетов можно просматривать счета в соответствии с их уровнем подчинения, т.е. в окно просмотра можно вывести только счета, не показывая при этом подчиненных им субсчетов. Для этого в меню Действия надо выбрать режим Иерархический список.

Для просмотра субсчетов, имеющихся у какого-либо счета, достаточно выполнить одно из следующих действий: нажать клавиши Ctrl+↓ или выбрать команду Следующий уровень в меню Действия.

Для того чтобы вернуться назад, на более верхний уровень, в данном случае, к счетам, нужно проделать обратные действия, а именно: нажать комбинацию клавиш Ctrl+↑ или выбрать команду Предыдущий уровень в меню Действия.

Если же режим Иерархический список отключен, то в окно просмотра плана счетов будут выведены все имеющиеся счета и подчиненные им субсчета в одном списке.

 

5.2. Ввод нового счета или субсчета

 

Для ввода нового счета или субсчета достаточно, находясь в плане счетов, проделать одно из следующих действий: нажать кнопку Новая строка на панели кнопок окна плана счетов или нажать клавишу Ins или в меню Действия выбрать команду Новый.

Если для плана счетов была задана установка Редактировать в диалоге, то на экране появится диалоговое окно, позволяющее ввести все необходимые реквизиты счета. В противном случае новый счет или субсчет будет вводиться в списке, т.е. непосредственно в окне плана счетов. Возможность редактирования счета в списке и в отдельном окне определяется в конфигурации.

При вводе нового счета программа задает вопрос, будут ли у счета субсчета? Если ответить утвердительно, то счет при записи становится группой, т.е. счетом верхнего уровня, и в дальнейшем может иметь субсчета. Счет-группа не может быть использован в проводках, в них могут быть использованы только его субсчета.

Если же при вводе счета ответить, что счет не будет иметь субсчетов, то такой счет не будет являться группой, а его пиктограмма-состояние будет окрашена в синий цвет. Счет, не являющийся группой используется в проводках. Если в дальнейшем для такого счета потребуется ввести субсчета, то это можно будет сделать.

При вводе первого же субсчета данного счета в плане счетов будет автоматически создана группа с тем же кодом, который имел данный счет, а к коду самого счета будет добавлен код субсчета "0". То есть, фактически, существовавший ранее счет станет субсчетом созданной группы, при этом группа будет иметь тот же код, что и был у счета. При этом на созданном субсчете будут отражены все итоги, которые были на счете. Например, если был счет "20", не имеющий субсчетов, а затем ввели субсчет "20.1", то счет "20" будет переименован в "20.0", и будет создан счет "20", являющийся группой для субсчетов "20.1" и "20.0". Такой механизм позволяет сохранять существующие итоги по счету без субсчетов, на созданном автоматически субсчете.

Ввод субсчета принципиально не отличается от ввода счета. Если вводится новый субсчет для счета, который не был введен ранее, то в план счетов автоматически добавляется и сам счет.

Программа не позволяет вводить субсчета для нередактируемых счетов, т.е. тех, которые были введены на этапе конфигурирования.

Новый счет или субсчет может быть введен в план счетов путем копирования уже существующего счета или субсчета. Для этого достаточно поместить курсор на строку со счетом или субсчетом, который будет использоваться в качестве образца, и выполнить одно из следующих действий: нажать клавишу F9 или нажать мышью кнопку Копировать строку на панели кнопок в окне плана счетов или выбрать команду Копировать в меню Действия.

При копировании данные нового счета автоматически заполняются данными текущего счета. Далее действия системы совпадают с действиями при вводе нового счета.

 

5.3. Редактирование счета

 

Для изменения данных счета можно воспользоваться командой Изменить меню Действия или кнопкой панели кнопок Изменить или нажатием комбинации клавиш Shift+Enter. Если план счетов открыт не для выбора, то изменение счета вызывается также нажатием клавиши Enter или двойным щелчком мыши. При этом в зависимости от конфигурации и установки режима Редактировать в диалоге изменение счета будет производиться в отдельном окне или в строке списка счетов.

Для редактирования счетов используются общие приемы работы в формах.

При редактировании в отдельном окне для окончания редактирования следует нажать предназначенную для этого кнопку (обычно ОК) или закрыть окно, а при редактировании в списке нажать клавишу Enter или кнопку панели кнопок Записать.

Для счетов созданных в конфигурации изменяться могут только дополнительные реквизиты счета, то есть код счета и настройки учета изменены быть не могут.

Изменение настроек учета счетов может выполняться только в монопольном режиме. Это связано с тем, что изменение настроек учета сильно влияет на работу всех механизмов бухгалтерского учета системы.

При изменении кода счета, имеющего субсчета, изменяется соответствующая часть кода у его субсчетов. При изменении субсчета не может быть изменена, часть кода, относящаяся к коду счета. То есть не существует возможности "переподчинить" субсчет другому счету. Изменение кода счета (субсчета) не является созданием нового счета, а есть просто смена кода, как элемента данных счета. То есть все проводки и итоги останутся "привязанными" к этому счету, и в них будет отображаться измененный код.

При изменении настроек счетов (аналитического, валютного, количественного учета, признака забалансовости) системе может потребоваться выполнить полный пересчет итогов. После изменения настроек счета будет выдано соответствующее предложение. Пересчет итогов может занять продолжительное время. Если предполагается изменять настройки нескольких счетов, то имеет смысл отказаться от немедленного пересчета, а выполнить его после того как будут сделаны все необходимые изменения в плане счетов. Это можно сделать в режиме Управление бухгалтерскими итогами (кнопка Полный пересчет итогов). В случае отказа от немедленного пересчета использование бухгалтерских итогов будет невозможно до выполнения полного пересчета. Программа будет сообщать о необходимости выполнения пересчета итогов при запуске системы и при обращении к итогам.

При изменении настроек учета по субсчетам, не могут быть отменены введенные настройки учета счета, которые автоматически распространяются на субсчета, а могут быть лишь включены дополнительные настройки. То есть, если по счету включено ведение валютного учета, то нельзя его отменить у субсчета, а если ведение валютного учета по счету не включено, то его можно включить по субсчету.

При редактировании видов субконто действуют следующие правила. Если для счета задается несколько видов субконто, то они должны указываться слева направо без пропусков. Очередность указания видов субконто определенным образом влияет на быстродействие различных выборок итогов, но принципиально не ограничивает возможность получения итогов с любой комбинацией разрезов и значений субконто.

Так, например, если для счета "10" в колонке "Субконто1" выбрать вид субконто "Материалы", а в колонке "Субконто2" – вид субконто "Склады", то получение остатка по конкретному материалу по всем складам будет выполняться быстрее, чем при обратном порядке настройки видов субконто, но в любом случае можно будет получать итоги как по материалам в разрезе складов, так и по складам в разрезе материалов, и разумеется по каждому виду субконто в отдельности.

Если у счета задан один или более видов субконто, то у субсчета могут быть лишь добавлены виды субконто справа от уже введенных по счету.

Для отключения включенных настроек аналитического учета (видов субконто) при изменении счета следует использовать команду Значение-Очистить значение меню Действия.

Если в конфигурации предусмотрена возможность редактирования счета в отдельном окне и включен режим в плане счетов Редактировать в диалоге, то существует дополнительная возможность открыть диалоговое окно только для просмотра конкретного счета, а не для его редактирования.

При открытии в режиме редактирования счет блокируется от изменений другими пользователями. Открытие его в режиме просмотра, не вызывает блокировки, что позволяет с одной стороны открывать счета, редактируемые другими пользователями, а с другой стороны открывать счета таким образом, что другие пользователи смогут их редактировать.

 

5.4. Удаление счета

 

Счета или субсчета, введенные в план счетов в сеансе работы пользователя, могут быть непосредственно удалены из плана счетов или помечены на удаление. Возможность непосредственного удаления счета задается при работе в сеансе конфигурирования системы. Если такая возможность имеется, то при работе в сеансе пользователя можно установить режим удаления счета — или удалить счет, или пометить его на удаление (команда Параметры меню Сервис, вкладка Общие, пункт Режим удаления объектов).

В каком режиме работает система — непосредственного удаления или пометки на удаление — легко определить по названию команды меню Действия (соответственно Удалить или Пометить на удаление).

Для пометки на удаление счета/субсчета или непосредственного его удаления поместите курсор на выбранный счет/субсчет и выполните одно из следующих действий: нажмите клавишу Del или нажмите мышью кнопку Пометить на удаление на панели кнопок окна Плана счетов или выберите команду Удалить (Пометить на удаление) меню Действия.

После ответа Да на запрос об удалении или пометке на удаление счет будет удален (помечен на удаление). Если счет имел субсчета, то они также удаляются или помечаются на удаление. При этом если счет помечается на удаление, условный значок в крайней левой графе плана счетов перечеркивается.

Рекомендуется не пользоваться прямым удалением счетов, а помечать их на удаление. Это связано с тем, что счета, как и их субсчета, могут использоваться в проводках операций. Непосредственное удаление счета может привести к тому, что проводки уже введенных операций окажутся некорректными. При пометке на удаление счета сохраняется ссылочная целостность системы. Помеченные на удаления счета в дальнейшем можно проверить на использование в проводках операций (команда Поиск ссылок на объект меню Операции) и произвести корректное удаление счета, не нарушая целостности системы.

Для отмены пометки на удаление счета/субсчета поместите курсор на строку с ранее помеченным счетом/субсчетом и выполните одно из следующих действий: нажмите клавишу Del или нажмите мышью кнопку Пометить на удаление на панели инструментов окна плана счетов или выберите команду Отменить пометку на удаление меню Действия.

После ответа Да на запрос об отмене пометки на удаление счет/субсчет будет "восстановлен". Это будет отражено в изменении условного значка в крайней левой графе плана счетов.

Если удаляемый счет является субсчетом, а счет-группа, которой он принадлежит, также помечен на удаление, то пометка на удаление у группы снимается.

 

5.5. Поиск счета

 

Для поиска нужного счета в плане счетов (списке счетов) существует два способа: быстрый поиск и произвольный поиск.

Для выполнения быстрого поиска необходимо клавишами или мышью поместить курсор в ту колонку списка счетов, в которой необходимо найти какое-либо значение, и просто набирать на клавиатуре искомое значение.

В случае обнаружения первого введенного символа он отображается в рамке в нижней части колонки, а курсор устанавливается в ту ячейку списка, первые символы значения которой совпадают с введенными. Последний введенный символ можно удалить из строки поиска, нажав клавишу Backspace.

Если план счетов представлен в виде иерархического списка, то поиск идет только в текущей группе списка. Для поиска во всем списке следует отключить режим иерархического списка.

Наиболее целесообразно на практике применять быстрый поиск по коду счета, так как он использует свойство сортировки по коду и выполняется практически мгновенно. Поиск по другим колонкам не дает выигрыша по сравнению с произвольным поиском.

В режиме настройки параметров системы может быть включена опция, при которой поиск в плане счетов будет всегда выполняться по коду счета, независимо от текущей колонки.

Наиболее широкими возможностями обладает режим произвольного поиска. Он позволяет осуществлять поиск по любым значениям колонок в обоих направлениях.

 

6. Журналы

 

В программе 1С:Бухгалтерия используются журналы документов, операций, проводок, расчетов.

Журналы документов предназначены для хранения и работы с документами. Количество журналов, их внешний вид и виды хранящихся в них документов определяется в Конфигураторе.

Чтобы вызвать журнал документов выберите в меню Операции команду Журналы документов и в появившемся диалоговом окне Выбор журнала (рис. 16) выберите имя журнала в списке и нажмите кнопку OK.

Для просмотра журнала используйте клавиши управления курсором и линейки прокрутки. Каждая строка журнала является записью о документе. Записи в журнале сортируются по дате, а внутри даты — по времени ввода документа в журнал.

Для быстрого перехода в начало или конец журнала можно использовать клавиши Home и End.

Для перемещения курсора по журналу можно использовать следующие клавиши:

Ctrl+] — для перемещения к документам со следующей датой;

Ctrl+[ — для перемещения к документам с предыдущей датой;

Документ считается выбранным, когда курсор стоит на строке с записью о документе в любой графе журнала.

Интервал видимости определяет, документы за какой период времени будет видны при просмотре журнала. Текущий интервал видимости выводится в заголовке окна журнала в скобках после названия журнала.

Для установки интервала видимости записей журнала выберите команду Интервал меню Действия. На экране появится диалоговое окно Параметры журнала (рис. 17).

В соответствующих полях этого запроса необходимо указать начальную и конечную даты интервала видимости документов. При просмотре журнала будут видны только те документы, даты которых попадают в установленный интервал.

Чтобы открыть документ для просмотра и редактирования выберите в журнале документ, который необходимо просмотреть и нажмите клавишу Enter. По окончании просмотра и редактирования нажмите кнопку ОК для сохранения сделанных изменений или кнопку Отмена для отказа от сохранения.

Чтобы ввести новый документ выберите в меню Действия команду Ввести, из списка документов выберите вид документа и нажмите кнопку ОК. Заполните выданный на экран документ. Для ввода документа в журнал нажмите кнопку ОК.

Чтобы ввести новый документ на основании существующего выберите в журнале документ, который будет служить основанием для ввода нового документа, в меню Действия выберите команду Ввести на основании. Из списка документов выберите вид документа и нажмите кнопку ОК. На экран будет выдан частично заполненный документ выбранного вида. В выданном на экран диалоговом окне введите необходимые реквизиты документа. Для ввода документа в журнал нажмите кнопку ОК.

Чтобы скопировать документ выберите в журнале документ, который необходимо скопировать, в меню Действия выберите команду Копировать. В появившемся на экране диалоговом окне исправьте необходимые реквизиты документа. Для ввода документа в журнал нажмите кнопку ОК.

Чтобы удалить документ выберите в журнале документ, который необходимо удалить, в меню Действия выберите команду Удалить. В появившемся на экране запросе подтвердите удаления документа, нажав кнопку ОК.

Для быстрого поиска в журнале встаньте в ту графу журнала, в которой необходимо осуществить быстрый поиск. Наберите на клавиатуре символы того значения, которое необходимо найти в этой графе журнала. Поиск ведется вниз от текущего положения курсора в журнале.

В случае обнаружения первого введенного символа он отображается в рамке в нижней части графы, а курсор устанавливается в ту ячейку журнала, первые символы значения которой совпадают с введенными. Последний введенный символ можно удалить из строки поиска, нажав клавишу Backspace.

При поиске по дате следует указывать сначала год (две цифры), затем без разделительной точки месяц, и последним — день, например "050324" (24 марта 2005 года). При поиске по времени искомое значение необходимо вводить так, как оно изображается в графе журнала — с разделителями часов и минут. При поиске числа сравнение с введенными символами начинается с левой цифры.

Для поиска документа по номеру выберите в подменю Поиск меню Действия команду Найти по номеру. На экране появится диалоговое окно Поиск документа по номеру (рис. 18).

Для поиска документа по любому критерию выберите в подменю Поиск меню Действия команду Искать. На экране появится диалоговое окно Поиск (рис. 19).

Журнал операций (рис. 20) предназначен для просмотра списка операций. Этот журнал обладает рядом особенностей. Например, разделение журнала операций на 2 подокна: для списка операций и для списка проводок текущей операции. Кроме этого, для операций, сформированных документами, существует возможность открыть для редактирования не только саму операцию, но и документ, который сформировал эту операцию.

Журнал проводок (рис. 21) предназначен для просмотра списка проводок, принадлежащих разным операциям.

Журналы расчетов являются средством для хранения и расчета записей, введенных при проведении документов расчета. Каждая строка журнала отражает единичное событие расчета для того или иного объекта. Объектами расчета могут служить элементы любого справочника, существующего в системе. Так, например, для расчета заработной платы справочником объектов расчета будет являться справочник Сотрудники, для расчета амортизации основных средств - справочник Основные средства и т.п.

Структура и свойства журнала расчетов определяются при его создании в конфигураторе, при этом форма журнала в общем случае содержит 5 реквизитов, соответствующих обязательным реквизитам журнала расчета: Объект, Вид расчета, Результат, Дата начала и Дата окончания, а также может содержать дополнительные реквизиты, определяемые в конфигураторе.

О состоянии рассчитанности записи можно судит по иконке, расположенной слева. Дополнительно цветом обозначаются следующие особенности записей журнала расчетов: белый цвет — обычные, редактируемые записи текущего периода; желтый цвет — т.н. «фиксированные» записи, результат расчета которых зафиксирован и не доступен для редактирования, и голубой цвет — архивные записи, т.е. записи предыдущих периодов расчета.

Окно журнала расчетов содержит панель инструментов для быстрого доступа к наиболее часто используемым командам работы с журналом расчетов.

По умолчанию панель инструментов располагается в верхней части окна журнала расчетов под строкой заголовка окна. Положение панели в окне (сверху, снизу, справа или слева) можно задать в настройке параметров интерфейса (команда Параметры меню Сервис). Там же можно вообще запретить вывод панели инструментов на экран.

 

7. Отчеты

 

При необходимости обработки информации в информационной базе согласно некоторому алгоритму (например, получение различных сводных данных) в программе 1С:Бухгалтерия используются отчеты (обработки). Для задания отчета на этапе разработки задачи определяется алгоритм отчета, определяющий получение и обработку информации из базы данных, и форма отчета, позволяющая пользователю задавать параметры алгоритма и включаемых в отчет данных. Список доступных пользователю отчетов полностью определяется при разработке задачи.

Подробную информацию об используемых в программе 1С:Бухгалтерия отчетах можно извлечь из папки Отчеты диалогового окна Описание (меню Помощь подменю Общее описание папка Бухгалтерский учет, редакция 4.5).

При выборе пользователем из меню Отчеты необходимого отчета на экране появляется окно, объединяющее форму отчета и инструментальную панель, позволяющую выполнять различные действия при работе с отчетом.

Пользователю доступны следующие действия:

ü      выполнение действий, определяемых формой отчета;

ü      изменение отчета;

ü      сохранение и загрузка параметров отчета (настройка отчета);

ü      переход к описанию отчета;

ü      получение краткой справки по элементам формы отчета.

Доступные пользователю действия зависят полностью от формы отчета, однако некоторые действия (такие как формирование отчета, отмена и т.д.) являются практически стандартными для всех отчетов.

Элементы формы отчета позволяют пользователю управлять формированием отчета, изменяя параметры обработки данных алгоритмом отчета. Возможности управления отчетом полностью зависят от отчета и для различных отчетов могут быть полностью различны.

Пользователь может сохранить все введенные параметры как настройку отчета, нажав кнопку Сохранить настройку на панели кнопок. При необходимости сохраненную ранее настройку можно загрузить в форму отчета, нажав кнопку Открыть настройку на панели кнопок. Это позволяет получать отчеты, не вводя каждый раз необходимые значения параметров отчета.

Нажав кнопку Описание на панели кнопок, пользователь может перейти к описанию отчета. Для получения краткого описания элемента формы отчета пользователю необходимо нажать кнопку Рассказать про на панели кнопок и затем щелкнуть на выбранный элемент.

Кратко рассмотрим назначение и содержание используемых в программе 1С:Бухгатерия стандартных отчетов.

Стандартные отчеты предназначены для использования практически в любых организациях для любых разделов бухгалтерского учета. В основном, они выдают бухгалтерские итоги в различных разрезах для любых указываемых счетов, видов субконто, валют. К стандартным относятся такие отчеты, как Оборотно-сальдовая ведомость, Шахматка, Анализ счета, Карточка счета и другие.

Стандартные отчеты используются очень широко непосредственно при ведении бухгалтерского учета для анализа бухгалтерских итогов на уровне счетов, субсчетов, валют, объектов аналитики, различных периодов и детальных проводок.

Выбор требуемого стандартного отчета производится с помощью команд меню Отчеты главного меню программы.

Отчет Оборотно-сальдовая ведомость (рис. 22) для каждого счета содержит информацию об остатках на начало и на конец периода и оборотах по дебету и кредиту за установленный период.

Отчет Сводные проводки (рис. 23) содержит обороты между счетами (суммы в дебет одного счета с кредита другого) за некоторый период времени.

Отчет Шахматка (рис. 24) содержит табличное представление оборотов между счетами за некоторый выбранный период.

Отчет Оборотно-сальдовая ведомость по счету (рис. 25) содержит информацию о разбиение остатков и оборотов по конкретным объектам аналитического учета (субконто) для счетов, по которым ведется аналитический учет.

Отчет Обороты Счета (Главная Книга) (рис. 26) используется для вывода оборотов и остатков счета за каждый месяц.

Отчет Журнал-ордер (ведомость) по счету (рис. 27) содержит информацию по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо), детализированный по датам (периодам) или по проводкам (операциям).

Отчет Анализ счета (рис. 28) содержит информацию об оборотах счета с другими счетами за выбранный период, а также сальдо на начало и на конец периода.

Отчет Карточка счета (рис. 29) содержит все проводки с данным счетом или проводки по данному счету по конкретным значениям объектов аналитического учета — наименованию материала, организации-поставщику и т.д.

Отчет Анализ счета по субконто (рис. 30) содержит итоговые суммы корреспонденций данного счета с другими счетами за указанный период, а также остатки по счету на начало и на конец периода в разрезе объектов аналитического учета. Этот отчет может быть сформирован только для счетов, по которым ведется аналитический учет.

Отчет Анализ счета по датам (рис. 31) содержит обороты и остатки по счету на каждую дату определенного периода. Это может потребоваться, например, для анализа изменения во времени средств или обязательств организации, для проверки соответствия введенных в информационную базу данных данным, указанным в банковских выписках, и т.д.

В отчете Анализ субконто (рис. 32) для каждого субконто (объекта аналитического учета) выбранного вида приводятся обороты по всем счетам, в которых используется это субконто, а также развернутое и свернутое сальдо.

Отчет Карточка субконто (рис. 33) содержит все операции с конкретным объектом аналитического учета (субконто) в хронологической последовательности с указанием реквизитов проводок, остатков по субконто после каждой операции, на начало и конец периода. Обороты и остатки выводятся в денежном выражении, а при ведении количественного учета — также и в натуральном выражении. При ведении валютного учета по тем счетам, для которых выбран данный вид субконто, в отчет включается информация и о валюте.

Отчет Обороты между субконто (рис. 34) позволяет проанализировать обороты между одним или всеми субконто одного вида, и одним или всеми субконто другого вида. Этот отчет позволяет узнать, например, сколько товаров разного вида купил каждый покупатель, или, наоборот, — для каждого товара узнать суммарные объемы его закупок каждым покупателем.

Отчет по проводкам (рис. 35) позволяет получить выборку из журнала проводок по некоторым заданным критериям.

В отчете Расширенный анализ субконто (рис. 36) для каждого вида субконто, по которому ведется аналитический учет на счете, определяются дебетовые и кредитовые обороты по субконто, а также развернутое и свернутое сальдо на начало и конец выбранного периода. При этом в форме настройки параметров отчета можно установить различные режимы отбора и сортировки субконто. Данный вид отчета применяется только для счетов, на которых ведется аналитический учет по субконто.

Отчет Диаграмма (рис. 37) предназначен для представления данных бухгалтерских итогов в графическом виде.

 

8. Типовые операции

 

Данные о хозяйственной деятельности предприятия в 1С:Бухгалтерии хранятся в виде операций. Каждая операция содержит одну или несколько проводок, полностью отражающих в бухгалтерском учете соответствующую хозяйственную операцию.

Операции могут автоматически формироваться документами, такими, как приходный кассовый ордер, расходная накладная и др., или вводиться вручную.

Для операции в Типовой конфигурации используются стандартные реквизиты Содержание операции и Сумма. Способ автоматического заполнения суммы операции пользователь может определить самостоятельно на вкладке Операция диалогового окна Настройка параметров системы, вызываемого командой Параметры меню Сервис.

В состав данных проводок (см рис. 21), помимо основных данных проводки (счетов, субконто, валюты, количества, суммы и суммы в валюте) включен реквизит Содержание проводки. Он предназначен для указания дополнительной текстовой информации кратко характеризующей конкретную проводку операции. В поле Содержание операции следует указывать информацию, характеризующую всю операцию в целом.

Важным является реквизит Первичный документ, в котором указываются оригинальные данные первичного документа, послужившего основанием для проводки. Эти данные используются, в частности, для заполнения регистров налогового учета.

Кроме того, в состав данных проводок включен реквизит Номер Журнала (NЖ). Он используется для ввода в каждой проводке некоторого двухзначного номера. Номер может содержать цифры и буквы. Номер журнала в основном используется для отбора проводок по этому признаку. Отбор проводок может производиться в журнале проводок и в отчете по проводкам. Данный реквизит проводки может заполняться пользователем произвольно. Рекомендуется выработать некоторый принцип, по которому проводки будут разделяться по номерам журналов и в дальнейшем его придерживаться. Целесообразно использовать небольшое количество номеров журналов.

Форма операции в Типовой конфигурации (рис. 38) содержит данные операции и всех ее проводок. Значения субконто дебета и кредита располагаются после колонок счетов (соответственно дебета и кредита) вертикально (первое, второе и третье субконто).

Кнопка ОК формы операции вызывает запись операции и закрытие окна формы. Для выполнения тех же действий можно воспользоваться нажатием комбинации клавиш Ctrl+Enter.

Если необходимо записать операцию без закрытия окна, то можно воспользоваться кнопкой Записать. Кнопка Закрыть вызывает закрытие окна. Если вводится новая операция или изменена уже существующая операция, то при нажатии кнопки Закрыть предлагается записать операцию.

Документы не всегда могут учесть особенности конкретной хозяйственной операции, но с помощью ручного ввода операции это всегда можно сделать.

Учет по любому разделу можно вести исключительно с помощью ручных операций, а можно часть операций вводить документами, а часть - вручную.

Если организация к моменту перехода на учет в 1С:Бухгалтерии уже ведет хозяйственную деятельность, то с помощью ручных операций можно ввести начальные остатки по состоянию на начало учетного периода - года (квартала, месяца).

Для ввода новой операции выберите в меню Документы команду Ввести операцию вручную.

При вводе операций вручную вы должны самостоятельно указать корреспондирующие счета, объекты аналитического учета и суммы проводок.

Для просмотра введенных операций предусмотрено два вида журналов - журнал операций и журнал проводок (см рис. 20 и 21).

Для просмотра списка (журнала) операций выберите в меню Журналы команду Журнал операций.

Журнал операций позволяет просмотреть список операций. При этом каждая операция отображается в нем одной строчкой, содержащей наиболее важную информацию.

В журнале операций можно показывать и проводки, принадлежащие текущей операции. Для этого достаточно выбрать команду Показывать проводки меню Действия.

Для просмотра списка (журнала) проводок выберите в меню Журналы команду Журнал проводок.

Журнал проводок является средством просмотра в виде списка бухгалтерских проводок введенных операций. Информация в журнале проводок отображается более детально, чем в журнале операций: в нем выводятся и данные самой операции, и данные проводок (дебет, кредит, количество, сумма и т.д.).

Если в журнале операций можно просмотреть основные данные по операциям в списке и проводки текущей операции, то в журнале проводок отражаются проводки, относящиеся к разным операциям.

В журнале проводок предусмотрена возможность просмотра списка проводок разделенных по номерам журналов операций. Для включения этого режима в форме журнала используется флажок Разделять по номерам журналов. При включении данного режима в верхней части окна появляются вкладки с номерами журналов. Для просмотра проводок по номеру журнала нужно щелкнуть мышью по вкладке с нужным номером, или использовать комбинации клавиш Ctrl+Alt+F, Ctrl+Alt+B для переключения между номерами журналов. Кроме того, отбор по номерам журналов может включаться использованием стандартного режима отбора в журнале проводок.

Ввод новой операции может быть произведен с использованием типовой операции. В комплект поставки 1С:Бухгалтерия 7.7 входит набор типовых операций, который можно дополнять.

Ввод типовых операций является частичной автоматизацией ввода операций и предназначен для ввода простых операций, требующих ввода нескольких проводок с расчетом их сумм. В более сложных ситуациях предпочтительнее пользоваться вводом операций с использованием документов.

Для ввода новой операции с использованием типовой операции выполните команду Ввести типовую операцию меню Документы. Далее в появившемся диалоговом окне (рис. 39) необходимо выбрать нужный шаблон операции.

Шаблон операции может быть изменен в соответствии с особенностями учета для конкретной организации. Вы также можете создавать новые шаблоны. Для этого выберите в меню Операции команду Типовые операции. В появившемся диалоговом окне Типовые операции выберите нужную операцию и дважды щелкните левой кнопкой мыши на ее имени. (В качестве примера на рис. 40 показан шаблон типовой операции Поступление материала).

В отличие от ввода новой операции вручную, операция уже будет содержать проводки, при этом часть реквизитов операции и проводок будет уже заполнена значениями, определенными в шаблоне типовой операции. Как правило, будут заполнены содержание операции, счета проводок, иногда - значения субконто. Пользователю лишь остается дополнить проводки, используя предлагаемый шаблон.

 

9. Обработка документов

 

Режим Обработка документов предназначен для выполнения групповых действий над документами и бухгалтерскими операциями и для формирования реестра документов.

Для обращения к данному режиму следует выбрать команду Обработка документов меню Сервис. На экране появится диалоговое окно Обработка документов (рис. 41).

Данный режим предназначен для выполнения действий, которые обычно выполняются в журнале операций и журнале документов по одной строке сразу над группой документов (операций), а также для выдачи на печать списка документов.

Выборка документов может быть ограничена различными условиями.

В форме обработки устанавливается интервал, в котором будут выполняться действия над документами (операциями). Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода. Если нужен "стандартный" период (квартал, месяц, год, полугодие, 9 месяцев), воспользуйтесь кнопкой выбора периода "...".

Для выбора видов документов, над которыми будут выполняться действия, в форме предназначены два списка. В правом списке выдаются наименования всех видов документов, существующих в конфигурации. В левом списке — виды документов, выбранные для выполнения действия над ними. Переносить документы из одного списка в другой можно при помощи кнопок "->", "<-" (только выбранный вид документу) или "<<=","=>>" (сразу все документы).

Можно ограничить выборку документами, имеющими отношение к определенному контрагенту. Если значение в поле Обрабатывать документы по контрагенту выбрано, в отчет будут включены документы, относящиеся к выбранному контрагенту. Для очистки выбранного значения можно воспользоваться кнопкой X. Следует учитывать, что отношение документа к определенной организации определяется различными реквизитами документа и может определяться также проводками документа.

Сформированный отчет будет содержать список документов за указанный период в соответствии с установленными условиями.

Для каждого документа выводится дата, вид документа, номер документа, общая сумма документа, а также дополнительная информация, характеризующая документ, специфичная для документов различных видов. Порядок записей в отчете соответствует хронологическому порядку документов.

Для выполнения включения (выключения) проводок операций следует установить необходимые параметры условий выборки документов, выбрать в поле Обработка команду Включить проводки или Выключить проводки и нажать кнопку Выполнить.

Включение (выключение) проводок операций выполняет действия, аналогичные действиям Включить проводки и Выключить проводки, доступным в журналах операций и проводок, для всех операций в выбранном интервале и в соответствии с установленными условиями выборки.

Для выполнения пометки (отмены пометки) на удаление документов (операций) на удаление следует установить необходимые параметры условий выборки документов, выбрать в поле Обработка команду Пометить на удаление или Отменить пометки на удаление и нажать кнопку Выполнить.

Пометка и отмена пометки на удаление документов (операций) выполняет указанные действия для всех документов в выбранном интервале и в соответствии с установленными условиями выборки. Собственно удаление помеченных объектов может быть выполнено в режиме Удаление помеченных объектов.

Для выполнения проведения (отмены проведения) документов, следует установить необходимые параметры условий выборки документов, выбрать в поле Обработка команду Провести или Сделать не проведенным и нажать кнопку Выполнить.

«Проведение» документов выполняет последовательное проведение (перепроведение, если документы уже проведены) документов в выбранном интервале в соответствии с установленными условиями выборки. «Отмена проведения» делает проведенные документы непроведенными в выбранном интервале в соответствии с установленными условиями выборки.

Окно режима Обработка документов может быть закрыто нажатием кнопки Закрыть или стандартным способом закрытия окна.

 

10. Начало ведения учета

 

Рекомендуется следующий порядок работы с программой 1С:Бухгалтерия.

1. Ознакомьтесь с Планом счетов.

Прежде чем вести бухгалтерский учет с помощью программы 1С:Бухгалтерия, необходимо задать параметры учета и ввести начальные остатки счетов. Поэтому, прежде всего, ознакомьтесь с Планом счетов.

План счетов содержит все необходимые счета и субсчета и включает настройку аналитического, количественного и валютного учета. В общем случае, план счетов 1С:Бухгалтерии не требует дополнительной настройки.

2. Введите сведения об организации.

В начале работы с программой необходимо ввести сведения о вашей организации в предназначенном для этого диалоговом окне.

Сведения об организации включают информацию о регистрационных данных организации, банковские реквизиты, отдельные элементы учетной политики.

3. Введите ставки налогов.

Откройте справочник Налоги и отчисления. Проверьте установленные ставки налогов, сборов и взносов. При необходимости отредактируйте их.

Ставки налогов являются периодическими значениями, то есть значениями, зависящими от даты. Справочник показывает значения ставок на рабочую дату (она указана в заголовке окна справочника). Используя кнопку История значения на панели инструментов справочника, проверьте даты ввода ставок налогов.

4. Заполните справочники.

Справочники можно заполнять как предварительно, так и в процессе ввода новых операций и документов в информационную базу. При этом справочники Банковские счета и Валюты целесообразно заполнить заранее.

В справочник Банковские счета необходимо занести банковские реквизиты вашей организации.

В справочник Валюты следует внести сведения о валютах, используемых в организации. Для каждой валюты рекомендуется внести историю курса - с первой даты, за которую вы планируете вводить хозяйственные операции, по текущую дату. Дату и значение курса следует вводить в соответствии с котировками валют, устанавливаемыми ЦБ РФ.

5. Введите начальные остатки.

Ввод начальных остатков требуется в том случае, если организация к моменту перехода на учет в 1С:Бухгалтерии 7.7 уже ведет хозяйственную деятельность.

Остатки следует вводить по состоянию на начало учетного периода - года (квартала, месяца). Для этого датой ввода начальных остатков должна быть дата последнего календарного дня предыдущего года (квартал, месяца). Для удобства работы установите дату ввода начальных остатков в качестве рабочей даты, используя режим настройки параметров (меню Сервис, команда Параметры).

Ввод операций можно осуществлять, используя Журнал операций. Для его вызова выберите команду Журнал операций меню Журналы.

Используя журнал, можно просматривать и редактировать существующие операции, вводить новые, осуществлять выборку нужных по различным критериям.

Остатки по счетам, для которых в плане счетов установлен режим ведения аналитического учета, вводятся с указанием конкретных объектов аналитического учета (субконто).

Если по счету ведется количественный учет, необходимо указывать также остаток в количестве.

Если по счету ведется валютный учет, необходимо вводить остатки по каждой валюте отдельно, с указанием валютной суммы и соответствующего этой валюте рублевого эквивалента.

6. Введите операции до текущей даты.

После ввода начальных остатков следует ввести операции, которые имели место до текущей даты.

Если за период от даты, на которую введены начальные остатки, до текущей даты, было совершено небольшое количество хозяйственных операций, то предпочтительнее ввести в информационную базу все операции, которые имели место за этот период. В этом случае вы будете иметь детальные данные по всем счетам и объектам аналитического учета.

При большом количестве совершенных хозяйственных операций можно ввести перекрестные обороты по счетам, суммируя проводки с одинаковой корреспонденцией и совпадающими значениями субконто и валюты. Это имеет смысл сделать лишь в том случае, если у вас уже выведены обороты по всем счетам для каждого объекта аналитического учета, а также по валюте и количественному учету.

7. Проверьте правильность ввода данных.

Правильность введенных данных вы сможете проверить, получив отчеты Оборотно-сальдовая ведомость, Оборотно-сальдовая ведомость по счету, Анализ счета по субконто, Анализ субконто.

Стандартный отчет Оборотно-сальдовая ведомость (см рис. 22) позволяет увидеть остатки по всем счетам. Остатки можно сравнить с остатками в Главной книге.

Стандартный отчет Оборотно-сальдовая ведомость по счету (см рис. 25) может быть использован для просмотра остатков и оборотов по счетам, на которых ведется аналитический учет.

Стандартный отчет Анализ счета по субконто (см рис. 30) может быть использован для просмотра остатков и оборотов на счете (субсчете) по конкретным объектам аналитического учета.

Стандартный отчет Анализ субконто (см рис. 32) может быть использован для детализации остатков и оборотов по многомерной аналитике.

Для удобства работы с программой рекомендуется установить значения различных параметров системы 1С:Предприятие. Для этого выполните команду Параметры меню Сервис.

Рекомендуется установить:

§        рабочую дату (вкладка Основные), если вы предполагаете вводить в текущем сеансе операции;

§        интервал видимости документов (вкладка Журналы) так, чтобы в него входили все операции, которые вы предполагаете вводить в ближайшее время;

§        период получения бухгалтерских итогов, за который вы предполагаете получать отчеты (вкладка Бухгалтерские итоги).

Установите также период бухгалтерских итогов (команда Управление бухгалтерскими итогами меню Операции), до которого включительно вы предполагаете в ближайшее время вводить документы и получать отчеты.

Все эти настройки могут быть в любой момент изменены.

 

11. Учет бухгалтерских операций

 

Набор документов, автоматизирующих ввод бухгалтерских операций, рассчитан на ведение наиболее важных разделов учета:

§        Учет операций по расчетному счету;

§        Учет кассовых операций;

§        Учет основных средств;

§        Учет нематериальных активов;

§        Учет материалов;

§        Учет товаров;

§        Учет затрат на производство;

§        Учет готовой продукции;

§        Учет расчетов с организациями.

В Типовой конфигурации установлен режим ведения количественного учета только по аналитике. Это значит, что количественный учет может вестись только по счетам, для которых установлено ведение аналитического учета и количественные итоги будут рассчитываться только по объектам аналитики.

Для значений количества в проводках и итогах установлено 10 знаков целой части и 3 знака дробной части.

 

11.1. Учет операций по расчетному счету

 

Документы типовой конфигурации 1С:Бухгалтерии позволяют готовить платежные документы для представления в банк и вводить информацию о совершенных операциях на расчетных и валютных счетах.

Работа с платежными документами - платежными поручениями, платежными требованиями, платежными требованиями-поручениями, инкассовыми поручениями и заявлениями на аккредитив - ведется в журнале Платежные документы (рис. 42).

Выписка платежного поручения выполняется документом Платежное поручение (рис. 43).

Выписка платежного требования выполняется документом Платежное требование (рис. 44).

Подготовка аккредитива выполняется документом Аккредитив (рис. 45).

Подготовка инкассового поручения выполняется документом Инкассовое поручение (рис. 46).

Для работы с документами по движению денежных средств предназначен журнал Банк (рис. 47).

Для отражения в бухгалтерском учете операций по зачислению или списанию денежных средств предназначен документ Выписка (рис. 48).

Документ Выписка можно ввести на основании счета на оплату или на основании документа отгрузки.

Документ Выписка используется также для отражения операций на валютных счетах организации. Для этого в документе следует выбрать соответствующий валютный счет из справочника Банковские счета.

Список валют, используемых при ведении учета, и история изменения их курсов хранится в справочнике Валюты.

При вводе операций вручную вы должны самостоятельно указать корреспондирующие счета, объекты аналитического учета и суммы проводок.

 

11.2. Учет кассовых операций

 

Документы типовой конфигурации 1С:Бухгалтерии позволяют оформлять приходные и расходные кассовые ордера. По введенным кассовым ордерам автоматически строится кассовая книга.

Работа с кассовыми документами - приходными и расходными кассовыми ордерами - ведется в журнале Касса (рис. 49).

Оформление приходных кассовых ордеров выполняется документом Приходный кассовый ордер (рис. 50). При проведении документа автоматически формируются бухгалтерские проводки.

Оформление расходных кассовых ордеров выполняется документом Расходный кассовый ордер (рис. 51). При проведении документа автоматически формируются бухгалтерские проводки.

По введенным в программу документам Приходный кассовый ордер и Расходный кассовый ордер автоматически строится кассовая книга. Для этого используется специализированный отчет Кассовая книга (рис. 52).

 

11.3. Учет основных средств

 

Для ведения списка основных средств, находящихся в организации, предназначен справочник Основные средства (рис. 53).

Для конкретного объекта основных средств в форме справочника можно распечатать инвентарную карточку.

Операции по движению основных средств вы можете вводить вручную или использовать для этих целей документы типовой конфигурации.

Для просмотра документов, связанных с учетом основных средств, используется журнал Учет ОС (рис. 54).

Для ведения списка основных средств, поступающих в организацию, предназначен справочник Объекты внеоборотных активов (рис. 55).

Справочник Объекты внеоборотных активов предназначен для хранения сведений о любых внеоборотных активах, поступающих в организацию и учитываемых на счете 08 Вложения во внеоборотные активы.

Для получения основных средств у поставщика сотруднику организации необходимо выписать доверенность. Это можно сделать с помощью документа Доверенность типовой конфигурации (рис. 56).

Для отражения в учете операций по поступлению в организацию основных средств, приобретенных за плату, предназначен документ Поступление ОС (рис. 57). Реквизиты документа заполняются в соответствии с накладной поставщика.

Предъявление поставщиком счета-фактуры в типовой конфигурации может быть отражено непосредственно в документе поступления или отдельно документом Счет-фактура полученный (рис. 58).

Документ Счет-фактура полученный удобно вводить на основании документа Поступление ОС. Для этого необходимо в журнале Учет ОС найти документ-основание и выбрать команду Ввести на основании меню Действия.

В том случае, если основное средство поступает в организацию в виде отдельных узлов, требующих монтажа, то для отражения в учете операций по поступлению таких объектов следует использовать документы типовой конфигурации по учету оборудования.

Для ведения списка оборудования, требующего монтажа, предназначен справочник Оборудование.

Для отражения в учете операций поступления оборудования за плату предназначен документ Поступление оборудования (рис. 59).

Первоначальная стоимость основных средств, монтируемых или строящихся в организации, выявляется на счете бухгалтерского учета 08.3 Строительство объектов основных средств. В числе прочих расходов, учитывается и стоимость оборудования, переданного в монтаж.

Для отражения в учете операций по передаче оборудования в монтаж предназначен документ Передача оборудования в монтаж (рис. 60).

Основные средства, приобретенные за плату, поступившие в организацию в виде вкладов в уставный (складочный) капитал, полученные безвозмездно или путем обмена, зачисляются на баланс с помощью документа Ввод в эксплуатацию ОС (рис. 61). Документ позволяет оформить акт приемки-передачи основных средств по форме ОС-1.

Для отражения в учете операций, связанных с передачей ОС из одного подразделения в другое, сменой назначения ОС (производственные - на непроизводственные, и наоборот) и других подобных операций, служит документ Перемещение ОС (рис. 62). Документ позволяет оформить акт приемки-передачи основных средств по форме ОС-1.

При выбытии основного средства в связи с моральным и физическим износом, а также при ликвидации в связи с чрезвычайной ситуацией следует использовать документ Списание ОС (рис. 63). Документ позволяет оформить акт на списание по форме ОС-4.

Для учета операций по выбытию ОС в конфигурации предусмотрен счет 01.2 Выбытие основных средств.

При продаже основных средств, передаче их в виде вклада в уставный (складочный) капитал или безвозмездной передаче указанные операции сначала отражаются по счету 01.2 Выбытие основных средств с помощью документа Подготовка к передаче ОС (рис. 64).

По окончании процедуры выбытия ОС (после получения приобретающей стороной документов, устанавливающих право собственности) при продаже основных средств, передаче их в виде вклада в уставный (складочный) капитал или безвозмездной передаче используется документ Передача ОС (рис. 65). Документ позволяет оформить акт приемки-передачи основных средств по форме ОС-1.

На основании документа Передача ОС можно оформить счет-фактуру для передачи покупателю. Для этого необходимо в журнале Учет ОС найти документ-основание и выбрать команду Ввести на основании меню Действия.

При вводе операций вручную вы должны самостоятельно указать необходимую корреспонденцию счетов, выбрать объекты аналитического учета, ввести суммы проводок.

Для того чтобы программа правильно рассчитывала амортизацию основных средств, в справочнике Основные средства должны быть заполнены соответствующие реквизиты, а также установлен флажок Начислять амортизацию.

Для ежемесячного начисления амортизации предназначен документ Начисление амортизации и погашение стоимости (рис. 66). При начислении амортизации используются реквизиты справочника Основные средства: способ начисления амортизации, срок полезного использования, фактический объем продукции (работ) за месяц.

Для работы с документами Начисление амортизации и погашение стоимости используется журнал Регламентные документы.

Специализированный отчет Отчет по основным средствам (рис. 67) содержит данные об изменении балансовой и остаточной стоимости основных средств, а также суммы начисленной амортизации.

 

11.4. Учет нематериальных активов

 

Для ведения списка нематериальных активов организации предназначен справочник Нематериальные активы и расходы на НИОКР (рис. 68).

Для конкретного объекта нематериальных активов в форме справочника можно распечатать инвентарную карточку.

Операции по движению нематериальных активов вы можете вводить вручную или использовать для этих целей документы типовой конфигурации.

Для просмотра документов, связанных с учетом нематериальных активов, используется журнал Учет нематериальных активов и расходов на НИОКР (рис. 69).

Для ведения списка нематериальных активов, поступающих в организацию, предназначен справочник Объекты внеоборотных активов (рис. 70). В нем хранятся сведения о любых внеоборотных активах, поступающих в организацию и учитываемых на счете 08 Вложения во внеоборотные активы.

Для отражения в учете операций по поступлению в организацию нематериальных активов, приобретенных за плату, предусмотрен документ Поступление НМА (рис. 71).

Предъявление поставщиком счета-фактуры в типовой конфигурации может быть отражено непосредственно в документе поступления или отдельно документом Счет-фактура полученный.

Документ Счет-фактура полученный удобно вводить на основании документа Поступление НМА. Для этого необходимо в журнале Учет нематериальных активов и расходов на НИОКР найти документ-основание и выбрать команду Ввести на основании меню Действия.

Нематериальные активы, приобретенные за плату, поступившие в организацию в виде вкладов в уставный (складочный) капитал, полученные безвозмездно или путем обмена и т. д., принимаются к бухгалтерскому учету при помощи документа Принятие к учету НМА.

Для отражения в учете операций по выбытию нематериальных активов в связи с истечением срока полезного использования, предназначен документ Прекращение срока действия НМА.

При продаже нематериальных активов, передаче их в виде вклада в уставный (складочный) капитал или безвозмездной передаче следует использовать документ Передача НМА (рис. 72).

На основании документа Передача НМА можно оформить счет-фактуру для передачи покупателю. Для этого необходимо в журнале Учет нематериальных активов и расходов на НИОКР найти документ-основание и выбрать команду Ввести на основании меню Действия.

При вводе операций вручную вы должны самостоятельно указать необходимую корреспонденцию счетов, выбрать объекты аналитического учета, ввести суммы проводок.

Специализированный отчет Отчет по нематериальным активам (рис. 73) содержит данные об изменении балансовой и остаточной стоимости нематериальных активов, а также суммы начисленной амортизации.

 

11.5. Учет материалов

 

Для учета материалов, используемых организацией в своей хозяйственной деятельности, предназначен справочник Материалы (рис. 74). В справочник вводится номенклатура конкретных материалов. Для удобства поиска отдельные материалы могут быть объединены в группы по видам материалов.

Операции по движению материалов вы можете вводить вручную или использовать для этих целей документы типовой конфигурации.

Для просмотра введенных документов, связанных с учетом материалов, используется журнал Учет материалов и готовой продукции (рис. 75).

Для получения материалов у поставщика сотруднику организации необходимо выписать доверенность. Это можно сделать с помощью документа Доверенность типовой конфигурации.

С помощью документа Поступление материалов (рис. 76) в учете отражается факт поступления материалов от поставщика по ценам, указанным в сопроводительных документах.

Предъявление поставщиком счета-фактуры в типовой конфигурации может быть отражено непосредственно в документе поступления или отдельно документом Счет-фактура полученный.

Документ Счет-фактура полученный удобно вводить на основании документа Поступление материалов.

Для проведения операций по перемещению материалов в типовой конфигурации предназначен документ Перемещения материалов (рис. 77).

При помощи данного документа можно проводить операции перемещения материалов со склада на склад, а также отпуска материалов со склада для использования внутри организации на производственные и непроизводственные нужды. Документ имеет печатную форму Требование-накладная (типовая межотраслевая форма М-11) - рис. 78.

Для проведения операций продажи материалов или передачи материалов в переработку в типовой конфигурации предназначен документ Отгрузка материалов на сторону.

 

11.6. Учет товаров

 

Для учета товаров, приобретаемых организацией с целью перепродажи, а также получаемых на реализацию по договорам комиссии и поручения, предназначен справочник Номенклатура (рис. 79).

Наряду с перечнем товаров, в справочнике хранится информация о номенклатуре выпускаемой продукции, перечне выполняемых работ и оказываемых услуг.

Операции по движению товаров вы можете вводить вручную или использовать для этих целей документы типовой конфигурации.

Для просмотра документов, связанных с учетом товаров, используется журнал Товары, реализация (рис. 80).

Для получения товаров у поставщика сотруднику организации необходимо выписать доверенность. Это можно сделать с помощью документа Доверенность типовой конфигурации.

Для отражения в учете операций по поступлению в организацию товаров предназначен документ Поступление товаров (рис. 81).

Предъявление поставщиком счета-фактуры в типовой конфигурации может быть отражено непосредственно в документе поступления или отдельно документом Счет-фактура полученный.

Документ Счет-фактура полученный удобно вводить на основании документа Поступление товаров. Для этого необходимо в журнале Товары, реализация найти документ-основание и выбрать команду Ввести на основании меню Действия.

Для регистрации операции в книге покупок в типовой конфигурации используется документ Запись книги покупок (рис. 82).

Документ Запись книги покупок удобно вводить на основании документа, зарегистрировавшего факт получения счета-фактуры: Поступления товаров или Счета-фактуры полученного.

Для проведения операций по перемещению товаров со склада на склад, а также для передачи товара, находящегося на оптовом складе организации, в розничную продажу в типовой конфигурации предназначен документ Перемещение товаров (рис. 83).

При перемещении товаров с оптового склада в розничную продажу документ может сформировать проводки по включению НДС, выделенного при поступлении товара в организацию, в покупную стоимость данного товара.

Покупателю может быть выставлен счет на оплату приобретаемых товаров. Для выписки счетов используется документ Счет типовой конфигурации (рис. 84).

Операции по продаже товаров оформляются документами Отгрузка товаров, продукции, Реализация отгруженной продукции.

Для отражения в учете операций, связанных с отпуском товаров покупателям, в типовой конфигурации предназначен документ Отгрузка товаров, продукции (рис. 85).

Документ позволяет оформить отгрузку без перехода прав собственности на товар покупателю и с переходом прав собственности покупателю.

При отгрузке товаров, приобретенных для перепродажи, в первом случае покупная стоимость списывается на счет 45 Товары отгруженные, а во втором - на счет 90.2 Себестоимость продаж.

Документы отгрузки можно ввести на основании выписанного ранее счета.

Если при отпуске товаров покупная стоимость была списана на счет 45 Товары отгруженные, то для отражения в учете операций по переходу прав собственности на этот товар покупателю следует использовать документ Реализация отгруженной продукции (рис. 86).

Данный документ вводится только на основании документа Отгрузка товаров, продукции. Для этого необходимо в журнале Товары, реализация найти документ-основание, которым оформлялся отпуск товаров на счет 45 Товары отгруженные, и выбрать команду Ввести на основании меню Действия.

На основании документа реализации можно оформить счет-фактуру для передачи покупателю. Для этого необходимо в журнале Товары, реализация найти соответствующий документ-основание и выбрать команду Ввести на основании меню Действия.

В тех случаях, когда после отпуска товаров, облагаемых налогом с продаж, форма оплаты меняется с безналичной на наличную, проводки расходной накладной следует скорректировать. Для этого в типовой конфигурации предназначен документ Корректировка отгрузки. Документ вводится на основании документа Отгрузка товаров, продукции.

Для проведения операций продажи товаров в розницу в типовой конфигурации предназначен документ Продажа в розницу (рис. 87). Для регистрации розничной продажи в кассовой книге на основании документа Продажа в розницу следует ввести документ Приходный кассовый ордер.

Для регистрации розничной продажи в книге продаж, а также для отражения в учете начисления НДС на основании документа Продажа в розницу следует ввести документ Запись книги продаж.

При вводе операций вручную вы должны самостоятельно указать корреспондирующие счета, объекты аналитического учета, ввести количество и суммы проводок.

 

11.7. Учет затрат на производство

 

С помощью документов типовой конфигурации 1С:Бухгалтерии можно оформить операции по учету материальных затрат на производство и поступлению готовой продукции на склад предприятия. Расчет фактической себестоимости произведенной продукции и отклонений от плановой себестоимости осуществляется автоматически при формировании финансовых результатов месяца.

Для просмотра введенных документов, связанных с приобретением и передачей в производство материалов, используется журнал Учет материалов и готовой продукции (см рис. 75).

С помощью документа Поступление материалов (см рис. 76) в учете отражается факт поступления материалов от поставщика и определяется себестоимость полученных материалов.

Документ Передача готовой продукции на склад (рис. 88) отражает операции по оприходованию произведенной продукции на складе по плановой себестоимости.

 

11.8. Учет готовой продукции

 

Для учета продукции, выпускаемой организацией, предназначен справочник Номенклатура (см рис. 79).

Наряду с перечнем номенклатуры продукции, в справочнике хранится информация о товарах, выполняемых работах и оказываемых услугах.

Операции по учету готовой продукции вы можете вводить вручную или использовать для этих целей документы типовой конфигурации.

Для просмотра документов, связанных с учетом передачи готовой продукции на склад, используется журнал Учет материалов и готовой продукции (см рис. 75).

Для просмотра документов, связанных с учетом реализации готовой продукции, используется журнал Товары, реализация (см рис. 80).

Передача готовой продукции из производства на склад осуществляется документом Передача готовой продукции на склад (см рис. 88).

Учет продукции ведется на счете 43 Готовая продукция по плановой себестоимости с использованием счета 40 Выпуск продукции (работ, услуг).

Перемещение готовой продукции со склада на склад выполняется документом типовой конфигурации Перемещение материалов (см рис. 77). Реквизит документа Вид перемещения должен быть установлен в значение Складское перемещение.

Покупателю может быть выставлен счет на оплату приобретаемой продукции. Для выписки счетов используется документ Счет типовой конфигурации (см рис. 84).

Операции по продаже продукции оформляются документами Отгрузка товаров, продукции, Реализация отгруженной продукции и Корректировка отгрузки.

Для отражения в учете операций, связанных с отгрузкой продукции покупателям, в типовой конфигурации предназначен документ Отгрузка товаров, продукции (см рис. 85).

Документ позволяет оформить отгрузку без перехода прав собственности на продукцию покупателю и с переходом прав собственности покупателю.

В первом случае плановая себестоимость списывается на счет 45 Товары отгруженные, а во втором - на счет 90.2 Себестоимость продаж.

Если при отгрузке продукции плановая себестоимость была списана на счет 45 Товары отгруженные, то для отражения в учете операций по переходу прав собственности на эту продукцию покупателю следует использовать документ Реализация отгруженной продукции (см рис. 86).

Данный документ вводится только на основании документа Отгрузка товаров, продукции. Для этого необходимо в журнале Товары, реализация найти документ-основание, которым оформлялась отгрузка продукции на счет 45 Товары отгруженные, и выбрать команду Ввести на основании меню Действия.

На основании документа Отгрузка товаров, продукции или Реализация отгруженной продукции можно оформить счет-фактуру для передачи покупателю. Для этого необходимо в журнале Товары, реализация найти соответствующий документ-основание и выбрать команду Ввести на основании меню Действия.

При вводе операций вручную вы должны самостоятельно указать корреспондирующие счета, объекты аналитического учета, ввести количество и суммы проводок.

 

11.9. Учет расчетов с организациями

 

Для ведения списка организаций, являющихся поставщиками, подрядчиками, покупателями, заказчиками и т.п., предназначен справочник Контрагенты (рис. 89).

В этом же справочнике содержится информация и об иных плательщиках и получателях денежных средств (например, об отделении ИМНС и внебюджетных фондах).

Кроме общих сведений о контрагенте (полное наименование, ИНН, юридический адрес), хранятся платежные реквизиты контрагентов. Предполагается, что контрагент может иметь несколько расчетных счетов. Список расчетных счетов может заполняться в окне ввода контрагента или отдельном списке, который вызывается кнопкой Расчетные счета из списка контрагентов.

Учет расчетов по организациям ведется в разрезе договоров. Для этого ведется список договоров, который фактически являются списком счетов на оплату и договоров длительного действия. По элементам данного списка ведется аналитический учет на тех же счетах, на которых ведется аналитический учет по субконто вида Контрагенты. Список договоров может быть открыт кнопкой Договоры из списка контрагентов.

Основным правилом, которое следует соблюдать, является необходимость согласованного указания договоров в различных документах. Например, если в документе отгрузки выбирается некоторая строка списка договоров, то эта же строка должна быть выбрана при оформлении оплаты по этой отгрузке.

Для каждого договора, заключенного организацией, можно указать валюту для цен, указанных в договоре, а также валюту для оплаты договора.

При вводе документов поступления или отгрузки товаров (продукции, материалов, работ, услуг) валюта документа определяется валютой цен, указанной в договоре.

Проводки, сформированные этими документами, формируются в валюте, указанной в договоре в качестве валюты оплаты.

Все документы, отражающие расчеты с организациями, можно просмотреть в журнале Общий (рис. 90). В журнале предусмотрена возможность отбора документов по определенному контрагенту.

Безналичные поступления и платежи отражаются документами в журнале Банк (см рис. 47).

Расчеты с поставщиками и покупателями автоматически отражаются всеми документами, оформляющими поступление и отгрузку (передачу, выбытие) товарно-материальных ценностей, а также документами, оформляющими операции по выполнению работ, оказанию и получению услуг. Назначение и использование этих документов описано в соответствующих разделах путеводителя.

Для отражения в бухгалтерском учете операций по зачислению или списанию денежных средств предназначен документ Выписка (см рис. 48).

Наличные поступления и платежи отражаются документами в журнале Касса (см рис. 49).

Оформление приходных кассовых ордеров выполняется документом Приходный кассовый ордер (см рис. 50).

Оформление расходных кассовых ордеров выполняется документом Расходный кассовый ордер (см рис. 51).

 

§12. Получение итоговой информации

 

Несомненное достоинство программы – возможность получения итоговой информации. Итоговая информация может быть получена в режимах Управление бухгалтерскими итогами и Управление оперативными итогами.

Режим Управление бухгалтерскими итогами предназначен для управления системой бухгалтерских итогов 1С:Бухгалтерии.

Для вызова данного режима следует выбрать команду Управление бухгалтерскими итогами меню Операции. На экране появится диалоговое окно Управление бухгалтерскими итогами, показанное на рис. 91.

В пункте Расчет итогов установлен по представлена текущая установка расчета итогов. Она показывает, до какого квартала (включительно) поддерживаются в настоящий момент бухгалтерские итоги.

Период, который будет установлен в качестве новой границы поддержки итогов, выбирается при нажатии кнопки Установить расчет.

С помощью кнопки Полный пересчет итогов можно осуществить пересчет всех бухгалтерских итогов с наиболее ранних операций (по дате) и до установленного в данном режиме квартала – границы поддержки итогов.

Кнопка Выход закрывает диалоговое окно Управление бухгалтерскими итогами.

Диалоговое окно Управление итогами (рис. 92), вызываемое командой Управление оперативными итогами меню Операции предназначено для установки даты актуальности итогов и открытия нового периода хранения итогов.

В группе Установка актуальности итогов диалогового окна Управление итогами показаны период дата и время точки актуальности итогов. С помощью кнопки Установить этой группы можно начать процесс установки новой даты актуальности итогов.

Чтобы переустановить точку актуальности итогов введите новую дату актуальности в поле Дата актуальности итогов, нажмите кнопку Установить, определите виды документов, которые нужно перерассчитать и нажмите кнопку Выполнить для запуска переустановки точки актуальности.

В группе Открытие следующего периода диалогового окна Управление оперативными итогами представлены текущий и следующий периоды хранения итогов. Кнопка Открыть этой группы позволяет закрыть текущий период и открыть следующий период хранения итогов. Чтобы открыть новый период нажмите кнопку Открыть, определите виды документов, которые нужно перерассчитать и нажмите кнопку Выполнить для запуска переустановки точки актуальности. После выполнения этой операции содержимое элементов Текущий период и Следующий период изменится.

В группе Периодичность сохранения остатков диалогового окна Управление итогами установлена текущая периодичность сохранения остатков. Кнопка Изменить этой группы вызывает диалог для изменения периодичности сохранения остатков.

Кнопка Выход закрывает диалоговое окно Управление итогами.

 

Контрольные вопросы

 

1.      Для чего предназначена система программ 1С:Предприятие?

2.      Что представляют собой Технологическая платформа и Конфигурация?

3.      Какие основные функциональные компоненты включает в себя Технологическая платформа? Для чего они используются?

4.      Что собой представляют и для чего предназначены Типовые конфигурации?

5.      Какие конфигурации производит фирма 1С? Каково их предназначение?

6.      Какие версии продуктов системы программ 1С:Предприятия могут использоваться в организациях?

7.      В каких режимах может работать система 1С:Предприятие?

8.      Как запустить программу 1С:Бухгалтерия?

9.      Назовите основные элементы главного окна программы 1С:Предприятие – Бухгалтерский учет.

10. Перечислите основные объекты типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия и дайте их краткую характеристику.

11. Какие параметры определяются для каждой константы в программе 1С:Бухгалтерия?

12. Как отредактировать значение константы?

13. Для чего предназначены справочники в программе 1С:Бухгалтерия? Что они собой представляют?

14. Какие справочники используются в программе 1С:Бухгалтерия? Дайте краткую характеристику некоторым из них.

15. Как добавить (скопировать, удалить) строку в справочнике?

16. Как добавить (переместить) группу в справочнике?

17. Что собой представляет План счетов? Какие данные может содержать План счетов?

18. Как ввести новый счет или субсчет в Плане счетов?

19. Как изменить данные счета в Плане счетов?

20. Какие существуют правила при редактировании видов субконто?

21. Как удалить существующий в Плане счетов счет или субсчет?

22. Какие существуют способы для поиска нужного счета в Плане счетов? Как их применить?

23. Какие журналы используются в программе 1С:Бухгалтерия?

24. Для чего предназначены журналы документов? Как их вызвать на экран?

25. Как установить интервал видимости записей журнала документов?

26. Как ввести в журнал новый документ? Как ввести в журнал новый документ на основании существующего?

27. Как скопировать (удалить) существующий в журнале документ?

28. Какими способами можно осуществлять поиск нужного документа в журнале?

29. Для чего предназначен журнал операций? Какие особенности этого журнала?

30. Для чего предназначен журнал проводок?

31. Для чего предназначен журнал расчетов? Какие реквизиты содержит форма этого журнала?

32. Для чего используются отчеты в программе 1С:Бухгалтерия?

33. Какие действия доступны пользователю при работе с отчетами?

34. Для чего предназначены стандартные отчеты? Кратко опишите назначение и содержание используемых в программе 1С:Бухгатерия стандартных отчетов.

35. Какие реквизиты входят в состав данных проводок операций? Для чего они используются?

36. Как ввести хозяйственную операцию вручную?

37. Какие журналы используются для просмотра введенных операций? Какая информация отображается в этих журналах?

38. Как ввести новую операцию с использованием шаблона?

39. Для чего предназначен режим Обработка документа? Как перейти в этот режим?

40. Какие ограничения могут устанавливаться для выбора документов в режиме Обработка документа?

41. Какие параметры следует установить для включения (выключения) проводок операций в выбираемых документах?

42. Как пометить (отменить пометку) на удаление документов (операций)?

43. Как провести (отменить проведение) документов?

44. Кратко опишите порядок работы с программой 1С:Бухгалтерия.

45. Какие разделы бухгалтерского учета автоматизированы в программе 1С:Бухгалтерия?

46. Каким образом осуществляется учет операций по расчетному счету в программе 1С:Бухгалтерия? Какие при этом используются документы?

47. Какие документы учета кассовых операций позволяет оформлять программа 1С:Бухгалтерия?

48. Какие документы по учету основных средств (нематериальных активов, материалов, товаров, затрат на производство, готовой продукции) используются в программе 1С:Бухгалтерия?

49. На основании каких документов и как ведется учет расчетов с организациями в программе 1С:Бухгалтерия?

50. В каких режимах программы 1С:Бухгалтерия может быть получена итоговая информация?

51. Какую итоговую информацию и как можно получить в программе 1С:Бухгалтерия?

Тема № 2

ПРОГРАММА ТОРГОВЛЯ+СКЛАД В СИСТЕМЕ 1С ПРЕДПРИЯТИЕ

 

Вопросы: 1. Начальные сведения о программе 1С:Торговля+Склад.

                  2. Начальные настройки.

                  3. Заполнение справочников.

                  4. Ввод остатков.

                  5. Оформление документов.

                  6. Журналы.

                  7. Отчеты.

 

1. Начальные сведения о программе 1С:Торговля+Склад

 

Программа 1С:Торговля+Склад позволяет выписывать расходные и приходные документы, вести учет наличия товара на складах. С ее помощью можно отследить движение товара, наличие задолженностей у клиентов компании. На основании проведенных документов формируются проводки, которые можно перенести в бухгалтерскую часть программы, что позволяет исключить дублирование операций. Предусмотрен учет продажи с помощью контрольно-кассовых машин.

В конфигурации 1С:Торговля+Склад предусмотрены различные схемы продажи товаров. Продажа товаров может осуществляться с предварительным резервированием товара или без него (из текущих остатков склада). Также реализована возможность продажи товаров по предварительным заказам товаров у поставщиков под конкретные заявки покупателей.

Для загрузки программы выберите в главном меню операционной системы команду Пуск ► Программы ► 1С Предприятие 7.7 ► 1С Предприятие монопольно для сетевого режима и 1С Предприятия для локального режима. В результате появится диалоговое окно Запуск 1С: Предприятия (см рис. 1).

В разделе Информационные Базы диалогового окна Запуск 1С: Предприятия выберите вариант Конфигурация «Торговля+Склад». Открывается диалоговое окно Авторизация доступа (рис. 93).

Выберите пользователя и щелкните на кнопке ОК. При первой загрузке в зависимости от редакции программы это администратор, товаровед, продавец, менеджер. При выборе пользователя открываются настройки программы с соответствующим интерфейсом.

Так, при выборе пользователя Администратор на экране появится главное окно программы 1С:Предприятие – Торговля+Склад, показанное на рис. 94.

Структура интерфейса программы такая же, как в других программах, работающих под Windows. Окно программы имеет заголовок, панели инструментов, строку меню, рабочее поле и строку состояния.

В заголовке окна приводятся название программы, номер версии и редакции.

Под заголовком окна – строка меню, в которой собраны команды для работы с программой. Изменить состав пунктов строки меню можно в режиме Конфигуратора. В этом режиме создается интерфейс для нового пользователя.

При стандартной настройке программы на экран выводятся панели инструментов. В режиме пользователя можно удалять или добавлять панели инструментов и отдельные кнопки на панелях, но только те, которые уже определены в режиме Конфигуратора. Для удаления или добавления панелей инструментов или отдельных кнопок используется диалоговое окно Панели инструментов (рис. 95), вызываемое командой Панели инструментов меню Сервис.

Основными объектами типовой конфигурации 1С:Предприятие - Торговля+Склад являются: справочники, документы, журналы и отчеты.

Нормативная и справочная информация, которая используется при работе с программой, хранится в справочниках. Для доступа к справочникам используются команды меню Справочники.

Ввод информации в справочники, как правило, производится в процессе работы с программой.

Информация о совершаемых компанией торговых операциях вводится при помощи документов.

Для ввода новых документов используются команды меню Документы.

Для просмотра и редактирования введенных документов используются журналы документов. Для доступа к журналам служит меню Журналы.

По накопленным в информационной базе данным можно получить отчеты для всестороннего анализа деятельности предприятия и быстрого поиска сведений о состоянии любой отдельно взятой операции. Для доступа к отчетам типовой конфигурации служат команды меню Отчеты.

Отчеты применяются для получения различной информации, содержащей итоги или детальную информацию, подобранную по определенным критериям.

Алгоритм работы с программой 1С:Торговля+Склад предусматривает следующую последовательность:

1. Начальные настройки.

2. Заполнение справочников.

3. Введение остатков товаров, кредитов, партий товаров.

4. Оформление расходных и приходных документов. Документы автоматически фиксируются в журналах приходных и расходных накладных.

5. Формирование отчетов по остатку товаров, карточки клиентов, товарный отчет. Формирование отчетов производится на основании документов, внесенных в журналы.

 

2. Начальные настройки

 

В процессе настройки задаются различные параметры учета - от значений, подставляемых по умолчанию, до параметров, влияющих на работу различных режимов конфигурации. Окно настроек (рис. 96) открывается командой Настройка параметров учета меню Сервис. При розничной торговле необходимо также осуществить настройки торгового оборудования.

 

2.1. Настройки валюты

 

Оформление документов в конфигурации может производиться в любой валюте, представленной в справочнике валют.

При проведении документа сумма документа будет одновременно зафиксирована в трех валютах: в валюте взаиморасчетов, определенной в договоре контрагента, в валюте управленческого учета и в валюте бухгалтерского учета. Валюты ведения управленческого и бухгалтерского учета определяются в настройках параметров учета перед началом оформления документов.

Валюта ведения бухгалтерского учета является основной валютой, по отношению к ней указываются курсы всех других валют.

Для РФ валюта бухгалтерского учета - рубли. Если в качестве валюты бухгалтерского учета используется другая валюта ее необходимо добавить в справочник валют и затем выбрать в настройках в качестве валюты бухгалтерского учета.

В конфигурации реализована возможность ведения управленческого учета в любой произвольной валюте.

По умолчанию в конфигурации в качестве валюты управленческого учета установлен USD. Если в качестве валюты управленческого учета используется другая валюта ее необходимо добавить в справочник валют и затем выбрать в настройках в качестве валюты управленческого учета.

Валюты бухгалтерского и управленческого учета запрещается изменять после оформления хотя бы одного документа.

 

2.2. Ввод сведений о фирмах

 

В начале работы с программой необходимо ввести сведения о всех фирмах, работающих в составе вашей компании.

Фирма в конфигурации - это комплексное понятие, состоящее из собственного юридического лица и аналитического признака управленческого учета.

Информацию о собственном юридическом лице можно ввести в диалоговом окне Справочник: Собственные юридические лица (рис. 97), вызываемом командой Собственные юридические лица меню Справочники подменю Структура компании.

Обратите внимание на ввод префикса документов. Префикс документа определяется для юридического лица фирмы. В конфигурации несколько фирм могут иметь одно и то же юридическое лицо. В этом случае будет вестись сквозная нумерация документов по фирмам, имеющим одинаковые юридические лица.

Префикс номера документа должен быть обязательно установлен до ввода любого из документов, для которых поддерживается раздельная нумерация. Если изменить префикс после того, как уже введены документы, использующие этот префикс, номера таких документов придется отредактировать вручную, поскольку префикс появляется только в номерах документов, формируемых после его установки.

Нажатием кнопки Банк. счета вызывается диалоговое окно справочника Банковские счета, в котором вводится информация об основном банковском счете фирмы.

Информация об основном банковском счете будет использоваться при печати тех документов, в которых необходимо указывать банковский счет, например Платежное поручение.

Для юридического лица фирмы необходимо определить учетную политику.

Информация об аналитическом признаке управленческого учета выбирается из справочника Аналитика управленческого учета, вызываемом одноименной командой меню Справочники подменю Структура компании. Информация в этом справочнике может быть заполнена предварительно или в процессе ввода информации о фирме.

 

2.3. Проверка установленных режимов работы

 

Режимы работы в конфигурации устанавливаются как для всех пользователей конфигурации, так и существует возможность определить определенные режимы работы (полномочия) для каждого пользователя (группы пользователей).

Полномочия для группы пользователей: Администратор, Менеджер и т.д. Список пользователей определяется в Конфигураторе в меню Пользователи подменю Администрирование. При первом запуске список пользователей автоматически записывается в справочник Пользователи.

Настройки дополнительных полномочий определяются в специальном справочнике Полномочия пользователей, диалоговое окно которого (рис. 99) вызывается одноименной командой меню Справочники подменю Структура компании. Можно добавить в этот справочник те группы пользователей, которые используются на конкретном предприятии. Для каждой группы пользователей необходимо установить соответствующие флажки, определяющие режимы работы.

В конфигурации можно установить различные варианты контроля отрицательных остатков ТМЦ. Установленный контроль отрицательных остатков - общий для всех пользователей конфигурации.

Варианты контроля отрицательных остатков определяются в диалоговом окне Настройка параметров учета на вкладке Режимы работы (рис. 98). Диалоговое окно Настройка параметров учета вызывается одноименной командой меню Сервис.

В том случае, если не нужно контролировать остаток ТМЦ необходимо выбрать вариант Не контролировать. При отпуске ТМЦ остаток не будет контролироваться. Отрицательные остатки будут записаны за фирмой, выбранной в документе.

Во всех остальных вариантах контроля остатков будет контролироваться свободный остаток ТМЦ (за вычетом резерва) на складе, выбранном в документе.

В том случае, если необходимо контролировать остаток ТМЦ на конкретной фирме, нужно установить вариант По фирме. При отпуске ТМЦ будет контролироваться свободный (за вычетом резерва) остаток ТМЦ в соответствии с указанной в документе фирме.

В том случае, если необходимо контролировать совокупный свободный остаток ТМЦ по нескольким фирмам, имеющим один и тот же признак управленческого учета, то необходимо выбрать вариант По упр. аналитике.

При отпуске (списании) ТМЦ сначала будут списываться остатки (и партии), принадлежащие фирме, указанной в документе, а затем принадлежащие другим фирмам, имеющим ту же аналитику управленческого учета. Списание партий других фирм производится по методу списания (методу расчета себестоимости) фирмы, указанной в документе.

В том случае, если необходимо контролировать совокупный свободный остаток ТМЦ по нескольким фирмам, имеющим одно и то же собственное юридическое лицо, то необходимо выбрать вариант По юр. лицу.

При отпуске (списании) ТМЦ сначала будут списываться остатки (и партии), принадлежащие фирме, указанной в документе, а затем принадлежащие другим фирмам, имеющим то же юридическое лицо.

Списание партий других фирм производится по методу списания (методу расчета себестоимости) фирмы, указанной в документе.

В том случае, если необходимо контролировать совокупный свободный остаток по компании в целом необходимо выбрать вариант По компании.

При отпуске (списании) ТМЦ сначала будут списываться остатки (и партии), принадлежащие фирме, указанной в документе, а затем принадлежащие другим фирмам. Списание партий других фирм производится по методу списания (методу расчета себестоимости) фирмы, указанной в документе.

 

3. Заполнение справочников

 

В справочниках принято хранить постоянную или мало меняющуюся информацию. В них собраны сведения о контрагентах, сотрудниках, данные о ставках налогов, номенклатуре товаров. Данные заносятся в справочник, а затем используются при оформлении документов.

Правила работы в справочнике такие же, как правила работы в справочниках программы 1С:Бухгалтерия.

Данные в любом справочнике хранятся в виде таблицы. Строку таблицы называют записью, подобно записи базы данных. Набор величин для каждого справочника произвольный, однако каждый объект базы имеет уникальный код. Код в большинстве случаев присваивается компьютером, название объекта определяет пользователь.

Открыть справочник можно командой меню Справочники. Выбранной считается та запись, в которой находится синее световое пятно. Перемещаться по записям можно с помощью мыши или клавиш управления курсором.

Во многих справочниках после выбора записи и нажатия клавиши Enter можно получить более подробные сведения об объекте. Например, если выбрать справочник Фирмы и нажать клавишу Enter, вы увидите окно со сведениями об организации.

Чтобы просмотреть запись в справочнике, выберите нужную строку записи и нажмите клавишу Enter.

Для редактирования (изменения) записи в справочнике выберите запись, нажмите клавишу Enter и в открывшемся окне формы внесите изменения в соответствующие поля. Поля белого цвета – это обычные поля ввода. Для того чтобы такое поле стало доступно для ввода, щелкните в нем левой клавишей мыши, появится курсор вставки. Поля серого цвета не доступны для ввода с клавиатуры, здесь необходимо сделать выбор из справочника.

Записи можно помечать на удаление и удалять. Чтобы пометить запись на удаление выберите ее и нажмите кнопку Пометить на удаление на панели кнопок или клавишу Del. Рядом с графическим изображением папки появится крестик. Для удаления помеченных на удаление записей выберите команду Удаление помеченных объектов меню Операции и подтвердите удаление. Открывается диалоговое окно со списком помеченных на удаление объектов (рис. 100). Щелкните на кнопке Контроль. Будет проверена возможность удаления, и компьютер покажет, какие объекты можно удалить. Дело в том, что некоторые записи в справочнике уже могут быть задействованы в проводках или документах. Иногда устанавливается защита от случайного удаления некоторых важных объектов. Кнопка Контроль проверяет наличие подобных ограничений.

Новая запись вводится в справочник с помощью кнопки Новая строка на панели кнопок открытого окна справочника. Записи имеют графическое изображение в виде папки голубого цвета.

Введенные в справочники данные можно объединять в группы. Группы изображаются папками желтого цвета.

Заполнение справочников осуществляется с клавиатуры. Есть справочники, заполнить которые следует в первую очередь до начала работы: типы единиц измерения, ставки налогов с продаж, валюты. Вернуться к заполнению справочников можно и позже, однако удобно, когда сведения занесены заранее.

Ниже мы кратко рассмотрим назначение и порядок заполнения некоторых справочников, которые необходимо заполнить в первую очередь.

Более подробную информацию о справочниках программы 1С:Предприятие–Торговля+Склад можно извлечь из папки Справочники диалогового окна Описание, вызываемого в меню Помощь подменю Общее описание папка Торговля+Склад, редакция 9.2.

 

3.1. Ставки налогов с продаж

 

Справочник Ставки налогов с продаж (рис. 101) предназначен для хранения списка применяемых в организации ставок налога с продаж и используется в качестве реквизита в различных справочниках и документах типовой конфигурации.

Справочник вызывается для ввода и редактирования информации командой Ставки налогов с продаж меню Справочники подменю Цены и налоги.

Каждый элемент данного справочника описывается значениями реквизитов: ставка и представление. В реквизите Ставка, % указывается конкретное значение ставки налога. В реквизите Представление указывается представление ставки налога в том виде, в котором она будет показываться в документах и справочниках.

 

3.2. Валюты

 

Справочник Валюты (рис. 102) в других справочниках и документах доступен как список значений только для выбора.

Справочник вызывается для ввода и редактирования информации командой Валюты меню Справочники.

С самого начала в справочнике валют имеется две валюты: российский рубль и доллар США.

Для ввода новой валюты необходимо, пользуясь стандартными приемами открыть новую форму и заполнить следующие реквизиты:

§        Код - бухгалтерский код валюты. Программа поддерживает уникальность этого кода.

§        Полное наименование - поле ввода для полного наименования валюты.

§        Курс - поле для ввода курса на текущую дату.

§        Кратность - поле для ввода котировочной единицы валюты.

Установка текущего курса валюты производится следующим образом. Допустим, необходимо установить текущий курс американского доллара, равный 29.999 рублям. Для этого необходимо проделать следующие действия:

1. Открыть справочник валют, выбрав команду Валюты меню Справочники.

2. Поместить курсор мыши на строчку американского доллара и два раза щелкнуть левой кнопкой, откроется форма.

3. В поле текущего курса установить значение курса: 29.999 и кратность 1.

4. Сохранить данные. Курс будет установлен на текущую дату.

Курс и кратность валюты - периодические реквизиты: все их значения сохраняются вместе с датами в специальном окне История.

По кнопке История в списке справочника для каждой валюты можно вызвать список текущих курсов по отношению к основной валюте и их кратность на каждую дату ввода курса. Список можно редактировать, вводить новые записи или удалять имеющиеся. Для новой записи необходимо задавать два реквизита: текущий курс и кратность. По умолчанию кратность валюты всегда равна 1; если кратность валюты не изменилась, то дополнительно ее задавать не надо. При этом нельзя вводить новую запись с той же датой, что уже имеющаяся: появится сообщение, что данная запись уже существует (если это произошло, нужно исправить дату или нажать Esc для отмены). Копирование записи производится с изменением даты копии на сегодняшнюю.

Если имеется подключение к Интернету, можно, воспользовавшись интернет-поддержкой конфигурации, получить с сервера web-сайта РИА "РосБизнесКонсалтинг" (www.rbc.ru) для имеющихся в справочнике валют курсы, установленные ЦБ РФ. Полученные курсы валют автоматически включаются в справочник Валюты. Для загрузки курсов валют в справочнике им должны быть указаны правильные бухгалтерские коды.

 

3.3. Фирмы

 

Справочник Фирмы (рис. 103) предназначен для хранения информации о собственных фирмах. Фирма в конфигурации - это комплексное понятие, состоящее из собственного юридического лица и аналитического признака управленческого учета. По умолчанию название фирмы формируется как сочетание названия выбранного в фирме юридического лица и аналитического признака управленческого учета. При необходимости название фирмы можно изменить произвольным образом. Справочник вызывается для ввода и редактирования информации командой Фирмы меню Справочники.

Ввод информации о фирме производится в отдельном диалоговом окне (рис. 104), вызываемом нажатием кнопки Новая строки на панели кнопок или клавишей Ins на клавиатуре.

Собственное юридическое лицо выбирается из справочника Собственные юридические лица в поле Наименование юридического лица. При этом на вкладках Основные, Дополнительные и Учетная политика автоматически заполняются все ранее заполненные реквизиты выбранного юридического лица. Возможна также ситуация, когда информация о собственном юридическом лице вводится или корректируется непосредственно в справочнике Фирмы.

После записи этой информации (кнопка Записать или ОК в форме фирмы) информация будет автоматически записана в справочник Собственные юридические лица.

На вкладке Упр. аналитика из справочника Аналитические признаки управленческого учета выбирается характеризующий фирму аналитический признак управленческого учета. Можно корректировать наименование признака непосредственно в этом диалоговом окне.

Предполагается, что фирма может иметь несколько (неограниченное количество) расчетных (банковских) счетов для осуществления денежных расчетов со своими контрагентами. Для фирмы устанавливаются те расчетные счета, которые были определены для того собственного юридического лица, который входит в состав фирмы. Один из этих расчетных счетов может быть выбран, как основной расчетный счет фирмы. Выбор расчетного счета производится на вкладке Банковский счет в форме фирмы. Возможен и другой способ заполнения. Все реквизиты основного расчетного счета заполняются на вкладке Банковский счет. После записи информации в форме фирмы, информация автоматически заносится в справочник банковских счетов. Причем эти банковские счета будут принадлежать тому собственному юридическому лицу, который выбран в справочнике Фирмы. Информация об этом расчетном счете будет по умолчанию заполняться в счетах на оплату, в доверенности, в банковских документах при выборе данной фирмы. Информацию об основном расчетном счете (номер расчетного счета, БИК, номер счета и т.д.) можно корректировать непосредственно в форме фирмы. После записи данных о фирме эта информация автоматически запишется в справочник Банковские счета. Добавление, удаление, корректировка других расчетных счетов производится в справочнике Банковские счета, который открывается по соответствующей кнопке Банк.счета.

На вкладке Прочее заполняются дополнительные данные о фирме. Информация в полях Идентификатор для XML-обмена и Адрес электронной почты используется при выполнении операций, связанных с обменом данными в электронном виде. В тестовом поле Комментарий вводится любая произвольная информация о фирме.

 

3.4. Склады

 

Справочник Склады (рис. 105) предназначен для ведения списка мест хранения товарно-материальных ценностей. Справочник используется при вводе и редактировании документов. Справочник вызывается для ввода и редактирования информации из меню Справочники подменю Структура компании командой Склады.

В справочник может быть введено любое необходимое количество складов. Информация хотя бы об одном складе должна присутствовать обязательно. Один из складов следует указать в качестве основного склада в настройках пользователя. Указанный склад будет использоваться по умолчанию при начальной установке значений реквизитов для новых документов.

 

3.5. Контрагенты

 

В справочник Контрагенты (рис. 106) заносится информация о контрагентах для учета взаиморасчетов с ними и для оформления документов. Контрагент - это общее понятие, куда включены поставщики и покупатели, организации и частные лица.

Для оформления хозяйственных операций между собственными юридическими лицами предусмотрена возможность оформления в качестве контрагента собственного юридического лица. Справочник вызывается для ввода и редактирования информации командой Контрагенты меню Справочники.

Контрагенту можно присвоить один из трех видов: Стороннее юридическое лицо, Физическое лицо или Собственное юридическое лицо.

В зависимости от вида контрагента изменяется структура информации, отображаемой в форме контрагента. "Лицо" контрагента можно изменять. Это предоставляет возможность оформлять документы с одним контрагентом от имени разных юридических и физических лиц без изменения итогов взаиморасчетов с данным контрагентом.

Контрагенты могут быть сгруппированы по группам классификатора справочника, например, Поставщики, Покупатели и Реализаторы. Один и тот же контрагент может иметь различные значения свойств, например, в качестве значения свойства можно выбрать такие свойства, как Должники и Оптовые покупатели. Одно из видов свойств можно назначить, как основное свойство.

Вид основного свойства назначается на вкладке Свойства диалогового окна Настройка параметров учетов, вызываемого одноименной командой меню Сервис. С помощью группировки по значениям основного свойства можно проводить сравнительный анализ данных.

С помощью кнопки Поиск можно осуществить поиск нужного контрагента. Поиск контрагента можно осуществить по краткому наименованию контрагента (наименование), по коду, по краткому наименованию юридического (физического) лица, указанного в форме контрагента, как основное. Для осуществления поиска необходимо выбрать параметр, по которому будет осуществляться поиск, и ввести в подстроку для поиска текстовую информацию.

Список отобранных контрагентов появится в списке Найденные элементы. Кнопка Выбрать или двойной щелчок мышью позиционирует курсор на нужного контрагента.

Дополнительную информацию по контрагенту можно получить с помощью соответствующих кнопок:

§        кнопка Договоры открывает список договоров, оформленных с контрагентом. Для каждого договора можно просмотреть заданные для него параметры: тип цен, скидки, сумму предоставляемого ему кредита. Здесь же отображается информация о текущем состоянии взаиморасчетов с контрагентом по договору.

§        кнопка Банк. счета открывает список банковских счетов контрагента.

§        кнопка Свойства позволяет просмотреть список свойств, назначенных данному контрагенту.

§        кнопка Взаиморасчеты открывает отчет по взаиморасчетам с контрагентом по всем оформленным с ним договорам.

§        кнопка Долги открывает для просмотра список документов, по которым для данного контрагента существует непогашенный долг. Долг по документу выводится в валюте того договора, по которому он оформлен.

 

3.6. Типы цен

 

Цены классифицируются по типам, таким, как оптовая, розничная и пр. Каждая позиция номенклатуры может иметь столько цен, сколько в информационной базе зарегистрировано типов цен. Цены могут задаваться как вручную, так и рассчитываться на основании значений другого типа цены и заданной торговой наценки. Тип цены , на основании которого рассчитываются другие типы цен , называется "базовый" тип цен.

Типы цен задаются в справочнике Типы цен (рис. 107). Справочник вызывается для ввода и редактирования информации командой Типы цен меню Справочники подменю Цены и налоги.

В начале работы с конфигурацией в справочник вводятся следующие типы цен: закупочная, розничная, оптовая, мелкооптовая. Можно добавить новые или отредактировать существующие типы цен.

Ввод информации о цене производится в отдельном диалоговом окне (рис. 108), вызываемом нажатием кнопки Новая строки на панели кнопок или клавишей Ins на клавиатуре.

Цены могут храниться с учетом или без учета налога с продаж (НП) и/или с учетом или без учета налога на добавленную стоимость (НДС).

Для каждого типа цены необходимо задать вариант расчета налогов, а также валюту цены и точность округления.

Если цена данного типа будет задаваться вручную, то необходимо установить флажок Цена задается только вручную (базовый тип цен). На основании этого типа цены могут быть рассчитаны цены другого типа.

Существуют два способа расчета на основании базового типа цены:

§        автоматический (Рассчитывается динамически (не хранится));

§        с помощью специальных обработок (Рассчитывается и хранится).

Вручную значения цены можно задать для тех типов цен, для которых не установлен автоматический способ формирования цены (не установлен флажок Рассчитывается динамически (не хранится)).

 

3.7. Номенклатура

 

В справочник Номенклатура (рис. 109) заносится информация обо всех товарно-материальных ценностях (ТМЦ) и услугах, включаемых в оформляемые в компании документы.

Справочник Номенклатура вызывается для ввода и редактирования информации командой Номенклатура меню Справочники.

Ввод информации в справочнике Номенклатура производится в отдельном диалоговом окне (рис. 110), вызываемом нажатием кнопки Новая строки на панели кнопок или клавишей Ins на клавиатуре.

Дополнительную информацию по позиции номенклатуры можно получить с помощью соответствующих кнопок:

§        кнопка Этикетка позволяет распечатать ценник или этикетку для позиции номенклатуры.

§        кнопка Остатки позволяет просмотреть информацию о текущих остатках конкретной позиции номенклатуры на складах, фирмах, в разрезе юридических лиц и упр. аналитики. Можно посмотреть также остаток партии купленных товаров и товаров, принятых на реализацию (партии наличие).

§        кнопка Справочники-Свойства позволяет просмотреть и отредактировать список свойств, назначенных данной позиции номенклатуры.

§        кнопка Справочники-Аналоги позволяет просмотреть и отредактировать список аналогов, определенных для данной позиции номенклатуры, во внешних каталогах.

§        кнопка Справочники-Единицы позволяет просмотреть и отредактировать список единиц измерения, назначенных для позиции номенклатуры.

§        кнопка Справочники-Цены позволяет просмотреть и отредактировать список цен, назначенных для позиции номенклатуры.

§        кнопка Копировать позволяет скопировать текущую позицию номенклатуры со всеми подчиненными справочниками.

§        кнопке Поиск вызывает обработку поиска элемента справочника по подстроке. Поиск позиции номенклатуры можно осуществить по краткому наименованию (наименование), по коду или артикулу. Для осуществления поиска необходимо выбрать параметр, по которому будет осуществляться поиск, и ввести в подстроку для поиска текстовую информацию. Поиск осуществляется при нажатии на кнопку с изображением бинокля или при нажатии на клавишу Enter. Отобранные позиции будут отобраны в список найденных элементов.

 

4. Ввод остатков

 

Прежде чем начать учет в программе 1С:Торговля+Склад, необходимо указать остатки. Команды для ввода остатков товаров, кредитов и т.д. вызываются командами меню Документы подменю Ввод остатков.

 

4.1. Ввод остатков ТМЦ

 

Документ Ввод остатков ТМЦ является обобщенным документом, с помощью которого вводятся начальные остатки соответствующих партий ТМЦ.

Диалоговое окно Ввод остатков ТМЦ на складе (рис. 111) вводится командой Ввод остатков ТМЦ меню Документы подменю Ввод остатков.

При помощи документа Ввод остатков ТМЦ можно на этапе начала эксплуатации системы напрямую установить остатки на складе и ввести соответствующие партии без выписывания фиктивных документов. Проведение данного документа фиксирует не только изменение остатков ТМЦ на соответствующем складе, но и вводит соответствующую информацию по партиям ТМЦ.

Следует учитывать тот факт, что товары из одной партии, например партии принятых на реализацию товаров одного комитента, могут находиться на нескольких складах. В этом случае следует оформлять на каждый склад отдельный документ ввода остатков.

В конфигурации предусмотрено разделение учета ТМЦ по складам (материально-ответственным лицам) и фирмам. Для каждого сочетания фирма-склад необходимо оформить свой документ ввода остатков.

Вид партии вводимых остатков определяется заданным видом операции (кнопка Операция в документе) и выбранным статусом партии (поле Вид ТМЦ). В зависимости от установленного вида операции изменяется экранная форма документа.

Для ввода остатков ТМЦ на складе в документе необходимо выбрать операцию – Ввод остатков ТМЦ на складе. С помощью документа вводятся остатки всех партий ТМЦ, хранящихся на складе фирмы. Статус партии определяется в поле Вид ТМЦ.

Для ввода остатков ТМЦ, переданных на реализацию контрагентам, необходимо установить операцию – Ввод остатков ТМЦ переданных. С помощью этого документа вводятся остатки ТМЦ, имеющиеся у комиссионера на реализации. Для каждого комиссионера должен быть введен свой документ ввода остатков.

Для ввода реализованных остатков ТМЦ необходимо установить операцию – Ввод остатков ТМЦ реализованных. Необходимость занесения начальных остатков по реализованным товарам комитента возникает в том случае, если на момент занесения начальных остатков товары комитента уже считаются проданными (оформлен документ отгрузки товаров, принятых на реализацию у комитента покупателю), однако с комитентом за эти товары еще не рассчитались (не оформили документ Отчет комитенту). Вид ТМЦ в этом документе устанавливается Товар (принятый). В документе указывается комитент и его договор, по которому существуют остатки реализованных товаров, за которые еще не отчитались перед комитентом. Для каждого комитента должен быть оформлен свой документ.

 

4.2. Ввод остатков по покупателю и по поставщику

 

С помощью документа Ввод остатков по покупателю (Ввод остатков по поставщику) можно напрямую установить остатки взаиморасчетов, числящиеся за контрагентом, без выписывания фиктивных накладных или кассовых и банковских документов.

Диалоговое окно Ввод остатков – долг покупателя фирме (рис. 112) вводится командой Ввод остатков по покупателю меню Документы подменю Ввод остатков.

Диалоговое окно Ввод остатков – долг фирмы поставщику (рис. 113) вводится командой Ввод остатков по поставщику меню Документы подменю Ввод остатков.

Взаиморасчеты с контрагентом разделяются по отдельным фирмам, входящим в состав компании. Для каждой фирмы должен быть введен свой документ ввода остатков.

Если взаиморасчеты с контрагентом-покупателем ведутся по различным договорам, то необходимо для каждого договора контрагента оформлять свой документ ввода остатков покупателя.

С помощью кнопки Операция изменяется сущность долга. Если клиент должен фирме, то для ввода остатков взаиморасчетов необходимо выбрать операцию Ввод остатков – долг покупателя фирме, если фирма должна клиенту, то выбирается вид операции Ввод остатков - долг фирмы покупателю.

Долг контрагента может быть детализирован по видам долга. В зависимости от выбранного вида операции отображаются различные виды долга. В табличной части документа по каждому виду долга должна быть оформлена отдельная строка.

 

4.3. Ввод остатков касса, банк, подотчетник

 

Документ Ввод остатков касса, банк, подотчетник предназначен для ввода остатков денег в кассах предприятия и на его расчетных счетах. Также с помощью этого документа вводятся остатки денежных средств у подотчетных лиц.

Диалоговое окно Ввод остатков по кассам (рис. 114) вводится командой Ввод остатков касса, банк, подотчетник меню Документы подменю Ввод остатков.

Вид вводимых остатков денежных средств определяется выбранным в документе видом операции (кнопка Операция в документе). Информация об остатках наличных денег в кассах вводится в данном документе при установленном виде операции Ввод остатков по кассам. В одном документе можно ввести информацию об остатках наличных средств, принадлежащих одной фирме, во всех кассах предприятия.

Конфигурация позволяет разделять учет денежных средств по различным валютам. Если в одной кассе одновременно хранятся денежные средства в различной валюте, то информацию об остатках денежных средств следует вводить несколькими строками.

В поле Сумма (вал.) введенные суммы остатков денежных средств в кассах автоматически пересчитываются в суммы в валютах бухгалтерского и управленческого учета по курсу, указанному в истории курсов валют на дату документа.

Этот курс отображается в документе в поле Курс. При необходимости эти суммы могут быть откорректированы. Например, такая корректировка может быть нужна в том случае, если необходимо учесть остатки валютных денежных средств в кассе в рублях по специальному курсу, отличному от курса на дату документа. Нажав на кнопку Итоги (вал.) можно проконтролировать общую сумму введенных остатков денежных средств по всем кассам, распределенную по валютам, то есть какое реальное количество денежных средств в рублях и долларах было внесено в кассы.

Остатки денежных средств по банковским счетам вводятся при установленном в документе виде операции Ввод остатков по банковским счетам. Принцип заполнения документа аналогичен вводу остатков по кассам.

Валюта в документе заполняется согласно заданной валюте выбранного банковского счета, по которому вводятся остатки, и в документе не корректируется. Остатки вводятся по всем банковским счетам фирмы.

Если на одном и том же расчетном счету хранятся остатки безналичных денежных средств различных фирм, то для каждой фирмы необходимо оформить отдельный документ ввода остатков безналичных денежных средств.

Остатки наличных денежных средств у подотчетных лиц вводятся при установленном виде операции Ввод остатков по подотчетникам. Остатки наличных денежных средств у подотчетного лица могут быть зафиксированы в любой валюте. Если подотчетное лицо работает с несколькими фирмами, то необходимо оформлять отдельный документ для каждой фирмы. Если у подотчетного лица имеются остатки денежных средств в различных валютах, то в документ вводится две строки с одним и тем же подотчетным лицом с суммами в различных валютах.

 

5. Оформление документов

 

Оформление документов в конфигурации может производиться в любой валюте, представленной в справочнике валют. При проведении документа сумма документа будет одновременно зафиксирована в трех валютах: в валюте взаиморасчетов, определенной в договоре контрагента, в валюте управленческого учета и в валюте бухгалтерского учета. Имеется возможность, не меняя сумму самого документа, изменить сумму документа в валюте взаиморасчетов, тем самым зафиксировав новый курс пересчета данных в документе.

Установки по умолчанию - это те значения, которые попадут в новый документ при начальном заполнении формы (очевидно, это должны быть значения, наиболее часто встречающиеся в процессе работы). Имеет смысл устанавливать их, например, перед оформлением нескольких документов с общими параметрами торговой операции и параметрами оплаты. Установки по умолчанию определяются для каждого пользователя.

При оформлении нового документа, после ввода всех необходимых данных, конфигурация задает вопрос об автоматическом заполнении спецификации документа. При положительном ответе спецификация документа заполняется автоматически согласно введенному в конфигурацию алгоритму автоматического заполнения.

Например, спецификация документа Инвентаризация ТМЦ автоматически заполняется всеми остатками ТМЦ на выбранном складе по выбранной фирме на дату оформления документа. Автоматическое заполнение спецификации документа можно осуществить в любой момент времени по кнопке Заполнить в документе.

Для ввода документа на основании другого документа в проведенном документе необходимо нажать кнопку Действия и выбрать команду выпадающего меню Ввести на основании. Появится список типов документов, которые можно ввести на основании данного документа. Необходимо выбрать нужный тип документов. Откроется новая форма документа выбранного типа, спецификация которого будет заполнена в соответствии с алгоритмом автоматического заполнения спецификации документа.

В журнале документов можно установить курсор на нужный документ, нажать правую клавишу мыши и выбрать команду Ввести на основании или нажать комбинацию клавиш Alt+F9. Появится список типов документов, которые можно ввести на основании данного документа. Необходимо выбрать нужный тип документов. Откроется новая форма документа выбранного типа, спецификация которого будет заполнена в соответствии с алгоритмом автоматического заполнения спецификации документа.

В новом документе необходимо нажать кнопку Основание. Появится список типов документов, на основании которых может быть оформлен данный документ. Необходимо выбрать нужный тип документа. Откроется журнал документов данного типа, из которого можно выбрать нужный документ. Он станет документом-основанием для данного документа и произойдет соответствующее автоматическое заполнение спецификации.

 

5.1. Авансовый отчет

 

Диалоговое окно Авансовый отчет (рис. 115) вызывается командой Авансовый отчет меню Документы подменю Подотчетники.

Оформленные авансовые отчеты хранятся в журнале Журнал авансовых отчетов, который вызывается одноименной командой меню Документы подменю Подотчетники. После выбора сотрудника из справочника Физические лица, в списке отражаются все документы, оформленные с данным сотрудником за период с момента оформления последнего авансового отчета на указанного сотрудника до даты, указанной в документе. Документы показываются для выбранной фирмы. Любой документ можно открыть из списка и отредактировать.

В нижней части документа отражается состояние взаиморасчетов с сотрудником на дату документа. С помощью кнопки Обновить можно обновить информацию о состоянии взаиморасчетов с сотрудником. Нажав на кнопку Долг физ. лица можно получить полный отчет о взаиморасчетах с сотрудником. При этом будет сформирован отчет Ведомость по подотчетникам с фильтром по данному сотруднику.

По кнопке Печать можно распечатать авансовый отчет для сотрудника. По кнопке Действия - Перейти в журнал открывается общий журнал документов и устанавливается курсор на данном документе.

 

5.2. Счет-фактура выданный

 

Документы Счета-фактуры выданные хранятся в специальном журнале Счета-фактуры выданные. Диалоговое окно Журнал документов Счета-фактуры выданные (рис. 116) вызывается командой Журнал выданных счетов-фактур меню Документы подменю Счета-фактуры выданные.

Новый документ может быть введен на основании соответствующего документа отгрузки (или оплаты в случае оформления авансового платежа), а также без указания документа-основания для оформления выданных счетов - фактур по неторговым операциям. Счет-фактура всегда оформляется и печатается в той валюте, в которой был выписан документ-основание.

По кнопке Действия можно произвести следующие действия:

§        команда Структура подчиненности открывает окно, содержащее дерево структуры подчиненности, в которую включен данный документ;

§        команда Отчет о движениях документа для проведенного документа показывает изменения в информационной базе, выполненные этим документом;

§        команда Отчет о бухгалтерских проводках для проведенного документа показывает в табличном виде проводки, которые будут формироваться по этому документу;

§        команда Ввести на основании позволяет вводить новые документы на основании выбранного.

 

5.3. Счет-фактура полученный

 

Документ Счет-фактура полученный предназначен для регистрации счетов-фактур, полученных от поставщиков. Диалоговое окно Журнал документов Счета-фактуры полученные (рис. 117) вызывается командой Журнал полученных счетов-фактур меню Документы подменю Счета-фактуры полученные.

Документ имеет, как обычно, номер и дату. Кроме того, в него вписываются номер и дата полученного счета-фактуры.

По кнопке Действия можно произвести те же действия, что и в документе Счет-фактура выданный.

 

5.4. Приходный кассовый ордер

 

Документ Приходный кассовый ордер предназначен для учета поступлений наличных денежных средств. Диалоговое окно Приходный кассовый ордер (рис. 118) вызывается командой Приходный кассовый ордер меню Документы подменю Касса.

В зависимости от установленного вида оплаты, с помощью данного документа могут быть зафиксированы следующие виды поступления наличных денег в кассу: Оплата от покупателя, Возврат от поставщика, Возврат от подотчетника.

В случае оформления поступления выручки из кассы при розничной продаже предусмотрены следующие виды оплаты - Розничная выручка и Розничная выручка (ЕНВД). Кроме того, имеется такой вид поступления денег, как Прочее, что позволяет фиксировать с помощью этого документа поступления денег, не подпадающие под перечисленные выше виды оплаты.

В конфигурации предусмотрен учет денег в нескольких кассах компании, поэтому при оформлении документа необходимо выбрать кассу, в которую фиксируется поступление наличных денег.

В зависимости от состояния взаиморасчетов с покупателем, внесенная сумма может быть при проведении документа автоматически разбита (при необходимости) на отдельные части:

§        оплата отгруженных ТМЦ (оказанных услуг);

§        оплата реализованных ТМЦ;

§        поступление аванса от покупателя.

Каждая из этих частей внесенной суммы отражается в соответствии с правилами бухгалтерского учета.

В том случае, если с помощью приходного кассового ордера фиксируется предоплата, то на основании приходного кассового ордера можно выписать счет-фактуру. В этом случае счет-фактура оформляется как счет-фактура на авансовый платеж.

По кнопке Действия можно произвести следующие действия:

§        команда Отчет о движениях документа для проведенного документа показывает изменения в информационной базе, выполненные этим документом;

§        команда Отчет о бухгалтерских проводках для проведенного документа показывает в табличном виде проводки, которые будут формироваться по этому документу;

§        команда Структура подчиненности открывает окно, содержащее дерево структуры подчиненности, в которую включен данный документ;

§        команда Ввести на основании позволяет вводить новые документы на основании выбранного;

§        команда Перейти в журнал открывает общий журнал документов и устанавливает курсор на данном документе.

 

5.5. Расходный кассовый ордер

 

Документ Расходный кассовый ордер (РКО) предназначен для учета выплаты наличных денежных средств.

Новый документ (рис. 119) вызывается командой Расходный кассовый ордер меню Документы подменю Касса.

В зависимости от установленного вида оплаты с помощью данного документа могут быть зафиксированы следующие виды выплаты наличных денег: Оплата поставщику, Возврат покупателю, Выдача подотчетнику.

Кроме того, имеется такой вид выплаты денег - Прочее, что позволяет фиксировать с помощью этого документа расход наличных средств, не подпадающий под перечисленные выше виды оплаты.

В конфигурации предусмотрен учет денег в различных кассах компании, поэтому при оформлении документа необходимо выбрать кассу, из которой будет производиться выплата наличных денег.

В конфигурации ведется раздельный учет денежных средств в разрезе фирм в различной валюте.

В одной кассе (или в нескольких кассах) могут храниться средства в рублях, долларах, дойч-марках соответственно по различным фирмам.

При заполнении информации в РКО необходимо фиксировать валюту денежных средств и фирму, от имени которой производится расход наличных денежных средств.

В зависимости от состояния взаиморасчетов с покупателем, внесенная сумма может быть при проведении документа автоматически разбита (при необходимости) на отдельные части:

§        оплата полученных ТМЦ (услуг);

§        оплата ТМЦ, принятых на реализацию от комитента;

§        выплата аванса поставщику.

Каждая из этих частей внесенной суммы отражается в соответствии с правилами бухгалтерского учета.

На вкладке Печать вводится необходимая информация для правильного формирования печатной формы документа, а именно: информация о том, кому выданы наличные деньги (поле Выдать в печатной форме документа), а также основание и приложение по документу.

По кнопке Действия можно произвести те же действия, что и в документе Приходный кассовый ордер. Кроме того, дополнительная команда Выгрузить (отправить по эл.почте), вызываемая по кнопке Действия позволяет отправить документ в электронном виде.

 

5.6. Поступление ТМЦ

 

Документы Поступление ТМЦ (купля-продажа), Поступление ТМЦ (комиссия), Поступление ТМЦ (импорт) создаются, хранятся и редактируются в журнале Поставщики. Новый документ вызывается также с помощью соответствующих команд меню Документы подменю Поставщики.

В зависимости от выбранной команды подменю Поставщики в экранной форме документа будет автоматически определен тип оформляемой операции - покупка или прием на комиссию (рис. 120 - 122).

По кнопке Действия можно произвести следующие действия:

§        команда Отчет о движениях документа для проведенного документа показывает изменения в информационной базе, выполненные этим документом;

§        команда Отчет о бухгалтерских проводках для проведенного документа показывает в табличном виде проводки, которые будут формироваться по этому документу;

§        команда Структура подчиненности открывает окно, содержащее дерево структуры подчиненности, в которую включен данный документ;

§        команда Ввести на основании позволяет вводить новые документы на основании выбранного;

§        команда Изменить спецификацию позволяет выполнять групповые действия по изменению ценовых характеристик в спецификации документа;

§        команда Добавить из документа позволяет заполнять спецификацию документа путем объединения спецификаций нескольких документов различного типа;

§        команда Перейти в журнал открывает общий журнал документов и устанавливает курсор на данном документе;

§        команда Обновление цен в справочнике позволяет для тех позиций, которые указаны в документе, установить в справочнике цен такие же цены, какие указаны в документе, и автоматически пересчитать другие цены, согласно заданным наценкам.

 

5.7. Перемещение ТМЦ

 

Документ Перемещение ТМЦ предназначен для оформления передачи ТМЦ между складами и фирмами. Новый документ Перемещение ТМЦ (рис. 123) вызывается командой Перемещение ТМЦ меню Документы подменю Склады. С помощью данного документа можно также осуществлять перемещение ТМЦ между фирмами.

Перемещение возможно только между фирмами, которые имею одно и то же юридическое лицо, но различные аналитические признаки управленческого учета. Перемещения между фирмами, имеющими различные юридические лица, следует оформлять с помощью операции Продажа собственной фирме.

Документ может быть введен на основании документа Поступление ТМЦ. Такой способ ввода удобно применять в том случае, если необходимо все вновь поступившие на оптовый склад ТМЦ сразу переместить в розницу (на розничный склад).

Спецификация документа заполняется на вкладке Табличная часть.

По кнопке Действия можно произвести те же самые действия, что и в документе Поступление ТМЦ.

 

5.8. Списание ТМЦ

 

Документ Списание ТМЦ предназначен для оформления списания ТМЦ. Документ может быть оформлен на основании проведенной инвентаризации (документ Инвентаризация (по складу)) или как свободный документ в случае произвольного списания ТМЦ. Документы Списание ТМЦ создаются, хранятся и редактируются в журнале Складские документы.

Новый документ (рис. 124) вызывается также командой Списание ТМЦ меню Документы подменю Склады.

В группе полей Бухгалтерская операция заполняются данные о счетах и субконто, на которые необходимо отнести данную хозяйственную операцию. Заполнение полей производится с помощью справочника План счетов. Эти поля не являются обязательными для заполнения, однако в случае, если они останутся пустыми, бухгалтерские проводки по документу сформированы не будут. При выгрузке проводок производится анализ указанного бухгалтерского счета. В зависимости от указанного счета позиции документа могут быть выгружены в бухгалтерию как товар, материал или продукция, независимо от того, как произошло распределение ТМЦ по партиям. Поэтому списание ТМЦ различных видов рекомендуется оформлять разными документами списания.

Спецификация документа заполняется стандартным образом - построчным вводом или подбором по каталогу. В том случае, если оформляется списание ТМЦ с розничного склада, в спецификацию документа добавляется графы Цена и Сумма, в которых заполняется информация о ценах, по которым ТМЦ учитывается на розничном складе. В соответствии с этими ценами будет производиться списание ТМЦ с розничного склада.

В том случае, если документ оформляется на основании документа Инвентаризация (по складу), его спецификация автоматически заполняется в соответствии с данными, указанными в инвентаризации.

При оформлении документа происходит автоматическое списание партий в соответствии с установленным в форме фирмы методом расчета себестоимости.

По кнопке Действия можно произвести те же действия, что и в документе Поступление ТМЦ, за исключением обновления цен в справочнике.

 

5.9. Реализация (купля-продажа, комиссия)

 

Документ Реализация (купля-продажа, комиссия) предназначен для фиксации факта реализации (отгрузки) ТМЦ. Факт отгрузки и отпуска ТМЦ на комиссию (передачи ТМЦ на реализацию) в конфигурации фиксируется одним и тем же документом. Вид совершаемой операции, а соответственно и название документа изменяется при нажатии кнопки Операция на вкладке Шапка документа.

Новый документ вызывается с помощью меню Документы подменю Покупатели командой Реализация (купля-продажа) или Реализация (комиссия). При выборе соответствующей команды автоматически устанавливается тип совершаемой операции (купля-продажа или комиссия) и название документа (рис. 125, 126).

Документ может быть выписан на основании оформленной покупателю заявке. В том случае, если документ отгрузки выписывается на основании заявки, по которой ТМЦ резервировался (Заявка на склад, Заявка на поставку), то автоматически снимается резерв ТМЦ, выписанного по данному документу.

На основании документа Реализация (купля-продажа) для дальнейшего отражения данных в книге продаж вводится счет-фактура. Счет фактуру можно ввести на основании проведенного документа нажатием кнопки Счет- фактура.

По кнопке Действия можно произвести следующие действия:

§        команда Отчет о движениях документа для проведенного документа показывает изменения в информационной базе, выполненные этим документом;

§        команда Отчет о бухгалтерских проводках для проведенного документа показывает в табличном виде проводки, которые будут формироваться по этому документу;

§        команда Структура подчиненности открывает окно, содержащее дерево структуры подчиненности, в которую включен данный документ;

§        команда Ввести на основании позволяет вводить новые документы на основании выбранного;

§        команда Изменить спецификацию позволяет выполнять групповые действия по изменению ценовых характеристик в спецификации документа;

§        команда Добавить из документа позволяет заполнять спецификацию документа путем объединения спецификаций нескольких документов различного типа;

§        команда Перейти в журнал открывает общий журнал документов и устанавливает курсор на данном документе;

§        команда Выгрузить (отправить по эл.почте) позволяет отправить документ в электронном виде.

 

5.10. Строка выписки банка (приход)

 

Информация о поступлении денег на расчетный счет заносится с помощью документа Строка выписки банка (приход). Новый документ (рис. 127) может быть вызван командой Строка выписки банка (приход) меню Документы подменю Банк.

Новый документ может быть также оформлен с помощью кнопки Приход в диалоговом окне Выписка банка (рис. 128), вызываемом командой Банковская выписка меню Документы подменю Банк.

В том случае, если новый документ оформляется из банковской выписки, в него автоматически заносятся параметры, определенные в банковской выписке - фирма и расчетный счет. Валюта документа автоматически заполняется валютой выбранного расчетного счета.

Следует обращать внимание на тот факт, что в конфигурации не ведется учет экспортных операций. Поступления безналичных денежных средств на валютные счета фирмы будут оформлены в конфигурации, как поступление авансового платежа в валюте.

Платеж может быть зафиксирован с учетом или без учета НП.

В документе должен быть зафиксирован вид оплаты. Возможны следующие варианты оплаты: Оплата от покупателя, Возврат от поставщика и Прочее.

В том случае, если в качестве вида оплаты выбрано Прочее, изменяется форма документа, в ней появляется дополнительно поле Счет и значения соответствующих субконто. Данные поля заполняются пользователем в соответствии с тем, на какие бухгалтерские счета следует отнести получение безналичных денежных средств. Эти поля не являются обязательными, однако если они не заполнены, то по документу с видом оплаты "прочее" бухгалтерские проводки формироваться не будут.

В случае если фиксируется получение предоплаты от покупателя, на основании документа Строка выписки банка (приход) оформляется документ Счет-фактура выданный.

По кнопке Действия можно произвести следующие действия:

§        команда Отчет о движениях документа для проведенного документа показывает изменения в информационной базе, выполненные этим документом;

§        команда Отчет о бухгалтерских проводках для проведенного документа показывает в табличном виде проводки, которые будут формироваться по этому документу;

§        команда Структура подчиненности открывает окно, содержащее дерево структуры подчиненности, в которую включен данный документ;

§        команда Ввести на основании позволяет вводить новые документы на основании выбранного;

§        команда Перейти в журнал открывает общий журнал документов и устанавливает курсор на данном документе.

 

5.11. Строка выписки банка (расход)

 

Информация о списании денег с расчетного счета заносится с помощью документа Строка выписки банка (расход). Новый документ (рис. 129) может быть вызван командой Строка выписки банка (расход) меню Документы подменю Банк.

Новый документ может быть также оформлен с помощью кнопки Расход в диалоговом окне Выписка банка (см рис. 128), вызываемом командой Банковская выписка меню Документы подменю Банк.

В том случае, если новый документ оформляется из банковской выписки, в него автоматически заносятся параметры, определенные в банковской выписке - фирма, расчетный счет. Валюта документа автоматически заполняется валютой выбранного расчетного счета.

В конфигурации предусмотрен учет взаиморасчетов с иностранными поставщиками. Задолженность перед иностранным поставщиком возникает при оформлении документа Поступление ТМЦ (импорт) по конкретному договору с иностранным поставщиком. Погашение задолженности перед иностранным поставщиком производится при перечислении денежных средств с валютного расчетного счета. Для этого необходимо оформить документ Строка выписки банка (расход), указав в нем валютный расчетный счет.

Во всех остальных случаях перечисление денег с валютного расчетного счета фиксируется в конфигурации как перечисление поставщику авансового платежа в валюте.

Платеж может быть зафиксирован с учетом или без учета НП.

В документе должен быть зафиксирован вид оплаты. Возможны следующие варианты оплаты: Оплата поставщику, Возврат покупателю, Прочее.

Если в выписке из банка указывается конкретный документ, по которому произведен платеж, то его можно указать в данном документе, как документ-основание (кнопка Основание в документе).

В том случае, если в качестве вида оплаты выбрано Прочее, изменяется форма документа, в ней появляется дополнительно поле Счет и значения соответствующих субконто. Данные поля заполняются пользователем в соответствии с тем, на какие бухгалтерские счета следует отнести списание безналичных денежных средств.

Эти поля не являются обязательными, однако если они не заполнены, то по документу с видом оплаты "прочее" бухгалтерские проводки формироваться не будут.

По кнопке Действия можно произвести те же действия, что и в документе Строка выписки банка (приход). Кроме того, дополнительная команда Выгрузить (отправить по эл.почте), вызываемая по кнопке Действия позволяет отправить документ в электронном виде.

 

5.12. Перемещение денег (банк)

 

Документ Перемещение денег (банк) предназначен для осуществления операции по перемещению денег, находящихся на одном расчетном счете между различными фирмами. Документ хранится и редактируется в журнале Банк. Новый документ (рис. 130) вызывается командой Перемещение денег (банк) меню Документы подменю Банк.

Операция перемещения денег производится в том случае, если на расчетном счете указанной в документе в группе полей Плательщик фирмы есть достаточное количество денежных средств. Валюта в документе устанавливается в соответствии с валютой выбранного расчетного счета. Перемещение денег между фирмами возможно только в том случае, если фирмы, указанные в группах Плательщик и Получатель, имеют одно и то же юридическое лицо, но различные аналитические признаки управленческого учета.

Перемещение безналичных денежных средств между различными юридическими лицами и перемещение денег с одного расчетного счета на другой с помощью этого документа не предусмотрено.

Операцию перемещения денег между различными юридическими лицами и различными расчетными счетами необходимо оформлять с помощью двух документов: Строка выписки (расход), оформленный от лица одной фирмы с одного расчетного счета, и Строка выписки (приход) от лица другой фирмы на другой расчетный счет.

По кнопке Действия можно произвести следующие действия:

§        команда Отчет о движениях документа для проведенного документа показывает изменения в информационной базе, выполненные этим документом;

§        команда Перейти в журнал открывает общий журнал документов и устанавливает курсор на данном документе;

§        команда Ввести на основании позволяет вводить новые документы на основании выбранного.

 

5.13. Возврат от покупателя

 

Документ Возврат от покупателя предназначен для оформления факта возврата ТМЦ покупателем или комиссионером. Фактически для оформления обеих этих операций используется один документ, а какая именно операция в данный момент оформляется, определяется выбранным видом операции. Вид операции выбирается с помощью кнопки Операция.

Документы Возврат от покупателя (комиссионера) создаются, хранятся и редактируются в журнале Покупатели.

Новый документ вызывается также с помощью меню Документы подменю Покупатели командой Возврат от покупателя (купля-продажа) или Возврат от покупателя (комиссия). В зависимости от выбранной команды в документе устанавливается соответствующий вид операции и название (рис. 131 и рис. 132).

Документ Возврат от покупателя (комиссия) может быть оформлен на основании документа Реализация (комиссия) или в рамках договора с контрагентом.

В случае оформления документа на основании документа Реализация его спецификация автоматически заполняется всеми проданными ТМЦ и в его спецификации необходимо оставить только те ТМЦ, которые возвращает покупатель (например, бракованные, недоброкачественные товары).

В случае оформления документа в рамках договора с комиссионером, его спецификация будет автоматически заполнена всеми переданными на реализацию, но еще не реализованными ТМЦ.

По умолчанию цена в документе заполняется той ценой, по которой ТМЦ была продана (передана на комиссию). При необходимости эту цену можно изменить. Эта информация будет учтена при взаиморасчетах с покупателем (комиссионером). В этом случае ТМЦ будет возвращена в ту партию, из которой она была продана.

По кнопке Действия можно произвести следующие действия:

§        команда Отчет о движениях документа для проведенного документа показывает изменения в информационной базе, выполненные этим документом;

§        команда Отчет о бухгалтерских проводках для проведенного документа показывает в табличном виде проводки, которые будут формироваться по этому документу;

§        команда Структура подчиненности открывает окно, содержащее дерево структуры подчиненности, в которую включен данный документ;

§        команда Ввести на основании позволяет вводить новые документы на основании выбранного;

§        команда Изменить спецификацию позволяет выполнять групповые действия по изменению ценовых характеристик в спецификации документа;

§        команда Добавить из документа позволяет заполнять спецификацию документа путем объединения спецификаций нескольких документов различного типа;

§        команда Перейти в журнал открывает общий журнал документов и устанавливает курсор на данном документе.

 

5.14. Возврат поставщику

 

Документ Возврат поставщику предназначен для оформления возврат ТМЦ поставщику (комитенту).

Фактически для оформления обеих этих операций используется один документ, а какая именно операция в данный момент оформляется, определяется выбранным видом операции. Вид операции выбирается с помощью кнопки Операция.

Документы Возврат поставщику (комитенту) создаются, хранятся и редактируются в журнале Поставщики.

Новый документ вызывается также с помощью меню Документы подменю Поставщики командой Возврат поставщику (купля-продажа) или Возврат поставщику (комиссия). В зависимости от выбранной команды в документе устанавливается соответствующий вид операции и название (рис. 133 и рис. 134).

Документ может быть введен на основании конкретного документа поставки от поставщика или комитента (кнопка Основание в документе) или по договору, оформленному с поставщиком (комитентом).

Спецификация документа будет автоматически заполнена всеми нереализованными (непроданными) товарами комитента по конкретному документу или в рамках всего договора. В данном случае фактом реализации товара комитента является его отгрузка покупателю.

Спецификация документа может быть заполнена и вручную. При этом в графе Партия можно выбрать конкретную партию, в которую будет списан возвращенный товар.

При автоматическом подборе партий конфигурация следит за тем, чтобы оформлялся возврат только того товара, который ранее принимался у данного комитента на комиссию и еще не реализован.

Возврат комитенту товара, ранее проданного покупателю, возможен только в одном случае - когда покупатель вернул товар комитента. В этом случае необходимо сначала оформить документ Возврат от покупателя. В зависимости от того, был ли данный товар отгружен покупателю или передан на реализацию, в документе Возврат покупателю выбирается соответствующий вид операции: купля-продажа или комиссия.

После того, как будет зафиксирован возврат ранее проданного комиссионного товара покупателем, можно оформить документ Возврат поставщику (комиссия) и вернуть поставщику некачественный товар.

По кнопке Действия можно произвести те же действия, что и в документе Возврат от покупателя. Кроме того, дополнительная команда Выгрузить (отправить по эл.почте), вызываемая по кнопке Действия позволяет отправить документ в электронном виде.

 

6. Журналы

 

Журналы служат для хранения документов, которые оформляются в программе.

Доступ ко всем журналам осуществляется командой Журналы документов меню Операции. Появляется диалоговое окно Выбор журнала (рис. 135), с помощью которого можно дважды щелкнув мышью на название нужного журнала вызвать его окно.

Журнал общий служит для хранения и редактирования всех документы. В заголовке окна журнала (рис. 136) выдается интервал видимости документов, который можно изменить при работе с журналом. Самая левая графа журнала - служебная. В ней различными значками обозначается состояние документа. По значениям реквизитов, которые выводятся в графах журнала, можно осуществлять произвольный поиск. В нижней части журнала отображается содержимое поля Комментарий выделенного документа.

В журнале есть кнопка Действия. При нажатии этой кнопки рядом открывается меню: Отчет о движениях документов, Отчет о бухгалтерских проводках, Структура подчиненности, Ввести на основании, Скопировать в. Все производимые по этой кнопке действия будут относиться к тому документу в журнале, на котором находится выделение.

В общем журнале документов имеется группа управляющих элементов Быстрый отбор. При каждом выборе в списке, кроме значения "отсутствует", представление журнала изменяется: в журнале остаются только документы со значением выбранного реквизита (это может быть контрагент, вид документа, автор документа и тип учета документа), указанным в поле значения. Значение выбирается из соответствующего справочника или списка, открывающегося по кнопке Значение.

Журнал Ввод начальных остатков (рис. 137) предназначен для хранения документов ввода начальных остатков: Ввод остатков по кассе, банку, подотчетникам, Ввод остатков ТМЦ, Ввод остатков по покупателю, Ввод остатков по поставщику.

Журнал Доверенности (рис. 138) предназначен для хранения документа Доверенность.

Журнал Документы комплектации (рис. 139) предназначен для хранения следующих документов: Комплектация ТМЦ, Разукомплектация ТМЦ.

Журнал Документы по банку (рис. 140) предназначен для хранения следующих документов: Строка выписки (приход), Строка выписки банка (расход), Перемещение денег (банк).

Журнал Документы по кассе (рис. 141) предназначен для хранения следующих документов: Приходный кассовый ордер, Расходный кассовый ордер, Перемещение денег (касса).

Журнал Документы по подотчетникам (рис. 142) предназначен для хранения следующих документов: Строка аванс.отчета (закупка ТМЦ), Строка аванс.отчета (оплата поставщику), Строка аванс. отчета (прочее).

Журнал Документы по покупателям (рис. 143) предназначен для хранения следующих документов: Заявка от покупателя (Заявка на склад, Неподтвержденная заявка, Заявка на поставку), Реализация (купля-продажа, комиссия), Реализация (ОС, НМА и пр.), Отчет комиссионера, Инвентаризация комиссионера, Переоценка у комиссионера, Возврат от покупателя (комиссионера), Отчет ККМ, Реализация (розница).

Журнал Документы по поставщикам (рис. 144) предназначен для хранения следующих документов: Заказ поставщику, Поступление ТМЦ (купля-продажа, комиссия), Поступление ТМЦ (импорт), Поступление ТМЦ (доп.расходы), Поступление ТМЦ (услуги и пр.), Отчет комитенту, Возврат поставщику (купля-продажа), Возврат поставщику (комиссия).

В журнале Вспомогательные документы (рис. 145) хранятся документы Корректировка долга поставщику (покупателю).

Журнал Платежные документы (рис. 146) предназначен для хранения документов Платежное поручение.

Журнал Регламентные документы (рис. 147) предназначен для хранения следующих документов: Закрытие месяца, Формирование книги покупок, Формирование книги продаж.

Журнал Складские документы (рис. 148) предназначен для хранения следующих документов: Перемещение ТМЦ, Инвентаризация по складу, Списание, Оприходование, Инвентаризация (розница), Переоценка (розница).

Журнал Счета-фактуры выданные (рис. 149) предназначен для хранения следующих документов: Счет-фактура выданный, Запись книги продаж.

Журнал Счета-фактуры полученные (рис. 150) предназначен для хранения следующих документов: Счет-фактура полученный, Запись книги покупок.

Журнал Чеки ККМ (рис. 151) предназначен для хранения документа Чек ККМ.

Таким образом, журналы все разные, однако порядок работы со всеми журналами схож. Рассмотрим наиболее общие правила работы с журналами.

Записи в журнале выводятся в виде строки или записи таблицы. Синее световое пятно может находиться в любой графе таблицы.

В заголовке любого журнала в круглых скобках приводится интервал видимости документов. Это тот диапазон дат, за который выводятся на экран документы в журнале.

Если щелкнуть на кнопке Интервал на панели кнопок диалогового окна журнала, появляется диалоговое окно Параметры журнала (рис. 152), в котором в группе Интервал журнала можно изменить интервал видимости. В этой группе установите нужный интервал и щелкните на кнопке ОК.

Эта настройка действительна на время работы с журналом. Интервал видимости можно изменить с помощью диалогового окна Настройка параметров системы (рис. 153) вызываемого командой Параметры меню Сервис. В этом диалоговом окне на вкладке Журналы установите начало и конец интервала и щелкните на кнопке Применить, а затем ОК. Эта настройка является настройкой по умолчанию. Она не пропадает после закрытия окна журнала и действует для всех журналов сразу.

Записи в журнале размещаются в соответствии с датой ввода документа в журнал. Документы от одной даты – по времени ввода. Клавиша Home позволяет перемещаться в начало журнала, клавиша End – в конец журнала.

Для просмотра записи следует выбрать ее и нажать клавишу Enter. Появится окно с формой документа. После просмотра окно можно закрыть щелчком на кнопке Закрыть.

Для того чтобы ввести новую запись в журнал, воспользуйтесь кнопкой Ввод новой строки в окне открытого журнала. В зависимости от вида журнала открывается соответствующий документ.

Документ в журнале обозначается в виде синей папки. Если документ проведен, то около папки появляется красный флажок.

При оформлении большого количества документов со схожими реквизитами можно воспользоваться кнопкой Копировать строку на панели кнопок журнала.

Для копирования строки выберите в журнале запись, которую надо копировать и щелкните на кнопке Копировать строку (клавиша F9). Введите недостающие данные, дважды щелкнув мышью в графе документов, и сохраните запись, щелкнув на кнопке ОК.

 

7. Отчеты

 

Для анализа итогов торговой деятельности в конфигурации служат отчеты. Отчеты можно формировать по всей компании в целом, по конкретной фирме, по собственному юридическому лицу или по аналитическому признаку управленческого учета.

Отчеты можно формировать в валюте ведения бухгалтерского учета или в валюте ведения управленческого учета. При формировании отчетов в валюте бухгалтерского учета суммы в отчете можно формировать с учетом или без учета НДС. Количественные характеристики в отчетах могут быть представлены в базовых или в основных единицах измерения (упаковках).

В конфигурации имеются широкие возможности настройки каждого отчета. Причем, в зависимости от настроек, форма отчета может меняться. Настройки отчета можно запоминать между сеансами работы с конфигурацией.

Отчеты могут быть сформированы в любой момент и позволяют получить сведения вплоть до дня.

Важным понятием при формировании отчетов является точка актуальности итогов (ТА). Дело в том, что получить итоговую информацию можно, лишь установив дату актуальности итогов на необходимое число. Этим числом обычно является текущая дата, но может быть и последнее число текущего месяца или квартала.

Если точка актуальности не совпадает с той датой, на которую вы хотите сформировать отчет, то при формировании отчета на экран выдается сообщение: «Нельзя установить дату отчета больше точки актуальности итогов», и отчет не формируется. Таким образом, ТА – это та условная дата, по которую можно формировать итоговую информацию. Понятие точки актуальности является ключевым для программы, введение ее связано с особенностями ведения баз данных. Обычному пользователю необходимо только усвоить, как установить точку актуальности.

Процесс установки точки актуальности носит название управления оперативными итогами. Дата, по которую можно формировать отчеты в программе, указывается в строке состояния в поле ТА. Перед формированием отчетов взгляните в строку состояния программы. Если там установлена дата, которая вас не устраивает, переходите к установке ТА. Для этого выберите команду Управление оперативными итогами меню Операции и в появившемся диалоговом окне Управление итогами (рис. 154) в поле Дата актуальности итогов установите необходимую дату и щелкните на кнопке Установить (рекомендуется устанавливать точку ТА на квартал), после чего закройте окно щелчком на кнопке Выход.

Все отчеты, которые можно получить в программе, вызываются командой Отчеты меню Операции. В результате на экране появляется диалоговое окно Выбор отчета (рис. 155), в котором представлен список отчетов. Загрузить нужный отчет можно выделив его название и нажав кнопку ОК или дважды щелкнув мышью на названии отчета.

Отчеты формируются по общим правилам. Рассмотрим назначение и порядок работы с некоторыми отчетами.

 

7.1. ABC-анализ покупателей

 

Для осуществления анализа взаимоотношений с покупателями предназначен отчет ABC-анализ покупателей (рис. 156).

С помощью параметров настройки отчета можно произвести различный отбор и группировку параметров отчета. В отчет можно отобрать информацию по конкретным контрагентам, группам контрагентов, а также по произвольному списку контрагентов, групп контрагентов и свойств контрагентов (множественный фильтр).

В данном отчете можно проанализировать информацию о себестоимости ТМЦ, отгруженного конкретному покупателю, выручке, полученной при отгрузке ТМЦ покупателю и сумме оплаты.

На основе этих данных в отчете вычисляется процент прибыли по отгрузке в стоимостном и процентном выражении.

Данные представлены не только в табличном виде, но и виде диаграммы, с помощью которых легко сравнить такие параметры, как прибыли в процентах по отгрузке, абсолютные прибыли, а также суммарные обороты продаж (выручка по отгрузке) для различных покупателей.

Все данные в отчете приводятся в валюте управленческого учета. В качестве объекта анализа можно выбрать конкретного покупателя, в этом случае расчет по анализируемому показателю будет по каждому покупателю. Если список покупателей очень большой, то рекомендуется проводить АВС–анализ покупателей по основным свойствам покупателей, например, проанализировать продажу товаров в разных регионах или городах.

ABC-анализ покупателей позволяет разбить всех покупателей на группы в соответствии со степенью их важности. Это разбиение строится на том принципе (закон Парето), что, как правило, 80% от всего объема продаж (прибыли) фирмы достигается за счет не более чем 20% покупателей, и, наоборот, 80% всех покупателей дают не более 20% оборота.

В связи с этим всех покупателей можно разбить на три группы:

A - покупатели, дающие 80% прибыли. В такую группу попадают те покупатели, которые в основном определяют обороты всей фирмы;

C - 80% покупателей с наименьшей важностью, доля участия которых в обороте фирмы невелика;

B - все остальные покупатели, занимающие промежуточное положение между группами A и С.

Используя фильтры, предоставленные данным отчетом, можно легко отобрать всех покупателей, дающих 80% всей прибыли фирмы или 80% всей выручки по отгрузке.

С помощью настроек можно в отчете показать покупателей, дающих определенный процент показателя прибыли по отгрузке (выручки по отгрузке или суммы полученной оплаты) и расположить их в порядке возрастания или убывания.

Информация в отчете АВС – анализ покупателей (рис. 157):

§        Себестоимость продаж — себестоимость продаж ТМЦ контрагенту за указанный в документе период. Себестоимость определяется в соответствии с определенной в документе отгрузки партии списания ТМЦ. Если применяется метод учета по средней себестоимости, то себестоимость рассчитывается на дату отгрузки товара. В валюту управленческого учета себестоимость пересчитывается по курсу, указанному в документе отгрузки.

§        Выручка по отгрузке — сумма проданных ТМЦ контрагенту по ценам отгрузки.

§        Получена оплата — сумма, зафиксированная в документах оплаты для данного контрагента за период формирования отчета.

§        Прибыль по отгрузке — разница между объемом продаж (выручкой по отгрузке) и себестоимостью продаж.

§        Прибыльность (%) — отношение прибыли по отгрузке к себестоимости, выраженное в процентах.

Данные в отчете представлены также в виде диаграммы. Вид диаграммы: гистограмма или круговая выбирается в настройках отчета.

 

7.2. АВС-анализ ТМЦ

 

Отчет АВС-анализ ТМЦ (рис. 158) позволяет рассчитывать такие характеристики, как сумма отгруженного ТМЦ по ценам отгрузки, величина и процент прибыли, вычисленной исходя из суммы отгрузки и себестоимости на дату отгрузки любую из этих характеристик ТМЦ.

Данные о прибыльности ТМЦ можно вывести в виде диаграммы и провести сравнительный анализ прибыльности различных ТМЦ в денежном выражении. Прибыльность ТМЦ рассчитывается как в абсолютном выражении, причем в любой валюте, так и в процентном отношении.

С помощью параметров настройки отчета можно произвести различный отбор и группировку параметров отчета. В отчет можно отобрать информацию по конкретным ТМЦ, группам ТМЦ, а также по произвольному списку ТМЦ, групп ТМЦ и свойств ТМЦ (множественный фильтр).

Можно задать период продаж. Это тот период, за который анализируются продажи для расчета полученной прибыли. Все данные в отчете приводятся в валюте управленческого учета. В качестве объекта анализа можно выбрать конкретную ТМЦ, в этом случае расчет по анализируемому показателю будет по каждому ТМЦ.

Если список позиций номенклатуры очень большой, то рекомендуется проводить АВС–анализ ТМЦ по основным свойствам ТМЦ, например, по видам товаров — крупа, сахарный песок, конфеты и т.д.

Также, как и отчет АВС-анализ покупателей, отчет АВС-анализ ТМЦ позволяет разбить все ТМЦ на три группы (A, B и C) в соответствии со степенью их важности:

A - ТМЦ, дающие 80% прибыли. В такую группу попадают те ТМЦ, которые в основном определяют обороты всей фирмы;

C - 80% ТМЦ с наименьшей важностью, доля участия которых в обороте фирмы невелика;

B - все остальные ТМЦ, занимающие промежуточное положение между группами A и С.

Подобное разбиение дает возможность определить номенклатуру товаров, требующую особого внимания.

С помощью настроек можно в отчете показать ТМЦ, дающие определенный процент показателя прибыли по отгрузке (выручки по отгрузке) и расположить их в порядке возрастания или убывания.

Информация в отчете АВС-анализ ТМЦ (рис. 159):

§        Себестоимость продаж — себестоимость продаж ТМЦ. Себестоимость определяется в соответствии с определенной в документе отгрузки партии списания ТМЦ. Если применяется метод учета по средней себестоимости, то себестоимость рассчитывается на дату отгрузки товара. В валюту управленческого учета себестоимость пересчитывается по курсу, указанному в документе отгрузки.

§        Выручка по отгрузке — сумма проданных ТМЦ по ценам отгрузки. Если отгрузка производилась не в валюте управленческого учета, то пересчет производится по курсу документа.

§        Прибыль по отгрузке — разница между объемом продаж (выручкой по отгрузке) и себестоимостью продаж.

§        Прибыльность (%) — отношение прибыли по отгрузке к себестоимости, выраженное в процентах.

Данные в отчете представлены в виде диаграммы. Вид диаграммы: гистограмма или круговая выбирается в настройках отчета.

 

7.3. Анализ продаж

 

Отчет Анализ продаж (рис. 160) предназначен для анализа прибыльности продаж. В отчете выводится информация о всех продажах, произведенных за период, указанный в отчете.

Отчет о продажах можно сформировать как по каждой фирме, входящей в состав компании, так и по всей компании в целом. Можно также сформировать отчет по юридическому лицу или по конкретному аналитическому признаку управленческого учета. Если отчет необходимо сформировать по всей компании в целом, то поле выбора фирмы (юридического лица, упр.аналитики) заполнять не надо. Если необходимо посмотреть в общем отчете по компании информацию о продажах каждой из фирм, входящих в ее состав, то необходимо установить в списке Детализация отчета флажок Фирма. В том случае, если в отчете необходимо детализировать информацию по документам, то в списке Детализация отчета необходимо установить флажок Документы движения.

 

7.4. Ведомость по банку

 

Отчет Ведомость по банку (рис. 161) предназначен для отображения информации о движении безналичных денег на расчетных счетах. Суммы в отчете могут быть показаны в валюте бухгалтерского учета или в валюте управленческого учета.

Отчет выводит остатки безналичных средств и движения денежных средств по всем или только по тем расчетным счетам, которые имеют выбранную валюту.

Отчет может быть сформирован по всем расчетным счетам, по которым ведутся безналичные расчеты или только по определенному расчетному счету. С помощью множественного фильтра можно отобрать в отчет данные по списку произвольно выбранных расчетных счетов.

Для того чтобы посмотреть в отчете информацию по каждому из выбранных расчетных счетов, необходимо в настройках детализации отчета установить флажок Расчетный счет.

Данные в отчете могут быть детализированы по конкретной фирме. Для этого необходимо установить флажок Фирма в группе настроек детализации отчета.

Если в настройках отчета установлена детализация День, то в отчете будет выводиться информация о движении безналичных денег по каждому дню за выбранный в отчете период.

Отчет может быть выведен с детализацией по документам, с помощью которых фиксировался приход денег на расчетный счет и выдача денег с расчетного счета. Для этого надо установить детализацию по документам движения.

Если в настройках отчета установлена детализация Валюта счета, то суммы показывается в двух валютах - валюте расчетного счета и в валюте вывода отчета.

Информация в отчете (рис. 162):

§        Начальный остаток - сумма остатка безналичных средств на расчетном счету на дату начала формирования отчета.

§        Приход - сумма поступивших на расчетный счет денег за период формирования отчета.

§        Расход - сумма выданных с расчетного счета средств за период формирования отчета.

§        Конечный остаток - сумма остатка безналичных средств на расчетном счету на дату конца периода отчета.

В том случае, если необходимо узнать, в результате каких произведенных операций произошло поступление или выдача денег с расчетного счета (оплата, покупателю, оплата поставщику, прочие расходы, выдача денег подотчетнику и т.д.) необходимо установить флажок в поле Детализация по операциям.

 

7.5. График платежей

 

В торговле часто встречаются ситуации, когда отгрузка (поступление) товаров не сопровождается одновременной их оплатой. В этом случае можно говорить о том, что покупателю (или соответственно, поставщиком) предоставляется товарный кредит, который должен быть погашен к определенному сроку. Срок кредита в конфигурации задается в форме договора с контрагентом. На основании срока кредита с контрагентом в документе автоматически рассчитывается дата оплаты. Пользователь имеет возможность в документе изменить дату оплаты.

Контроль своевременной оплаты документов производится с помощью отчета График платежей (рис. 163).

В этом отчете составляется график выплат и поступлений денежных средств от контрагентов. В нем можно получить информацию о том, какие задолженности по выплатам имеются у контрагентов перед фирмой и, наоборот, какие задолженности имеются у фирмы перед контрагентами. Сроки погашения задолженностей вычисляются исходя из установленной в документе даты оплаты.

График платежей может быть выведен на любую дату. Все задолженности в отчете сгруппированы по срокам их погашения. Первым пунктом в отчете всегда отображается информация о просроченных долгах контрагентов компании и тех выплатах, которые должна произвести компания в первую очередь своим поставщикам за полученные товары.

В график платежей можно включить предполагаемые поступления по оформленным заявкам покупателей (Учитывать поступления по заявкам) и выплаты по оформленным заказам поставщикам (Учитывать оплату заказов).

Отчет можно детализировать по кредитным документам, вызвавшим задолженность, установив соответствующий переключатель в окне настроек.

Отчет можно строить в любой валюте. При этом суммы поступления или выплат будут пересчитаны в эту валюту по курсу, указанному в справочнике валют на дату предполагаемой оплаты документа.

Данный отчет позволяет также проконтролировать баланс поступлений и выплат. С помощью специальной настройки Имеющиеся средства можно задать сумму имеющихся у фирмы денежных средств на дату формирования отчета. Отчет, учитывая начальную сумму, рассчитает объем денежных средств фирмы с учетом всех предполагаемых в будущем выплат и поступлений.

Информация в отчете Графики платежей (рис. 164):

§        Начальный остаток средств — сумма денежных средств, заданная в настройках отчета (Имеющиеся средства).

§        Дата — дата, на которую следует произвести погашение долга (дата, установленная в документе, как дата предполагаемой оплаты документа).

§        Контрагент — контрагент, которому следует произвести выплату или который должен расплатиться.

§        Кредитный документ (только если отчет строится с детализацией по документам) — документ, вызвавший появление задолженности контрагента (или задолженности перед контрагентом).

§        Поступление — сумма, которую контрагент должен выплатить.

§        Выплата — сумма, которую необходимо выплатить контрагенту.

§        Остаток имеющихся средств — денежная сумма с учетом всех поступлений и выплат.

 

7.6. Динамика оборотных средств

 

Отчет Динамика оборотных средств (рис. 165) предназначен для оценки динамики общего состояния компании. Он позволяет получить полную структуру активов и пассивов, а также тенденции их изменения.

Отчет может быть сформирован по всей компании или по конкретной фирме, входящей в состав компании.

Отчет может быть сформирован за любой период с любой детализацией данных. Например, для сравнения динамики оборотных средств по неделям месяца, нужно установить период - месяц, а детализацию - неделя.

Отчет выводится в виде диаграмм, на которых представлены активы и пассивы по различным статьям оборота. Предусмотрен также график, в котором приводится сравнительная характеристика активов и пассивов - соотношение пассивов и активов.

 

7.7. Динамика продаж

 

Отчет Динамика продаж (рис. 166) предназначен для получения информации о динамике продаж за выбранный период.

Период анализа устанавливается в настройках отчета (Период). Анализ данных в отчете можно детализировать до уровня день, неделя, месяц, квартал, год. То есть, с помощью этого отчета можно, например, получать сравнительную характеристику продаж за год с детализацией по месяцам. В этом случае в периоде формирования отчета должны быть заданы дата начала и дата окончания года, а детализация должна быть задана - месяц.

Если объектом анализа является покупатель, то можно произвести сравнительный анализ динамики продаж для различных покупателей. Можно также воспользоваться таким понятием, как основное свойство покупателей. С помощью основного свойства покупателей удобно производить сравнительный анализ продаж товаров в разных городах.

Если объектом анализа является поставщик, то можно произвести сравнительный анализ динамики продаж для различных поставщиков.

 

7.8. Заказы поставщикам

 

Отчет Заказы поставщикам (рис. 167) выводит полный или частичный (если установлен фильтр) список заказанных ТМЦ. В отчет можно вывести информацию о заказе конкретных ТМЦ. Отбор ТМЦ производится с помощью соответствующих фильтров: ТМЦ, группы ТМЦ, свойства ТМЦ.

Можно также посмотреть заказы ТМЦ по интересующим поставщикам (поставщики, группы поставщиков, по поставщикам, имеющим определенные свойства) или по договорам. Отчет можно детализировать по поставщикам, договорам и документам. В отчете отображаются движения только по тем документам, которые отвечают за заказ ТМЦ и снятие заказа по ТМЦ, а именно документы Заказ поставщику, Поступление ТМЦ (купля-продажа), Поступление ТМЦ (комиссия), Поступление ТМЦ (импорт).

Информация в отчете Заказы поставщикам (рис. 168):

§        Начальный остаток - сколько ТМЦ было заказано на дату начала отчета.

§        Заказано - сколько ТМЦ заказано за период формирования отчета.

§        Получено/Снято - сколько ТМЦ получено по заказу (оформлен документ поступления) и сколько ТМЦ снято с заказа (оформлен документ Заказ поставщику (корр.), который корректирует введенный ранее заказ).

§        Конечный остаток - сколько ТМЦ осталось заказано на дату конца отчета.

 

7.9. Заявки покупателей

 

Отчет Заявки покупателей (рис. 169) предназначен для отображения информации только по незавершенным заявкам покупателей. Отчет выводит полный или частичный (если установлен фильтр) список незавершенных заявок покупателей. Информацию о всех заявках покупателей, включая и завершенные заявки можно получить в реестре заявок, сформированном из отчета Реестр документов.

Отчет о незавершенных заявках можно вывести на любую дату. В поле На дату указывается та дата, на которую необходимо посмотреть все незавершенные заявки.

В отчет можно вывести информацию о заявках, оформленных на конкретные ТМЦ или группы ТМЦ. Отбор ТМЦ производится с помощью соответствующих фильтров. С помощью множественного фильтра можно отобрать все заявки по ТМЦ, имеющим определенные значения свойства.

В отчете можно установить фильтр по виду заявки: неподтвержденная заявка, заявка на склад.

Можно посмотреть заявки ТМЦ по интересующим покупателям (конкретному покупателю, группе покупателей). С помощью множественного фильтра можно сформировать отчет по произвольному списку покупателей или по списку покупателей, имеющих одно и то же свойство. Например, посмотреть заявки всех покупателей по Московской области. Можно посмотреть также заявки, оформленные в рамках конкретного договора с покупателем. Отчет можно детализировать по покупателям, договорам и документам - заявкам.

Количество ТМЦ, оформленного по заявке, может быть выведено в базовых или в основных единицах измерения.

По кнопке Сформировать заказ можно сформировать новый документ Заказ поставщику в соответствии с данными, представленными в отчете.

Информация в отчете Заявки покупателей (рис. 170):

§        Договор покупателя / Заявка - информация о группе ТМЦ, полное наименование ТМЦ. Если задана соответствующая детализация, то выводится информация о покупателе, для которого оформлена заявка, по какому договору была оформлена заявка и каким конкретно документом.

§        Остаток заявки покупателя - графа разделена на три подграфы. В подграфе Всего показывается сколько ТМЦ в количественном и суммовом выражении не получено по данной заявке, а в подграфе в т.ч. заказано поставщикам показано сколько ТМЦ заказано поставщикам по незавершенной заявке, в подграфе в т.ч. резерв - сколько ТМЦ зарезервировано по конкретной заявке.

По каждой заявке, представленной в отчете, можно получить более подробный отчет о ее текущем состоянии. Для этого необходимо установить курсор на нужную заявку и нажать клавишу Enter или правую клавишу мыши.

В графах отчета указывается:

§        Выписано - сколько ТМЦ выписано по данной заявке.

§        Отгружено - сколько ТМЦ уже отгружено по данной заявке на дату формирования отчета.

§        Осталось отгрузить - сколько из выписанных по заявке ТМЦ, осталось отгрузить покупателю на момент формирования отчета.

§        Можно отгрузить - сколько ТМЦ можно отгрузить, исходя из реального количества ТМЦ на фирме. Анализ производится по всем складам, на которых находится ТМЦ, принадлежащие данной фирме.

§        Ожидается поступление - сколько ТМЦ, оформленное в данной заявке, распределилось по заказам поставщиков.

 

7.10. Остатки ТМЦ

 

В отчете Остатки ТМЦ (рис. 171) можно вывести данные об остатках ТМЦ с распределением по складам. В отчете представлены как количественные, так и суммовые показатели ТМЦ.

Цена и стоимость остатков товара на складах вычисляется, исходя из заданного в настройках отчета значения цены: себестоимость с НДС, себестоимость без НДС, цена из справочника цен. Для розничных складов в отчете можно показать ту цену, по которой ТМЦ хранится на розничном складе и сумму. В этом случае необходимо выбрать значение: отпускная цена (только розница).

При выборе значения цены из справочника цен открывается дополнительное окно, в котором необходимо выбрать тип цены из выпадающего списка. В списке отображаются все типы цен, заданные в соответствующем справочнике. Цена и стоимость ТМЦ при выборе цены из справочника отображается в той валюте, которая задана для данного типа цен в справочнике.

В том случае, если необходимо контролировать только количественные остатки, для цены можно выбрать значение не показывать.

В данном отчете можно установить фильтр по остаткам ТМЦ на складе. Для оптовых складов можно установить фильтр по наличию ТМЦ с учетом зарезервированных ТМЦ. В этом случае в поле Остатки необходимо установить значение за минусом резервов.

С помощью этого отчета можно проконтролировать информацию об остатках ТМЦ на конкретном складе, по конкретной фирме. Также можно проконтролировать информацию об остатках ТМЦ в разрезе различных аналитических признаков управленческого учета.

Для получения более полной картины о движении ТМЦ, можно установить флажок в поле Показать остатки у комиссионеров и получить информацию не только об остатках собственных ТМЦ на складах, но и об остатках ТМЦ, переданных на реализацию комиссионерам.

 

7.11. Отчет по продажам ТМЦ

 

Отчет по продажам ТМЦ (рис. 172) предназначен для отображения информации о продажах ТМЦ. В отчете можно получить полную информацию о покупных и отпускных ценах ТМЦ, прибыли и обороте, полученном при реализации товара. Также в этом отчете отображается информация о скидках, предоставленных при продаже товара, о сумме НДС, уплаченном при поступлении и реализации товара. С помощью параметров настройки отчета можно произвести различный отбор и группировку параметров отчета.

В отчет можно отобрать информацию по конкретным ТМЦ, группам ТМЦ, ТМЦ, имеющим определенные свойства, а также по произвольному списку ТМЦ, групп ТМЦ и свойств ТМЦ (множественный фильтр).

Можно произвести отбор по конкретным покупателям (поставщикам), группе покупателей (поставщиков) или по произвольному списку покупателей (поставщиков) с помощью множественного фильтра. Можно произвести отбор по статусу продаваемого ТМЦ: Любой, Купленный, Принятый (выбор из списка Вид товара).

В том случае если установлен флажок По принятым ТМЦ выводить комиссионное вознаграждение, в качестве прибыли по принятым на реализацию ТМЦ будет показываться комиссионное вознаграждение. В этом случае отчет может быть сформирован только в валюте бухгалтерского учета и только по тем принятым на реализацию ТМЦ, по которым уже отчитались перед комитентом (оформлен документ Отчет комитенту).

При расшифровке суммы прибыли показывается список тех отчетов комитентов, в результате оформления которых было начислено комиссионное вознаграждение.

Отбор можно произвести и по виду продажи: любой, оптом, в розницу.

Продажа оптом - это продажа, оформленная с помощью документов Реализация ТМЦ (купля-продажа), Отчет комиссионера, а продажа в розницу - это продажа, оформленная документами розничной торговли (Отчет ККМ, Реализация (розница)).

В конфигурации предусмотрена возможность детализации отчета по различным параметрам. Кроме того, можно изменять порядок представления данных в отчете. Порядок представления данных изменяется в окне настроек Детализация отчета с помощью управляющих кнопок (вверх, вниз). Установив курсор на нужную позицию, можно с помощью управляющих кнопок переместить ее в нужное место.

 

7.12. Резервы ТМЦ

 

Отчет Резервы ТМЦ (рис. 173) предназначен для отображения информации о резервах ТМЦ. Отчет выводит полный или частичный (если установлен фильтр) список зарезервированных ТМЦ.

Резервирование ТМЦ производится на конкретном складе или в целом по фирме. В отчет можно вывести информацию о том, сколько зарезервировано ТМЦ на конкретном складе.

С помощью множественного фильтра можно вывести отчет о резервировании ТМЦ на нескольких, произвольно выбранных складах.

В отчет можно вывести информацию о резерве конкретных ТМЦ. Отбор ТМЦ производится с помощью соответствующих фильтров: ТМЦ, группы ТМЦ, свойства ТМЦ. Отбор по свойствам ТМЦ производится на вкладке Множественный фильтр.

Отчет можно детализировать по складам, покупателям, для которых резервируется ТМЦ, договорам и документам движения.

 

Контрольные вопросы

 

1.      Для чего предназначена программа 1С:Предприятие - Торговля+Склад?

2.      Как загрузить программу 1С:Торговля+Склад?

3.      Назовите основные объекты типовой конфигурации программы 1С:Торговля+Склад.

4.      Какую последовательность предусматривает алгоритм работы с программой 1С:Торговля+Склад?

5.      Как осуществляется настройка валюты в программе 1С:Торговля+Склад?

6.      Какая информация включается в сведения о фирме? Куда вводится эта информация?

7.      Какие полномочия группы пользователей определяются в программе 1С:Торговля+Склад? Где определяется список пользователей программы?

8.      Какие варианты контроля остатков ТМЦ можно установить в программе 1С:Торговля+Склад?

9.      Какая информация хранится в справочниках программы 1С:Торговля+Склад?

10. Как просмотреть (отредактировать, пометить на удаление, удалить, ввести) запись в справочнике?

11. Для чего предназначен справочник «Ставки налогов с продаж»? Как его вызывать?

12. Какие реквизиты необходимо заполнить для ввода новой валюты в справочнике «Валюты»?

13. Как установить текущий курс валюты?

14. Для чего предназначен справочник «Фирмы»? Как его вызвать? Какая информация о фирме заносится в справочник?

15. Для чего предназначен справочник «Склады»? Как его вызвать?

16. Какая информация заносится в справочник «Контрагенты»?

17. Какой вид (свойства) может иметь контрагент?

18. Какие типы цен используются в программе 1С:Торговля+Склад? Как осуществляется ввод информации о цене?

19. Какая информация заносится в справочник «Номенклатура»? Как ее ввести?

20. Какие операции по вводу остатков ТМЦ можно выбрать в документе «Ввод остатков ТМЦ»? Какие остатки ТМЦ при этом вводятся?

21. Для чего предназначен документы «Ввод остатков по покупателю» и «Ввод остатков по поставщику»? Как их вызвать?

22. Для чего предназначен документ «Ввод остатков касса, банк, подотчетник»? Как его вызвать?

23. Как вызвать документ «Авансовый отчет»? Где хранятся оформленные авансовые отчеты?

24. Где хранятся документы «Счета-фактуры выданные», «Счета фактура полученные»?

25. Для чего предназначены документы «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер»? Как их вызвать?

26. Где создаются, хранятся и редактируются документы «Поступление ТМЦ»?

27. Для чего предназначены документы «Перемещение ТМЦ» и «Списание ТМЦ»? Как их вызвать?

28. Для чего предназначен документ «Реализация (купля-продажа, комиссия)»? Как его вызвать?

29. Для чего предназначены документы «Строка выписки банка (приход)», «Строка выписки банка (расход)»? Как их вызвать?

30. Для чего предназначен документ «Перемещение денег (банк)»? Где он хранится и редактируется?

31. Для чего предназначены документы «Возврат от покупателя», «Возврат поставщику»? Где создаются, хранятся и редактируются эти документы?

32. Каково общее предназначение журналов в программе 1С:Торговля+Склад? Как вызвать нужный журнал?

33. Какие журналы и для чего используются в программе 1С:Торговля+Склад?

34. Дайте краткое описание общих правил работы с журналами.

35. Для чего используются отчеты в программе 1С:Торговля+Склад?

36. Что такое точка актуальности итогов? Как ее установить?

37. Как вызвать нужный отчет?

38. Для чего предназначен отчет «АВС-анализ покупателей»? Какую информацию он содержит?

39. Какие возможности предоставляет отчет «АВС-анализ ТМЦ»? Какая информация хранится в этом отчете?

40. Для чего предназначен отчет «Анализ продаж»? Какая информация выводится в отчете?

41. Для чего предназначен отчет «Ведомость по банку»? Какую информацию он содержит?

42. Какую информацию можно получить в отчете «График платежей»?

43. Для чего предназначен отчет «Динамика оборотных средств»?

44. Какую информацию можно получить из отчета «Динамика продаж»?

45. Какую информацию выводит отчет «Заказы поставщикам»?

46. Для чего предназначен отчет «Заявки покупателей»? Какую информацию он выводит?

47. Какие данные представлены в отчете «Остатки ТМЦ»?

48. Какую информацию содержит «Отчет по продажам ТМЦ»?

49. Для чего предназначен отчет «Резервы ТМЦ»? Какую информацию он содержит?

Тема № 3

ПРОГРАММА ЗАРПЛАТА+КАДРЫ В СИСТЕМЕ 1С:ПРЕДПРИЯТИЕ

 

Вопросы: 1. Начальные сведения о программе 1С:Зарплата+Кадры.

                 2. Справочники.

                 3. Журналы документов и расчетов.

                 4. Отчеты.

                 5. Управление персоналом.

                 6. Расчет заработной платы.

                 7. Особенности бюджетных организаций.

 

1. Начальные сведения о программе 1С:Зарплата+Кадры

 

Для учета больничных листов, начисления отпускных, премий, других выплат и удержаний, ведения штатного расписания в системе 1С:Предприятие предусмотрена программа 1С:Зарплата+Кадры.

Для загрузки программы выберите в главном меню операционной системы команду Пуск ► Программы ► 1С Предприятие 7.7 ► 1С Предприятие. В результате появится диалоговое окно Запуск 1С: Предприятия (см рис. 1).

В разделе Информационные Базы диалогового окна Запуск 1С: Предприятия выберите вариант Расчет Зарплаты и Кадровый учет. Появится главное окно программы 1С:Предприятие – Зарплата+Кадры (рис. 174).

Основными объектами программы 1С:Предприятие - Зарплата+Кадры являются: Константы, Справочники, Документы, Журналы расчетов, Отчеты.

В константах содержится информация, которая либо не меняется, либо изменяется очень редко. Задать значения констант можно в диалоговом окне Настройки конфигурации (рис. 175), вызываемого командой Настройки меню Сервис.

Нормативная и справочная информация, которая используется при работе с программой, хранится в справочниках. Для доступа к основным справочникам используются команды меню Справочники.

Ввод в справочники информации, как правило, производится пользователем в процессе работы с программой. Вместе с тем, некоторые справочники поставляются уже заполненные необходимой информацией. Например, справочник Ставки единого социального налога уже содержит актуальные данные для исчисления ЕСН раздельно по каждому фонду.

Справочники могут вызываться автоматически или нажатием клавиши (F4) при вводе и редактировании документов, вводе элементов справочников, задании параметров отчетов, в других случаях, когда требуется указать какое-либо значение путем его выбора из существующего справочника.

Большинство справочников позволяют в процессе выбора ввести в справочник новый элемент.

Регистрация изменений данных по сотрудникам и расчетных данных - выплату зарплаты, ведение депонентов, расчеты по больничным листам и отпускам, перемещения сотрудников проводится при помощи документов.

Для ввода новых документов используется меню Документы.

Для просмотра и редактирования введенных документов необходимо открыть соответствующий журнал документов.

Идеология программы 1С:Зарплата+Кадры построена на первичных документах, поэтому документы являются основанием для проведения каких-либо расчетов по сотруднику. Следовательно, запись в журнале расчетов не может появиться сама по себе, для этого должно быть основание (документ). Документы - это фактически электронные аналоги реально существующих на предприятии документов.

Для работы с документами (ввод новых документов, просмотр и редактирование введенных ранее документов, пометка документов на удаление) используются журналы документов. Для доступа к журналам служит меню Документы.

Каждый журнал позволяет работать с документами, относящимися к одному из разделов: приказы по начислениям, приказы по удержаниям, отклонения, приказы кадровые.

Кроме того, в программе существуют журналы расчетов и общий журнал документов, который позволяет работать со всеми документами, независимо от их принадлежности к конкретным разделам учета.

Для получения итоговой информации в различных разрезах в программе используются отчеты. Для доступа к отчетам служат команды меню Отчеты.

Существует определенная последовательность работы с программой 1С:Зарплата+Кадры, которой следует придерживаться.

1. Сначала выберите тип финансирования организации, сформируйте структуру предприятия и подразделений, укажите, будет ли применяться штатное расписание. Расчет заработной платы осуществляется методом «от обратного», который тоже указывается при начальных настройках.

2. На первом этапе работы можно отказаться от установки начальных параметров, а затем, на следующем этапе, вернуться к ним, выбрав команду Настройки меню Сервис. Для начальных установок можно также использовать помощника, который работает аналогично мастеру из других офисных программ. Чтобы не ошибиться, следуйте указаниям Помощника и щелкайте мышью на кнопке Далее, а в конце на кнопке Готово.

3. После проведения начальных настроек просмотрите и настройте План счетов. Уточните или введите ставки налогов и платежей с фонда оплаты труда (ФОТ).

4. Прием сотрудника оформляется приказом о приеме на работу. Все кадровые изменения оформляются соответствующими приказами. Приказом оформляется уход работника в отпуск.

5. После установки начальных данных вводятся начальные сальдо сотрудников, определяется долг по подоходному налогу.

6. Затем производится расчет заработной платы. Он включает регламентные процедуры расчета, ввод табеля отработанного времени, ввод документов начисления и удержания. Расчет заканчивается оформлением платежной ведомости.

 

2. Справочники

 

Все используемые в программе 1С:Зарплата+Кадры справочники подразделяются на Основные, Дополнительные, Справочники-классификаторы, Адресный классификатор, Подчиненные.

Основные справочники - это справочники, которые предназначены для хранения однородных объектов. Таких справочников в системе большинство. Информация из этих справочников используется "на каждом шагу", поэтому в них обязательно должна присутствовать требуемая информация. Вот некоторые из них: Сотрудники; Должности; Подразделения.

Дополнительные справочники - это справочники, которые практически ничем не отличаются от основных, единственное их отличие состоит в том, что в некоторых режимах работы программы их можно не заполнять (либо они недоступны).

К дополнительным справочникам относятся: Процентные надбавки по стажу; План счетов; Виды субконто; Значения субконто; Расценки на сдельную работу; Тарифные разряды; Прогрессивный коэффициент; Графики работы.

Справочники – классификаторы - это справочники, которые составлены в соответствии с нормативными документами. Они тоже представляют списки однородных объектов, их загрузка выполняется специальной обработкой или при первоначальном запуске программы.

Примерами таких справочников могут служить: Виды доходов; Виды вычетов; Информация о населении ОКИН; Специальности по образованию ОКСО; Страны мира ОКСМ; Профессии и должности ОКПДТР.

Адресный классификатор - это набор справочников, содержащих информацию, которая используется при вводе различных адресов.

Служебные справочники не просто содержат списки однородных объектов, для последующего их использования, они содержат, чаще, справочно-нормативную информацию, которая используется в различных алгоритмах расчета. Это следующие справочники: Ставки единого социального налога; Единая тарифная сетка; 51-разрядная тарифная сетка; 6-разрядная тарифная сетка; 9-разрядная тарифная сетка; Квалификационные разряды, воинские звания.

В программе существуют справочники, которые называются "подчиненными". Например, справочнику Сотрудники подчинен справочник Вычеты сотрудников по НДФЛ. Для того чтобы просмотреть вычеты на Иванова И.И. - надо открыть оба этих справочника и подсветить курсором сотрудника Иванов И.И., тогда в справочнике вычетов появятся вычеты, соответствующие этому сотруднику.

Общие принципы работы со справочниками в программе 1С:Зарплата+Кадры такие же, как и в рассмотренных выше программах 1С:Бухгалтерия и 1С:Торговля+Склад:

ü      Просмотр записи в справочнике – двойной щелчок мышью на строке с записью.

ü      Добавление новой записи – щелчок на кнопке Ввод новой строки на панели кнопок или нажатие клавиши Insert на клавиатуре.

ü      Пометка на удаление – выбор записи и нажатие клавиши Delete.

ü      Окончательное удаление производится командой Удаление помеченных объектов меню Регламенты.

В справочниках программы 1С:Зарплата+Кадры можно также создавать и использовать группы.

 

3. Журналы документов и расчетов

 

Для работы с документами (ввод новых документов, просмотр и редактирование введенных ранее документов) используются журналы документов, которые включены отдельными пунктами в меню Документы.

Каждый журнал позволяет работать с документами, относящимися к одной группе функционального предназначения: отклонения, кадровые приказы, приказы по удержаниям, приказы по начислениям, и т.д.

В программе существует журнал документов Общий (рис. 176), который позволяет работать со всеми документами, независимо от их принадлежности к конкретным разделам.

Все документы, отражающие те или иные изменения, касающиеся кадровой информации, можно просмотреть в журнале Кадровые приказы (рис. 177).

Все документы, отражающие те или иные изменения, касающиеся кадровой информации военнослужащих, можно просмотреть в журнале Кадровые приказы по военнослужащим (рис. 178).

Для отражения фактов начислений, удержаний, увольнения, а также других операций влияющих на заработную плату сотрудника, служит Журнал расчета зарплаты. Журнал расчета зарплаты - это средство ведения актов расчета по конкретным объектам учета. В Журнале расчета зарплаты объектами учета являются сотрудники.

Журнал расчета зарплаты (рис. 179) состоит из следующих граф: ФИО; Вид расчета; Результат; Дни; Часы; Начало (дата начала действия вида расчета); Окончание (дата окончания действия вида расчета).

В Журнале расчета зарплаты хранятся архивные и текущие данные результатов расчета. На каждого сотрудника за конкретный период расчета содержатся несколько записей. Записи в журнале расчетов являются видами расчетов, которые вводятся только документами. Из журнала расчетов можно ввести любой документ, используя кнопку на панели журнала расчетов. Журнал расчета зарплаты имеет месячную периодичность.

В течение года ежемесячно предприятие уплачивает авансовые платежи по ЕСН и страховым взносам на обязательное пенсионное страхование, при расчете сумм которых учитываются начисленные ранее в текущем году суммы авансовых платежей. Поэтому суммы начисленных авансовых платежей по ЕСН и страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся в специальном Журнале расчетов налогов с ФОТ по каждому фонду, страховой и накопительной части страховых взносов трудовой пенсии отдельно.

Журнал расчетов налогов с ФОТ (рис. 180) состоит из следующих граф: ФИО; ЕСН, страх. взносы; Месяц; Результат. Кнопки в верхнем левом углу формы журнала позволяют вызвать форму сотрудника для редактирования его данных и получить подробные комментарии хода расчета текущей записи журнала.

Для получения результата расчета зарплаты используются различные начисления или удержания, которые в программе называются видами расчетов.

К начислениям относятся основные виды расчетов (оплата по окладу, тарифу); различные доплаты (за совмещение, замещение, совместительство и т.д.); виды расчетов по среднему заработку (больничные, отпуска); различные виды премий; начисления, назначенные суммой (матпомощь, проездные).

Документы по начислениям отражаются в журнале Приказы по начислениям (рис. 181).

Такие виды расчетов, как налог на доходы физических лиц, выплата алиментов, погашение ссуды, относятся к удержаниям.

Документы по различным удержаниям отражаются в журнале Документы, приказы по удержаниям (рис. 182).

Виды расчетов, которые не относятся непосредственно к заработной плате, но при этом имеют особенности при обложении налогом на доходы физических лиц или единым социальным налогом, относятся к прочим. Прочие – это такие виды расчетов, как подарки, призы, договора гражданско-правового характера, дивиденды и другие.

Больничные листы, невыходы, приказы по отпуску и прочие документы отклонения, можно найти в Журнале документов отклонений (рис. 183).

В журналах Вы можете просмотреть список документов, с помощью функций поиска быстро найти нужный, вызвать документ на редактирование или пометить документ на удаление.

 

4. Отчеты

 

Отчеты предназначены для получения накопленной информации в удобном для пользователя виде. По данным о сотрудниках и результатам расчетов можно получить все необходимые отчеты.

Для доступа к большинству отчетов типовой конфигурации служат команды меню Отчеты, а также кнопки в диалоговых окнах документов.

Отчеты делятся на два вида: стандартные и произвольные.

Стандартными отчетами в типовой конфигурации являются: налоговая карточка, справка о доходах, анкета для Пенсионного фонда РФ, индивидуальные сведения о застрахованном лице, индивидуальная карточка по ЕСН, расчет по авансовым платежам по ЕСН, расчетная ведомость Т-51, платежные ведомости: Т-53, Т-49, Ф-389, Ф-49, табель Т-13 и другие.

Расчетную ведомость (рис. 184) можно получить по форме Т-51 за произвольный расчетный период или по организации в целом, или по ее структурным подразделениям или же по списку сотрудников. Суммы начислений и удержаний, отраженные в расчетной ведомости, можно дополнительно расшифровать, для чего необходимо дважды щелкнуть мышью по требующей расшифровки ячейке.

Расчетные листки (рис. 185) формируются на каждого сотрудника. При этом можно получить листки по всем сотрудникам организации либо по списку сотрудников за любой расчетный период. Можно получить расшифровку по суммам начислений и удержаний, для чего необходимо дважды щелкнуть мышью по требующей расшифровки ячейке.

Отчет Среднесписочная численность (рис. 186) представляет информацию о среднесписочной численности работников предприятия. Данный отчет формируется для всего предприятия в целом с разбивкой по месяцам. Отчет можно получить за любой период времени в пределах одного года.

Отчет Табель учета рабочего времени (рис. 187) предназначен для формирования табеля учета отработанного времени по форме Т-13. Табель может формироваться или по организации в целом, или по ее структурным подразделениям или же по списку сотрудников.

Произвольными отчетами в типовой конфигурации являются различные кадровые отчеты, различные списки с данными о сотрудниках и результатами расчетов. Формирование произвольных списков с данными о сотрудниках и результатов расчета происходит с помощью помощника печати.

Помощник печати (рис. 188) позволяет строить отчет по кадровым данным сотрудников или по данным журналов расчетов Зарплата и Налогов с ФОТ. Пользователь может самостоятельно управлять внешним видом получаемого отчета не прибегая к средствам конфигурирования системы. Вызывается Помощник печати из меню Отчеты командой Произвольные отчеты.

Отчет по кадровым данным строится по состоянию на определяемую пользователем дату. Отчет по данным журнала расчетов строится за определенный расчетный период, причем кадровые данные сотрудника такие, как должность, подразделение, оклад и др. берутся на дату окончания периода.

Отчет можно построить в разрезе подразделений или сотрудников. В каждом разрезе можно определить сортировку. Например, данные, представленные в разрезе Группа сотрудников можно отсортировать по реквизитам группы сотрудников (код и наименование); отчет в разрезе должностей можно отсортировать по реквизитам должности сотрудника и т.д.

Для каждого определенного ранее разреза можно описать колонки отчета, в которых будет выводиться информация по сотруднику, его реквизитам и данным журнала расчетов.

Можно описать условия, которым будут удовлетворять выведенные в отчет данные, например, "вывести всех сотрудников указанного подразделения".

Все отчеты по налогам вызываются командами подменю Налоговая отчетность меню Отчеты.

Отчет Передача данных о доходах в ИМНС (рис. 189) позволяет подготовить файл с данными о доходах сотрудников для передачи в ИМНС. Файл будет записан в каталог, указанный в форме отчета. В соответствии с требованиями МНС РФ файл с данными следует передавать в архивированном виде. В качестве архиватора используется программа ARJ.

Справка о доходах 2-НДФЛ (рис. 190) - это отчет о доходах сотрудников за указанный год по форме 2-НДФЛ. Справки будут нумероваться, начиная с номера, указанного в реквизите отчета Нумеровать справки с. В некоторых случаях сведения о доходах физического лица "не помещаются" в один бланк справки (например, если налоговый нерезидент Российской Федерации получал в отчетном году помимо зарплаты также материальную помощь и подарки). В этом случае будет сформировано несколько бланков справок с одним номером, причем все последующие бланки будут отличаться буквенным постфиксом.

Налоговая карточка 1-НДФЛ (рис. 191) представляет собой отчет за указанный год на каждого сотрудника по форме 1-НДФЛ. Отчет может быть сформирован по списку сотрудников. В реквизите Ответственный за ведение карточек следует указать ответственного за ведение карточек перечисленных в списке сотрудников.

Индивидуальные карточки по ЕСН (рис. 192) представляют собой отчет о доходах сотрудников, с которых исчислялся ЕСН и о суммах начисленного налога. Отчет формируется на указанный список сотрудников, который можно заполнить по различным критериям.

Отчет Расчет авансовых платежей по ЕСН и взносам в ПФР (рис. 193) может быть сформирован либо по организации в целом, либо по обособленному подразделению, либо по списку сотрудников. По всем суммам, выведенным в отчет, можно получить расшифровки в различных разрезах: по сотрудникам, месяцам получения дохода и, наконец, по видам начислений.

Отчет Подготовка сведений для ПФР (рис. 194) позволяет подготовить отчетность для индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования:

¨      анкеты в Пенсионный фонд РФ на сотрудников, не имеющих страховых номеров ПФР (форма АДВ-1);

¨      индивидуальные сведения о стаже и заработке работников предприятия, имеющих страховые номера (формы СЗВ-4, АДВ-11).

Индивидуальные сведения о стаже и заработке работников предприятия можно сформировать за произвольный отчетный период. В отчете можно создать любое количество пачек и произвольное распределение по пачкам анкет или сведений. Настройки вывода документов по пачкам сохраняются и восстанавливаются при последующем вызове отчета.

 

5. Управление персоналом

 

Программа 1С:Зарплата+Кадры позволяет вести личные карточки сотрудников по форме Т-2, отслеживать кадровые перемещения и изменения окладов.

Принимаете вы нового сотрудника, пользуясь приказом о приеме на работу, регистрацией договора гражданско-правового характера, приказом о зачислении в списки части или помощником - результатом является изменение состояния зарегистрированного физического лица в справочнике Сотрудники и новый документ Приказ о приеме, Договор гражданско-правового характера или Приказ о зачислении в списки части.

Документ Прием на работу (рис. 195) предназначен для регистрации факта приема сотрудника на работу по трудовому договору (контракту) согласно Трудовому Кодексу (ТК). Документ хранится в журнале Кадровые приказы (см рис. 177). При заполнении приказа в реквизите Сотрудник следует выбрать физическое лицо, предварительно зарегистрированное в справочнике Сотрудники, а также обязательно указать дату приема на работу.

Если сотрудник принимается на временную или сезонную работу, то заполняется дата по. Типовая конфигурация автоматически отслеживает срок окончания работы временных работников и в месяц окончания работ предлагает провести увольнение таких сотрудников. Сброшенный флажок На основное место работы означает, что сотрудник принимается на работу по внешнему совместительству, т.е. имеет другое основное место работы. Выбирается система и форма оплаты труда, от которой зависит размеры заработной платы.

Оклад (или тариф) - размер оклада (тарифа), может вводиться, в том числе с помощью справочников Тарифная сетка (для бюджетных организаций) или Тарифные разряды.

Документ Прием на работу (рис. 195) применяется как при приеме нового сотрудника на работу, так и для назначения уже работающему сотруднику дополнительного место работы - по совместительству. Для этого в реквизите Сотрудник следует выбрать уже работающего сотрудника.

Документ Приказ о зачислении в списки части (рис. 196) применяется для отражения факта зачисления военнослужащего в списки части. Документ хранится в журнале Кадровые приказы по военнослужащим (см рис. 178). При заполнении приказа в реквизите Сотрудник следует выбрать физическое лицо, зачисляемое в списки части, должность и подразделение, куда он принимается, а также его звание и должностной оклад.

В документе можно указать дату, по которую военнослужащий обеспечен денежным довольствием, для того, что бы начислить ему, если потребуется, оклад денежного содержания за прошлые месяцы исходя из данных на момент до зачисления, введенных в документ. Также можно указать оклад по воинской должности (реквизит ОВД для ЕНДД), который будет принимать участие в расчете ежемесячной надбавки к денежному довольствию, если он отличается от его обычного оклада по воинской должности.

Документ Договор гражданско-правового характера (рис. 197) предназначен для регистрации физических лиц или сотрудников предприятия для работы по договору. В предлагаемую конфигурацию включена возможность регистрации договоров гражданско-правового характера нескольких типов:

§        договора подряда, предметом которых является выполнение работ либо оказание услуг;

§        авторские договора;

§        лицензионные договора.

Для упрощения всей процедуры приема на работу вы можете воспользоваться Помощником приема на работу (рис. 198), вызываемого одноименной командой меню Документы подменю Прочие кадровые приказы. Помощник позволяет принять на работу сотрудника предприятия, оформить договор подряда либо зачислить военнослужащего в списки части. Помощник последовательно предложит выполнить те действия, которые позволят не только принять сотрудника, но и ввести исходные данные необходимые для расчета заработной платы, а именно: ввести вычеты, справку с предыдущего места работы, ввести данные о доходах с начала года для расчета ЕСН и НДФЛ. Также помощник предложит оформить соответствующий документ приема на работу в соответствии с типом принимаемого сотрудника.

После этого помощник сообщит о проделанных вами действиях, вы сможете посмотреть созданный документ и внести в него изменения, если это потребуется. Далее, помощник предлагает ввести вычеты, на которые имеет право, принимаемый на работу сотрудник. На странице Доходы с начала года (рис. 199) можно ввести всю необходимую информацию, которая в последствии будет использована при расчете налогов.

Документ Приказ об увольнении (рис. 200) производит увольнение сотрудника с работы или освобождение сотрудника от работы по внутреннему совместительству. Документ хранится в журнале Кадровые приказы (см рис. 177). Если же сотруднику положено выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск и/или выходное пособие, следует заполнить соответствующие реквизиты. В этом случае при проведении приказа будет предложено начислить компенсацию и пособие. После заполнения реквизитов приказа, можно распечатать приказ по предприятию (кнопка Печать).

Документ Приказ об исключении из списков части (рис. 201) регистрирует факт исключения военнослужащего из списков части. Документ хранится в журнале Кадровые приказы по военнослужащим (см рис. 178). После его исключения оснований для начисления денежного довольствия нет, но есть основание для начисления ежемесячного социального пособия военнослужащего и единовременного пособия при увольнении.

 

6. Расчет заработной платы

 

Каждый расчет зарплаты начинается с установки нового расчетного периода и первоначального заполнения данных в Журнале расчета зарплаты (см рис. 179), если начинается календарный год - смена периода в Журнале расчета налогов с ФОТ (см рис. 180). Представляемая конфигурация настроена на месячный интервал периода расчета. Период расчета начинается с первого числа месяца и заканчивается последним числом этого же месяца.

Документ Начисление заработной платы (рис. 202) обеспечивает ввод в Журнал расчета зарплаты видов расчета по основным начислениям, а также все зарегистрированные долгосрочные начисления и удержания, которые оформляются документами Ввод расчета сотруднику или Ввод расчета списку сотрудников, Договор гражданско-правового характера, специализированные документы по удержаниям и др.

Каждому сотруднику за месяц можно оформить только один документ Начисление заработной платы по каждому основанию, при нарушении этого условия очередной документ не будет проведен с соответствующим предупреждением.

После проведения процедуры инициализации расчетного периода, обычно, следует ввод таких документов как: кадровые перемещения сотрудников, приказ по премии, ввод премии списком, приказ на доплату, наряды и пр. Ввод и расчет документов типа больничных, приказов на отпуск, приказов на оплату по среднему заработку (т.е. отклонений от нормального режима работы); если необходимо - ввод документа Начисление дивидендов.

После ввода всех необходимых документов можно приступить к выполнению расчетов. Расчет можно выполнять в пакетном режиме или работая непосредственно в журнале расчетов. При работе непосредственно в журнале можно провести расчет одной записи, всех записей по одному сотруднику, или всех записей, введенных одним документом.

В том случае, если необходимо произвести групповой расчет записей в Журнале расчета зарплаты, можно воспользоваться регламентной процедурой Рассчитать зарплату (рис. 203), вызываемой командой Расчет зарплаты меню Регламенты. С помощью обработки группового расчета можно провести весь цикл расчетов и построения отчетов по результатам этих расчетов. Расчет можно провести не только для всей организации в целом, но и по любой выбранной группе или подобранному списку сотрудников.

Можно оформлять документы по различным видам выплат, формировать отчеты по результатам расчета и всем оформленным документам по различным выплатам начислений.

По итогам всех выплат проводится перерасчет НДФЛ удержанного, рассчитываем авансовые платежи по ЕСН, получаем отчет по проводкам и последний налоговый регистр - по налогам с ФОТ.

Для облегчения процедуры проведения расчетов заработной платы в описываемую конфигурацию включен Помощник расчетов (рис. 204), вызываемый одноименной командой меню Регламенты. На первом этапе предлагается выбрать период, в котором будут проведены расчеты. При этом если выбран следующий расчетный период, Помощник проведет все необходимые операции по закрытию текущего расчетного периода и переведет журнал расчетов в следующий расчетный период.

По ходу работы Помощник предложит определить группу сотрудников, по которой будут проведены расчеты, ввести кадровые документы и документы-отклонения (больничный лист, отпуск, оплата по среднему заработку, невыходы) и приказы по начислениям (наряды, премии и доплаты). Затем Помощник предложит провести выплату заработной платы.

На завершающем этапе работы Помощник проводит полный расчет по выбранной ранее группе сотрудников и формирует отмеченные флажками отчеты.

Выплата заработной платы, т.е. погашение задолженности предприятия перед сотрудниками или авансирование сотрудников (в случае выплаты аванса) отражается документом Выплата заработной платы (рис. 205). При этом не важна форма выплаты (через кассу или перечислением в банк), ни характер выплачиваемой суммы (выплата аванса, полная или частичная выплата заработной платы, межрасчетная выплата). Для ввода документа используется команда Выплата заработной платы меню Документы.

При оформлении документа Выплата заработной платы, прежде всего, выбирается период, за который производится выплата. В том случае, если конфигурация эксплуатируется в бюджетной организации, можно ввести функциональную классификацию расходов и источник финансирования, по которому выплачивается заработная плата.

Существует несколько особенностей заполнения списка сотрудников, которым производится выплата. Простейший способ - "вручную" заполнить список сотрудников и проставить выплачиваемую сумму. Список сотрудников можно также заполнить методом подбора (кнопка Подбор). Другой способ - заполнить список сотрудников автоматически по кнопке Заполнить, которая позволяет выполнить следующие действия:

1.      Заполнить список сотрудников на получение заработной платы через кассу.

2.      Заполнить список сотрудников на получение аванса.

3.      Заполнить список сотрудников на получение зарплаты на «зарплатные» счета.

В соответствии со ст. 236 Трудового кодекса РФ при нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы работодатель обязан уплатить проценты (денежную компенсацию) в размере одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка Российской Федерации от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета.

В документе Выплата заработной платы есть возможность ввода количества дней, на которые задержана выплата, автоматического расчета сумм компенсации и выплаты их сотрудникам.

После заполнения списка сотрудников тем или иным способом, можно проставить вручную сумму выплаты или рассчитать ее автоматически. Для расчета служит кнопка Рассчитать, которая позволяет выполнить следующие действия.

ü      Рассчитать полную выплату зарплаты.

ü      Рассчитать частичную выплату зарплаты.

ü      Рассчитать выплату по конкретному документу.

ü      Рассчитать выплату по конкретному документу с предварительным удержанием.

ü      Рассчитать выплату по конкретному виду начисления.

ü      Рассчитать выплату по конкретному виду начисления с предварительным удержанием.

ü      Округлить выплачиваемую сумму (в не зависимости от того, введена она вручную или рассчитана автоматически).

При проведении платежной ведомости проверяется значение графы сумма и в том случае, если для тех или иных строк сумма не введена, выдается сообщение и документ не проводится.

Для отражения того факта, что сумма не получена через кассу служит документ Депонирование, вызываемый щелчком по кнопке Депонирование. Данный документ вводится на основании платежной ведомости. В нем выбирается сотрудник и отражается неполученная по ведомости-основанию сумма.

Выплата депонентов регистрируется специальным документом Выплата депонента (рис. 206), вызываемого одноименной командой меню Документы подменю Кассовые документы. В документе заполняется сотрудник, после чего можно автоматически заполнить список депонентов, невыплаченных данному сотруднику за определенный период (кнопка Заполнить).

 

7. Особенности бюджетных организаций

 

Для использования настоящей конфигурации в бюджетных организациях перед началом работы с программой следует при работе со Стартовым Помощником установить бюджетный источник финансирования; выбрать бюджетную бухгалтерскую программу, в которую будут выгружаться проводки, сформированные по результатам расчетов заработной платы. В Стартовом Помощнике вы можете задать возможность расчета зарплаты государственных служащих и военнослужащих.

В конфигурации предусмотрены присущие бюджетным организациям специфические начисления, такие как надбавка за выслугу лет, надбавки за работу с секретными материалами и т.д.

В программе имеется возможность расчета сумм денежного довольствия и денежного содержания для военнослужащих и государственных служащих. Данная функциональность обеспечивается специализированными кадровыми документами, видами расчетов с учетом специфики этой категории граждан.

Справочник Процентные надбавки по стажу (рис. 207), вызываемый одноименной командой меню Справочники подменю Расчет зарплаты, содержит различные процентные надбавки от стажа выслуги, причем шкалы процентов надбавки по стажу хранятся в подчиненном ему справочнике Шкала зависимости процента от стажа (вызывается кнопкой Шкала).

Справочник Квалификационные разряды, воинские звания (рис. 208), вызываемый одноименной командой меню Справочники подменю Тарифные сетки, содержит список квалификационных разрядов для госслужащих и воинские звания для военнослужащих с окладами по разрядам и званиям. Должностной оклад военнослужащего может быть назначен ему в соответствии с одной из трех разрядных сеток (6-ти, 9-ти или 51-но разрядной сетки). Вызываются справочники в подменю Тарифные сетки меню Справочники.

Расчет денежного довольствия военнослужащих и денежного содержания государственных служащих имеет некоторую специфику. Наиболее характерные отличия - это наличие оклада денежного содержания состоящего из должностного оклада и оклада по воинскому (специальному) званию, наличие надбавок, процент, которых исчисляется исходя из определенного стажа. Есть определенные отличия в начислении некоторых доплат. Здесь имеются в виду надбавки, которые начисляются в текущем месяце за истекший. А также налогообложение сумм включаемых в денежное довольствие. Для расчета таких надбавок как ежемесячной надбавки к денежному довольствию (ЕНДД), процентной надбавки за выслугу лет (ПНВЛ) и произвольных надбавок, зависящих от стажа, необходимо заполнить справочники Процентные надбавки по стажу и Шкала зависимости процента от стажа.

В справочнике Источники финансирования (рис. 209), вызываемом одноименной командой меню Справочники подменю Бухучет зарплаты, необходимо перечислить все источники финансирования, в разрезе которых будут в дальнейшем формироваться бухгалтерские проводки по результатам расчетов зарплаты. В случае экспорта проводок в типовую конфигурацию 1С:Бухгалтерия 7.7 для бюджетных организаций системы программ 1С:Предприятие справочник Источники финансирования заполняется автоматически при загрузке данных об аналитическом учете из этой конфигурации. При этом справочник открывается только для просмотра и не доступен для редактирования. В случае экспорта в другие бухгалтерские программы для бюджетных организаций справочник заполняется пользователем самостоятельно.

По результатам расчетов можно сформировать Сводную отчетность бюджетных организаций (рис. 210) по формам 14-СВ, 14-БЮДЖ о расходах на содержание управленческого персонала по организациям, финансируемым за счет средств федерального бюджета, средств бюджетов субъектов российской федерации и средств местных бюджетов и о расходах на содержание органов государственной власти и органов местного самоуправления. Вызывается Сводная отчетность бюджетных организаций одноименной командой меню Отчеты.

 

Контрольные вопросы

 

1.      Для чего предназначена программа 1С:Предприятие – 1С:Зарплата+Кадры?

2.      Как загрузить программу 1С:Зарплата+Кадры?

3.      Какие основные объекты входят в состав программы 1С:Зарплата+Кадры? Дайте их краткую характеристику.

4.      Какой последовательности работы с программой 1С:Зарплата+Кадры рекомендуется придерживаться?

5.      Как подразделяются справочники в программе 1С:Зарплата+Кадры? Дайте краткую характеристику различным группам справочников программы.

6.      Перечислите общие принципы работы со справочниками в программе 1С:Зарплата+Кадры.

7.      Какие журналы документов (расчетов) используются в программе 1С:Зарплата+Кадры?

8.      Какие виды расчетов используются для получения результата расчета зарплаты в программе 1С:Зарплата+Кадры?

9.      Для чего предназначены отчеты в программе 1С:Зарплата+Кадры?

10. Какие виды отчетов используются в программе 1С:Зарплата+Кадры? Дайте краткую характеристику отчетов, относящихся к различным видам.

11. Дайте краткую характеристику отчетам по налогам, используемым в программе 1С:Зарплата+Кадры?

12. Какие документы по управлению персоналом используются в программе 1С:Зарплата+Кадры? Дайте краткую характеристику этим документам.

13. С чего начинается расчет зарплаты в программе 1С:Зарплата+Кадры?

14. Какие документы вводятся перед выполнением расчетов зарплаты в программе 1С:Зарплата+Кадры?

15. Какая регламентная процедура используется для обработки группового расчета заработной платы? Как ее вызвать?

16. Как воспользоваться «Помощником расчета» для облегчения процедуры проведения расчетов заработной платы?

17. В каком документе отражается выплата заработной платы сотрудникам? Как его вызвать и заполнить?

18. Какой документ отражает тот факт, что сумма не получена через кассу? Где в данном случае отражается факт выплаты?

19. Какие установки и где следует сделать для использования конфигурации программы 1С:Зарплата+Кадры в бюджетных организациях?

20. Какие специфические начисления, присущие бюджетным организациям, предусмотрены в конфигурации программы 1С:Зарплата+Кадры? В каких документах эти начисления отображаются?

21. Какую специфику имеет расчет денежного довольствия военнослужащих и денежного содержания государственных служащих?

22. Какой документ формируется по результатам расчета расходов в бюджетных организациях?